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程序文件 一般物资采购规定 VA-8.1-CS-004 版本： 1.00 目的 规范上海大众一般采购的工作流程，明确有关责任部门及其职责。 适用范围 适用于直接构成桑塔纳轿车零部件及材料以外的设备、设备备件、工夹模具、工艺装备；刀具、辅料、化工原料、油料、燃料、维修用钢材以及办公用品、办公设备、劳防用品、计算机软硬件等国内外采购。还适用于设备维修、设备安装工程及其它服务采购。 定义 使用申请：指一般物资的使用部门根据生产或工作的需要，向物资的计划部门提出需要使用物资的申请。 申购：申购是指一般物资计划部门审核使用部门的使用申请，并经财务部门审核后，向采购部门发出需要采购的申请－《BM单》（入库物料的申购不需经财务部门审核）。 责任部门 使用部门 使用部门根据物资实际消耗或需求，向计划部门提出使用申请； 向计划部门提供需求物资的使用要求和技术要求. 计划部门 按照《物料主数据创建、维护管理办法》建立物料主数据； 审核使用部门的使用申请和技术要求； 决定批准领用或向采购部门申购； 填制《BM单》，并在SAP系统中创建采购申请； 向采购部门提供申购物资的详细技术要求（包括进度要求）用于向供应商询价； 对于经常性消耗材料，应制订每半年或一年的采购数量，提供给采购部，以便组织适时适量供货； 负责技术谈判，对技术和进度进行认可并负责； 与采购部门配合，做好货比三家的技术方面工作； 当申购预算不足时，进行费用追加； 负责对采购物资的验收，及时向有关部门出具相应的报告。 编制日期:17.02.2003 审核日期: 17.02.2003 批准日期: 26.02.2003 生效日期： 编制: 叶浩 审核: 梁元聪 批准: 张海亮 2003.3.4 财务部门 审核申购的经费、费用科目、投资额度等财务方面的内容； 及时进行发票校验，费用结算和付款； 在SAP系统中维护Z002帐户组中的供应商的会计信息。 采购部门 在SAP系统中创建并维护Z002帐户组的供应商信息（除会计信息外）； 在SAP系统中把采购申请转化为SAP订单。 按采购申请上的技术要求进行询价，在计划部门的配合下，做到货比三家并负责商务谈判，组织采购； 当申购数量小于最低采购单位时，可按照最低采购单位采购； 对于计划部门提供的经常性消耗材料的半年或一年的采购数量，供应部应根据计划部门的要求分批进货，若由于此原因造成计划部门不良工作环境的，供应部应负相应责任； 协同法律部门起草合同文本，并按合同的签字权限报有关领导批准（参见《经济合同管理制度》） 尽量把采购金额控制在批准的预算内，确实不足的通知计划部门提出追加； 国内采购的入库物料由采购部门负责办理入库手续； 涉及到对环境可能产生污染的易燃、易爆、化学品、危险品的采购，应要求供应商做好标识； 4.4.9.1 在货物运输时做好标识； 4.4.9.2 在货物包装上做好标识； 4.4.9.3 如可能，在物料本身上做好标识； 4.5 物流部门 对进口物资及时清关、提货并送到上海大众； 进口物资到上海大众后，及时通知申购部门、采购部门；对需入库的进口物料及时填制入库单； 在清关、提货、运输中发现货损、货差或包装损坏等应及时向采购部门通报并提供相关证明或记录； 仓库 对入库物料及时在SAP系统中做收料凭证； 对物料进行入库前检查、清点，发现物损、物差及时提供信息和记录给采购部门。 法律部门 起草并制定各类标准合同文本； 参与重大项目的谈判或提供法律咨询； 规定 只有计划部门有权力创建采购申请，经过批准的采购申请是采购部门组织采购的唯一依据； 一般物资的计划部门向采购部门提出申购时，如该物料需入库，应注明物料的接收仓库； 采购工作流程 使用部门根据生产和工作需要，向计划部门提出使用申请； 计划部门根据库存及技术情况资金情况对使用申请进行审核，确定批准领用或购买，计划部门二级经理批准后由计划员建立采购申请，经部门一级经理批准后报送到财务部门审核； 财务部门审核批准后交采购部门审核（入库物料的申购不需经财务部门审核）； 采购部门审核批准后实施采购； 如果申购物料为已明确采购组的经常性采购物料，可采用特殊批准策略。即由计划部门向供应部一般采购科提供物料清单，在一般采购科确定采购组后，提交物料主数据维护部门，由该部门在相应物料的物料组中增加一位标识号以区别于旧物料，并输入已确定的采购组。此类做过上述标识的物料具有特殊的批准策略，即该物料在计划部门的采购申请进入供应部后无须批准，直接由指定采购组实施采购。物料主数据维护部门必须严格按照一般采购科批准的清单进行上述设置。如采购组作调整，则由物料主数据维护