2014文件控制和维护程序.docVIP

文件控制和维护程序 1 目的 对与质量体系有关的文件进行控制和维护，确保各有关场所使用文件现行有效。 2 适用范围 本程序适用于检测室与质量体系有关的文件的控制和维护管理。 3 职责 3.1公司负责《质量手册》及程序文件的审批、颁布，技术负责人负责技术文件（作业指导书）和记录文件审批、颁布。 3.2质量负责人对《质量手册》及其它质量体系文件的现行有效性负责。 3.3资料样品管理员负责《质量手册》及其它质量体系文件的日常管理。 3.4《质量手册》及其它质量体系文件持有人负责所持有的《质量手册》及其它质量体系文件的使用和保存。 4 工作程序 4.1 文件的分类及编号 A层次 4.1.1 本公司文件分为4个层次，如图： A：质量手册 B层次 B：程序文件C：C层次 D： D层次 4.1.2 文件和资料的代号编制规定如下： 4.1.3 文件和资料分为受控文件和非受控文件，在其封面注明“受控状态”予以识别。受控文件供本公司与质量体系有关部门和人员使用。非受控文件供顾客、评审机构和政府部门使用。 4.2 文件的编写 4.1《质量手册》及其它质量体系文件的编制 4.1.1公司经理主持、技术和质量负责人具体负责组织编写《质量手册》，按照统一规划编写技术文件（作业指导书等）、记录。 4.1.2 根据现行适用的质量体系方针、目标和程序列出编制计划。 4.1.3根据计量法律、法规，依据《产品质量检验机构计量认证/审查认可（验收）评审准则》决定对应的体系要素。 4.1.4 从有关方面收集相应资料（包括申诉和用户反馈意见）。 4.1.5 对现行做法进行相应调查（包括内部审核）。 4.1.6 确定待编手册的格式、结构和其他质量体系文件的层次、格式。 4.1.7 统一规划、对口编写、保证内容的准确性。 4.1.8 保持《质量手册》内容的完整性和编写风格的连续性。 4.2 《质量手册》和其他质量管理文件的标识。 4.2.1《质量手册》和其他质量管理文件的标识由公司资料样品管理员统一管理，保证所有文件均有唯一性标志。对需要进一步分类编号的（如技术档案）可通过技术文件进一步明确。对需要明确受控的，负责其受控状态的确认。 4.3 《质量手册》和其他质量体系文件的审批、颁布 4.3.1 技术和质量负责人组织编写组写初稿。 4.3.2 公司技术委员会讨论通过。 4.3.3 公司经理批准颁布实施。 4.4 《质量手册》和其他质量体系文件的发放、控制 4.4.1 经批准的《质量手册》和其他质量体系文件的发放（无论是整册或按单个文件），应保证所有使用者都有满足需要的使用机会。 4.4.2 资料样品管理员负责提供《质量手册》和其他质量体系文件，办理登记领取的签字手续，并存档。 4.4.3 组织全体人员学习《质量手册》和其他质量体系文件，全体人员都应熟悉《质量手册》和其他质量体系文件中与其有关的内容，认真贯彻实施。 4.4.4 《质量手册》和所有受控质量体系文件，只准本单位工作使用，不准外传、外借、复印外传等，对违反本规定者进行经济处罚和行政处分。 4.4.5 特殊情况需外借者，必须经公司经理批准，并办理借阅、归还手续。 4.4.6 《质量手册》和受控质量体系文件持有人调离本单位或退休时，必须办理《质量手册》及相应文件的归还手续。 4.5 《质量手册》和其他质量体系文件的更改、改版 4.5.1 技术兼质量负责人对《质量手册》及其它质量体系文件的现行有效性负责，资料样品管理员负责对《质量手册》及其它质量体系文件的日常管理。 4.5.2 当《质量手册》中某些章节条款和其他质量体系文件需要更改时，有关人员提出更改意见，按4.3款规定的程序审批。 4.5.3 经批准更改的《质量手册》内容应按原发放范围发给《质量手册》的持有人，并在手册修订页中明确，其他质量体系文件的变更应收回作废文件，发给新的文件，手册的更改、发放情况应统一登记存档。 4.5.4 每年要对《质量手册》的现实有效性至少进行一次审核和评审，根据需要进行相应的更改，必要时应进行全面的修订或改版。 4.5.5 对于出于不同保存目的而保留的作废文件，应加盖明显的“失效”章，以防误用。 4.6 质量体系中的外来文件的控制 4.6.1 纳入质量体系文件控制范围的还包括适用的外来文件，比如： 4.6.1.1 国家、省有关的法律、法规。 4.6.1.2 上级主管部门有关检验工作的政策和规章等。 4.6.1.3 有关计量认证机构等对规范化管理公司的要求、文件。 4.6.1.4 国家、省、行业有关的检验规程、检验方法、标准等规范化文件。 4.6.1.5 有关技术性