2014个人信息管理.docVIP

四 个人信息与信息机构管理 1 个人信息管理 1.1 个人信息管理的概念 “个人信息管理（Personal Information Management，PIM）”一词近几年来越来越多地出现在各期刊、报纸中，作为信息管理的分支，个人信息管理虽出现较早，但真正引发研究热却是在最近几年。国外对个人信息管理的研究起步较早，也较深入，并已取得不少成果，相比之下我国的进展则较慢，研究领域也较局限。 对于个人信息管理（PIM）的定义目前没有统一的说法：D·K·拜瑞欧（D.K．Barreau ,1995）认为个人信息管理是“个人在工作环境下所建立的或是为在工作环境下的个人所开发的系统”，该系统包括“个人获取信息的方法和习惯、组织和存储信息的机制、维护系统的规则和过程、检索机制和多重输出的过程”。兰斯黛尔（Lansdale，1998）认为个人信息管理是“人们在日常工作的基础上处理、分类和检索信息所使用的方法和步骤”。奥佛·伯格曼（Ofer.Bergman，2004）等人认为个人信息管理是“为个人对支持自己工作和生活的信息（如文件、电子邮件和书签等）进行的管理，并通过存储、组织和检索这些信息为自己所使用”。 我国学者柯平、高洁认为个人信息管理是以个人为中心，将个人意识、管理理念、现代化技术等有机地结合起来，通过信息获取、组织、集成、交流与共享等一系列环节，最终实现信息、知识的共享与创新，以此提高个人的适应能力、生存能力和竞争能力的管理模式与理论。 个人信息管理强调以个人为中心，以信息为基础，以知识共享与创新为目标，将信息与知识看作是一种可以开发与利用的资源，对其实施科学管理，这是一种有效的管理方法和手段，帮助个人获取信息与知识，并进行组织整序，有目的、及时、高效地更新自己的知识和技能。个人信息管理存在于个人层面，人们对其的理解也不可能完全相同。但是无论个人信息管理的定义是什么，其实质都在于帮助个人提升工作效率，整合自己的信息资源，提高个人的竞争力。它是一种新的管理理念和方法，能将个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更有价值的知识，最终有利于自己的工作和生活，通过个人信息管理，人们可以养成良好的习惯，增强信息素养，完善自己的专业知识体系，提高自己的能力和竞争力，为实现个人价值和可持续发展打下坚实的基础。 1.2 个人信息管理原则 个人在精力、资金、技术等方面，与组织有很大的差异，因此与组织信息管理不同，个人信息管理应当以人为本，注重可操作性，在实施中应当遵循以下原则： 1.简单原则 在信息管理中，个人常常使用文件夹、收藏夹、个人图书馆等方式对信息进行分类，为保证查找方便和易于归类，所建立的分类要切合自己的需要，简单易行，不宜太深、太广。 2.易用原则 实施信息管理时，个人不需要学习艰深的程序设计和专门技术。个人可以根据需要，方便地对自己的信息进行管理，而且自己可以切身感觉到这种管理的效果。在实际运作过程中，选择自己最熟悉、最便于开展的形式，如使用PDA、Office软件，甚至传统的记录工具。 3.经济原则 经济实惠是实施个人信息管理的一个很重要的考量依据，尤其是对于经济实 力不强的在校学生来说更是如此。要根据自身的状况，充分利用可以获得的免费工具，如高校图书馆所提供的免费数据库，软件、清华同方个人数字图书馆系统等），有个人特色的信息管理。 4.弹性原则 在建立个人信息库或知识库的时候，应该充分考虑个人未来发展需要，预留的容量至少可以满足个人收集数年以上的信息与知识存储量，也就是必须注意所用数据库的最大容量。 1.3 个人信息管理的内容 个人信息管理的内容基本由网络信息资源管理、文件档案管理、人际交往信息管理和个人时间管理4部分组成，网络信息资源管理包括网站及网页内容的链接、分类管理、网络工具（如网摘、搜索引擎）、网络空间（如网络服务、网络硬盘），文件档案管理包括工作日记、工作总结、读书笔记以及收集的音频、视频、文章等，人际交往信息管理包括书信、联系人通讯录、个性特点、电子邮件等，个人时间管理包括个人备忘录、日志提醒等。此外，还可以把个人瞬间灵感闪过时想到的好点子也管理起来。 1.4 个人信息管理的基本技能 在一定意义上，个人信息管理被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技能。因此个人信息管理能否得以顺利实施，一些实用的基本技能是必不可少的。为了系统分析个人信息管理技能，我们借鉴“信息问题解决系统方案”（Mike Eisenber et al，1990），也称Big6技能，对应信息开发与利用的过程，参照Paul Dorsy提出的7条个人信息管理的技巧（检索信息的技巧、评估信息的技巧、组织信息的技巧、分析信息的技巧、表达信息的技巧、保证信息安全的技巧、信息协同工作的技巧）（Steve Barth，2003），确定个人信息管理的基