天k津市物业管理企业档案整理要求.docVIP

附件2： 天津市物业管理企业档案整理要求 一、标准 按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）等国家和地方的有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。 二、整理原则 遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 三、整理方法 （一）编制分类方案 根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。分类方案要遵循涵盖全部档案内容、类目清晰、逻辑严密、科学适用的原则。 1、参照附件1，企业管理性文件材料可设一级类目十一个，用阿拉伯数字表示，分别是：党群管理（01），行政管理（02），经营管理（03），物业管理（04），基本建设（05），设备仪器（06），会计文件（07），职工档案（08），特殊载体档案（09），项目管理（10），其它文件（11）。 2、在一级类目下根据档案实际情况可下设若干级类目，分别用阿拉伯数字表示，各级类目间用“· ”隔开。物业管理项目类按项目先后顺序分别排列，每个项目形成的文件材料可下设类目11个，分别用阿拉伯数字1－11表示。例如： 一级类目 二级类目 三级类目 代号 名称 代号 名称 代号 名称 02 行政管理 01 企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料，企业章程、证照 ? ? 02 企业物业管理资质等级认证文件 ? ? 03 企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料 ? ? 04 董事会、股东会、监事会产生的文件材料 ? ? 05 企业发生分立、合并、破产、歇业等变更事宜的文件 ? ? 06 各项企业内部管理制度、规定 ? ? 07 综合性行政事务, 文秘、机要、保密工作文件材料 ? ? 08 会务工作文件材料 ? ? 09 法律事务、公证工作文件材料 ? ? 10 审计工作文件材料 ? ? 11 人力资源管理文件材料 ? ? 12 行政后勤工作文件材料 ? ? 13 其它应归档的行政管理性文件材料 ? ? 10 项目管理 01 小区名称 01 项目管理综合 02 基本建设工程 03 设备设施管理 04 公共秩序维护 05 环境卫生 06 绿化管理 07 社区文化活动 08 业主档案 09 客户服务 10 会计文件 11 其它 （二）文件材料整理 除基建、设备、业主、会计、职工个人档案外，其它文件材料均按“件”整理。 1、件的确定原则 （1）企业文件材料原则上每份自然件为一件。 （2）正文（正本）与定稿为一件。 （3）正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。 （4）正文与文件处理单为一件。 （5）转发文与被转发文为一件。 （6）报表、名册、图册等每本（册）为一件。 2、文件材料归档年度的确定 （1）计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。 （2）请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。 （3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。 （4）会议文件归入会议的开幕年度。 3、文件材料保管期限的划分 企业文件材料保管期限按照永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）划分。 4、文件材料的排序 将文件材料在分类方案最低一级类目下，按年度分为不同的保管期限。排序的要求： （1）同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事件结合时间和重要程度排列。 （2）不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。 （3）文件处理单在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转文在后；批复在前，请示在后。 （4）会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。 5、文件材料的装订 文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。 （1）文件页数多的采取三孔一线的装订方法。 （2）文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。 6、文件材料的编号 归档的企业文件材料要逐件编号，在文件首页上方的空白处加盖归档章并填写相关内容。 （1）机构（问题）：按分类方案划分该份文件的类别号。形式为各级类目间以“·”隔开，例如：01·01表示为党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料。 （2）年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注。 （3）保管期限：永久用“Y”、长期用“C”、短期用“D”。 （4）室编件号：按文件的排列次序从“1”编写流水号。 （5）室编盒号：在一级类目下按年度从“1”编写流水号（由企业档案室编制）。 （6）全宗号、馆编件号、馆编盒号可为空。 7、企业文件材料编目 （1）盒内目录。文件材料应逐件编目，并按室编件号