天顿会或计电算化软件操作说明.docVIP

第三章 账套管理系统 3.1 账套管理系统简介 天顿信息管理系统的任何业务操作，如账务、工资、固定资产、应收应付等都以账套为最基础的管理单位。我们把某个核算单位的一个会计年度的全部会计资料集合起来存放在一个数据库中，称之为“账套”，根据财务管理的明细及复杂程度不同，企业也可以将业务拆分成多个账套进行分别核算，如图3-1所示。 图3-1 账套管理列表 天顿账套管理系统是新建、修改和删除账套，对现存账套进行管理和维护的操作平台，它是整个信息管理系统应用的起点。 3.2 新账套的建立 运行账套管理程序，在[文件]菜单中选择“新增账套”或点击工具栏上“新增”按钮，弹出“核算单位账套设置”对话框，如图3-2所示。 图3-2 核算单位账套设置 将账套的初始信息按实际情况逐项填入后即可，各项信息分别为： 1．编号 标识账套在管理系统中的顺序，字母和数字均可，其信息长度不超过10个字符。账套编号不能重复。鉴于天顿信息管理系统在同一台数据库服务器上最多允许建立999个账套，所以为了便于记忆，一般我们可以将账套编号用3为数字表示，如“004”等。 2．名称 即账套的名称，可以根据账套的特征来填写，不超过32个字符，如“演示账套”等。账套名称不等于单位名称。 3．单位全称 即填写单位的全称，不超过32个字符，如“杭州天顿信息科技有限公司”等。 4．行业类型 不同行业类型的企业所使用的会计制度不同，相应地会计科目也不同。系统会根据新建账套时用户为核算单位选择的行业类型来预置基础信息。账套管理系统提供了“行政”、“事业”、“股份制”等18类行业模板，这里用户只需按实际情况选择即可。 5．账套类型 系统按账套的性质将它们分为标准账套、查询账套、合并账套三类，用户根据实际情况选择，一般情况下选“标准账套”即可。 6．建账日期 账套建立日期，一般为账套所属会计年度的第一天，天顿信息管理系统教学版将建账日期限定为“2002年1月1日”。 7．系统主管 即负责整个账套全面管理的主管人员的登录账号。主管人员拥有对账套的所有业务操作权限，并且负责分配账套内其他一般操作账号的权限。 上述七项信息填写完毕，点击[确定]按钮，系统会自动根据所收集的信息初始化账套数据库。建账完成后，系统账套列表中将出现新的账套记录。 3.3 账套管理 新账套建立后，还可以通过账套管理系统对现存的账套进行修改、删除等操作，以及建立新年度账、结转上年数据、账套间数据复制、生成合并账套等对账套进行管理。 一、修改账套 账套一经建立，其中很多信息已经被系统初始化，所以大多数的账套信息是不能修改的，我们所能做的修改仅仅是“账套编号”、“账套名称”和“单位全称”等有限的几项信息。在账套管理系统中点击[编辑]菜单下的[修改]按钮，或选中需要修改的账套后直接点击工具栏上的[修改]按钮，将弹出“核算单位账套设置”窗口，如图3-3所示。 图3-3 核算单位账套设置 窗口中“编号”、“名称”、“单位全称”信息修改后，点击[确定]按钮即可保存。其余部分为不可修改信息（显示为灰色）。 二、删除账套 删除账套是将账套数据库从服务器上彻底除去，是一个不可逆的过程，所以需要谨慎操作。一般建议用户在作删除操作前先备份数据库。 在账套管理系统中点击[编辑]菜单下的[删除]按钮，或选中需要修改的账套后直接点击工具栏上的[删除]按钮，将弹出提示窗口，如图3-4所示。 图3-4 删除账套前的提示 确认无误后，点击“是”按钮，账套将立即被删除。点击“否”将退出删除操作程序。注意：账套被删除前应停止所有客户端程序对该账套的操作。 三、新建年度账 账套是以会计年度划分的。当一个会计年度结束时，为了对当前年度财务总体情况 加以统计，应及时对该账套结账，并建立新年度账套以供下个会计年度继续使用。 在账套管理系统中首先选中需要新建年度账的账套，点击[年度账]菜单下的[建立新 年度账]按钮，系统将根据当前选中账套的基础信息自动弹出新建账套的对话框，并提 示确认，如下图3-5所示。 图3-5 建立新年度账 新年度账套编号仍然为“001”以示与原账套在内容上的承启关系，账套名称自动 以“XXXX年度账”提示，单位全称、企业类型、系统主管等信息保持不变，而账套 类型变为“年度账”，相应地建账日期变为下一会计年度的第一天。上述各项信息也可 以手工修改。 点击[确认]按钮，系统开始创建新账套的进程，点击[取消]按钮则退出当前窗口。 四、结转上年数据 由账套管理系统生成的新年度账套里面最初只包含按要求预置的会计基础信息，并 没有上一会计年度的余额数据。我们可以通过“结转上年数据”这个功能使同一核算单 位的上下年度数据联系起来。 结转上年数据具体