2014世纪科怡档案管理软件培训.pptVIP

文件管理 文件登记 文件归档 档案管理 档案录入 档案查询 原文管理 档案录入注意事项 一、文件题名：是表达文件的中心内容、形式特征的名称。 1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据其内容拟写题名，不应死板的照搬文章标题。要能做到看到题名能大概了解其主要内容。自拟题名放在在原题名后面并加[ ]，比如某份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知[关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知] 档案录入注意事项 2、 涉及人事、干部任免，工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“（）”。目的是为了提高档案 检索的准确率。 3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如：玉溪地区行政公署商业局，简称玉溪行署商业局，不能再用玉溪地区商业局等简称。 档案录入注意事项 4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯数字。比如二00一，一律录成2001。便于查询时候的统一。专用名词就不必，比如：“十一五”规划。 档案录入注意事项 二、责任者。责任者有多个时，责任者之间以“;”相隔。三个以上责任者的，著录前面的两个，加“等”。各人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一，如：玉溪地区行政公署商业局，简称玉溪行署商业局，不能再用玉溪地区商业局等简称