2014文件管制程序.docVIP

版序 变更章节 变更事项 编制单位 编制人 修订日期 一、目的 对文件的编制、审批、发放、更改、回收、保存、作废等进行控制，确保相关部门使用有效版本文件，防止失效的文件和资料被误用。 二、范围 适用于公司内部有关文件的管理，以及外来文件和标准的控制。 三、相关资料 3.1 质量手册 （YFSC） 3.2 记录管制程序(YFCX-42401) 3.3 ISO9001：2008质量管理体系-要求 四、定义文件：信息及其承载媒体.2 文控：质量部文件管理师（简称DCC）及各部门指定文管。 4.3 文件架构依管理体系分为四阶： 第一阶：质量手册（YFSC）； 第二阶：程序文件（YFCX）； 第三阶：操作规范、标准及技术文件（YFZY）； 第四阶：记录、表单； 4.4 文件分类： 4.4.1 内部文件：公司内部所制定之文件； 4.4.2 外来文件：分二类 A类：客供图纸、技术资料。 B类：法律法规、行政文件、国际先进标准、国家标准、行业标准等。权责 .1 质部：负责编制编号、发行、回收、废管控.2技术部：负责技术文件编制、编号、发行、回收、废管控.3 外销及市场部：负责收集外来文件.4 各部门：负责本部门ISO文件的编制、管理。一、目的（Objective） 二、范围(Scope) 三、相关资料(Relevant Documents) 四、定义(Definition) 五、作业程序与权责(Operating Procedure Responsibility) 六、附件(Appendix) 5.2.2 内文字体要求：统一用WORD 软体 ，字体为标楷体，大小为1Pt； 5.2.3 文件封面须注明文件名称、编号、版本、日期、内文页数、等级及制订人等等。版本从A~Z，A1~Z1依次编号，日期为编制日期，文件之生效日期以质量部文控发文日期为准。 5.2.4 日期格式统一用公元年表示：YYYY-MM-DD；如：2009-11-21； 5.2.5 文件格式： 5.2.4.1 第二、三阶文件格式见：文件封面/内文表格（YFJL-423-01）； 5.2.4.2 部分技术文件可因其内容、格式、字型、字号可因技术文件种类之不同由制作单位作需求制定； 5.3文件编码原则： 5.3.1 文件的编号5.3.1.1一、二、三阶文件编码原则 a. 一阶文件范例：质量手册 FYSC b. 二阶文件编码原则： 标准中的位置 号其对应表单编码原则： 标准中的位置 号范例： 文件管制程序三阶文件编码原则：流水号为三位数，编号从001～999; YFZY - □□ - □□□ 作业文件 流水号其对应表单编码原则： 部门代码 文件流水号范例：5.3.1.2 部门代码对照表： 部门 代号 部门 代号 5.3.2 外来文件编号规则： A — YY EFGH 代号 — 年份代码 流水号 代号A，统一为Y表示外来文件 范例：Y-090001（09年收集的第0001号外来文件） 5.4 文件审核/核准及会签作业： 5.4.1 文件审核/核准权限：文件在发行之前，应由权责人审核其适切性； 第一阶：审核：管理者代表 核准：总经理 第二阶：审核：部门主管/经理 核准：厂长/管理者代表 第三阶：审核：部门经理 核准：厂长 5.4.2 文件会签作业：拟案单位送审文件时，文控依文件所涉及之范围，给相关部门进行电子会签，若文件权责单位较多，由文控组织各权责单位，以会议的行式进行文件评审，意见达成一致之后，再进行纸本的权限签核。 5.5 文件制定、发行、变更、作废及废止 5.5.1 文件的制订：由拟案人向质量部文控申请文号，然后将制订好的文件交由文控进行会签，会签完成后由文控发文。如附件一：5.10.1 《文件制订流程》； 5.5.2 文件的发行：文控将会签完毕的纸本，再次同电子档确认无误后，在原稿封面加盖“受控”印章，同时更新《文件汇总/回收/销毁记录表》（YFJL-423-02），其文件正本保存于质量部。发放给需求单位之文件为文件的影印本，封面加盖红色“受控”印章，且将发放记录于《文件分发/补发签收记录表》(YFJL-423-03)中。 5.5.3 四阶记录表单都需要由文件附件带出，不能形成单独的文件。有关记录表单管理请参见《记录管制程序》(YFCX-42401)； 5.5.4 发放至各部门的管制文件由各部门文员归档、保管，不得私自打印、复印，文件保存应确保正确、清晰、易于识别和检索。 5.6 文件变更、修改 5.6.1 文件与现况不符时，