浅析项目运用组织管控流程体系时的优化《综合管理手册》汇编工作经验交流--盐城--杨士尧.docVIP

浅析项目运用组织管控流程体系时的优化 ——《综合管理手册》汇编工作经验交流 盐城市中建地产有限公司 综合管理部 杨士尧 【关键词】：组织管控 流程体系 优化 自总部《组织管控流程体系文件》落地以来，项目在运用中不断总结及反馈，现已适应并能熟练的运用。因为不同的项目始终存在区别，一个流程体系文件也无法事无巨细的阐明执行中的要点。所以如何针对项目自身优化流程，从易于执行的角度把项目确定的目标去执行到位，是项目始终需要探索的问题。 为此，需要在项目层面上来优化组织流程管控体系，结合项目实际出台各类工作指引，明确工作流程中的工作责任和工作方法，规定过程操作的准则和提示，以实现业务管理的规范化，确保业务运作的效率和准确性。 一、优化管控流程体系文件的目的 通过何种方法对局部性的、孤立性的、单点性的各类流程进行优化，首先必须基于可运作的现实以及可改进的方向，考虑和现有业务的承接和延续性，因此优化必须在流程相关运作节点中形成有效的过渡。同时大量的实际操作是通过表单模板来落实的，通过表单模板优化建立易于落实的工具。 （二）对比找差 与公司实际情况对比后发现：对标公司的行政管理制度的第一和第二层次的工作规范性文件，基本等同于房地产公司组织管控流程体系的内容，所不同的在于其第三层次的作业流程部分，基本由各项目公司自行编制，充分结合项目实际情况，对常规性工作形成流程体系。 而在我们日常实际工作中，项目公司层面上仍有许多工作并未能真正实现书面上的工作流程指引，仅仅依靠流程管控体系文件的精神有时无法解决一些实际上的工作问题。易于理解和可操作是管理制度文件应该达到的要求，而指引类文件可以通过适宜的文件系统结构和表达方式助于优化、规范作业过程，明确工作中各个环节的工作责任和工作方法，以及相互间的配合关系。 二、优化管控流程体系文件的方式 通过对现状问题调研总结，程序的每一个环节都有一定的规范事项，清晰的流程，流程优化框架包括支撑流程运作的业务组织流程优化的目标和原则职责分工、流程运作的整体框架、流程中相关术语和分类定义的，明确优化的整体方向1、制作流程指引图 流程指引图不但要清晰的刻画出工作中的每一个规定动作，还要区分出不同状况下的不同选择走向，并用文字说明进行简明工作指引。 首先需要分划出一项工作的不同阶段，然后在每个阶段内添加不同的工作动作节点，最后将这些节点以逻辑顺序串联起来，通过添加简要说明，形成标准的流程指引图。 以上图为例，对于一个采购的流程，需要分为“确定类别”、“申请及制作方案”、“审核”、“实施采购”、“验收”、“入库及领用”这几个重要的动作节点。首先将几个节点列出来，然后针对各个节点中的要素信息细分，形成不同的流程节点模块，如“确定类别”环节中，将采购的物品类别分为“文具类办公用品”、“设备类办公用品”和“家具类办公用品”三类。 做完要素信息的细分，下一步将各个节点用箭头线连接起来，表明工作的顺序步骤，此时可以将不同情况加以简要说明，以便区分不同步骤走向。继续以上图的“文具类办公用品”流程走向为例，其下分成并列的两项节点，说明可由综合管理部提出“采购计划”或需求部门提出“特殊申请”；然后再下一步出现不同选择，“超过500元”则进入“采购方案”环节，否则一路向下进入“审核”环节。以此类推，将流程节点模块完全按照工作逻辑串联起来，就形成了流程图。 最后，根据不同的工作内容，简要说明工作重点和关键项，形成工作指引，综合起来便形成工作流程指引图。 2、制作细节说明 天下难事必作于易，天下大事必作于细。如果说管理的一般法则是科学，那么对细节的管理就是艺术，企业处理细节的能力就形成企业管理的能力。每一个细节成为规范行动的一部分，前提是“找出规律”，构建一个有效的，将所有的细节都置于直接或间接的控制之中。知识固化在里，并且可以随着流程的不断执行和优化，形成自己的一个新进入公司的员工，他能够通过很快地熟悉业务处理，并且可以通过流程固化形成的不断充实自己及提高处理流程的难度和水平这样的越来越全面和学习型。 制度总论 业务管理手册 标准表单 工作指引 作业流程