会务人员岗位职责.docxVIP

会务工作细则目的 规范会务工作标准，提高工作积极性，促进会务工作品质的提升。2.0 范围适用于腾讯管理处会务人员。3.0 职责岗位类别岗位职责备注会务人员会议类1、会议室日常检查会务日常检查表、 周报月报输出、2、会议室预定及会议协调3、接受各种会议相关工作的报障4、负责会议室的各类环境卫生监督及整改5、文印区、报刊架、邮件区的物资整理6、每天下班前进行当天会议数据统计7、周报.月报数据整理8、公共区域资产管理（OA设备类）接待类9、接待会议室工作支持（名牌制作、会议室设备检查、物资摆放等）按接待标准执行10、重要来访客人的会务支持（访客指引、茶水服务等）11、保持接待各类物资充足经理室12、工作环境检查13、经理室日常会务支持14、温馨卡片（建议和需求收集）其它BU会务支持15、部门重要的会务工作支持BU支持需在保证公司会议和接待工作不受影响下进行16、其它活动的会务支持（如：生日会）4.0 工作流程 工作时间工作内容标准8:30-9:00经理室服务经理室整体环境检查；物品补给《经理室会务工作细则》9:00-9:30会前检查会议室环境整体巡检工作（参考：工作细则5.1.1 ）《会议室物资摆放标准规范》9:30-11：40不定时巡查会议室使用情况反馈（参考：工作细则5.1.2）《会议资源管理规定》巡检内容： 办公区、茶水间、休闲区环境巡检，并执行项目节能推进工作。节能巡检内容见 按会议预定时间分楼层巡查会议室（参考：工作细则5.1.3 -5.1.5） 《会议室物资摆放标准规范》《会议资源管理规定》12：00-13：30　午休　13: 30-14:10会前检查会议室环境整体巡检工作（参考内容：工作细则5.1.1 ）《会议室物资摆放标准规范》14:10-17：00不定时巡查会议室使用情况反馈（参考：工作细则5.1.2）《会议资源管理规定》巡检内容： 办公区、茶水间、休闲区环境巡检 按会议预定时间分楼层巡查会议室（参考：工作细则5.1.3 -5.1.5） 《会议室物资摆放标准规范》《会议资源管理规定》17:10-17:30　1.了解第二天会议预定情况并做好相关准备。　2.完成当日楼层日报表、物资消耗登记表。　5.0 工作细则5.1 会议会务工作5.1.1 会议室日常检查，每天进行日常的会议室巡查制度，检查内容：会议室内文具、网线、电话等物品摆放整齐，增补相应的文具；设备设施正常（投影仪、音响设备指示灯正常、电话机能正常拔号）；环境设施整洁（如窗帘、饮水机、绿植等）；室内各类指示牌（手册、温馨提示等）挂放端正、清洁无损；保持室内通风、无异味； 5.1.2 会议室预定管理及会议协调：在会议日常巡查中，发现有未使用会议室时，需要即时向预定人确认该会议室的使用情况，以便及时释放会议资源，提高会议室使用率；当遇到会议资源紧张、而急需会议室的同事时，可以帮助同事在不影响其它会议的前提下，协调相关的会议资源。5.1.3 会务人员在接到7000或员工的相关会议报障需求时，须在3分钟内到达会场、了解具体需求，当有问题时必须在现场解决问题，如不能即时处理的，在不影响会议的正常情况下，向员工说明情况、得到员工的认同并提出解决时间及问题追踪反馈。5.1.4 会议室应保持整洁，会务人员负责检查会议室的环境卫生、监督清洁人员的作业情况、发现问题督促清洁人员及时整改。5.1.5 会务人员在每次巡查楼层时，需要整理各楼层的报刊架、文印区、信件架，保持各区域的物品摆放整齐。5.1.6 每天下班前，会务人员需要统计整理出当天的会议数据，记录每天的物料消耗数目，在OA系统上查看下个工作日的会议预定情况，安排好第二天的工作计划。5.1.7 每周一会务人员输出上一周的工作总结，制定本周工作重点；每月第一个工作日输出上月的月报表5.1.8 公共区域资产管理: 会务人员负责会议室、文印区、报刊架等公共区域的物资设备管理，当设备出现故障、损坏、遗失时，必须在第一时间向7000平台或资产管理员反馈。5.2接待会务工作5.2.1 会议室接待工作支持：当有接待任务时，由会务主管发出接待会议通知单，接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及物资需求，按照如下步骤进行：①矿泉水、饮料（提前一天准备，会议前1小时摆放好）；②会议桌椅.设备.文具、姓名牌等物品（会议前1个小时摆放好）；③会议设施设备，如麦克风、投影仪等（会议前1小时调试完成）；④空调（会前1小时开启，并调试温度为26℃）；⑤会服人员于会前30分钟到岗，在门口迎候，当客人来到时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。⑥会议进行时，会服人员应站于会议室门口随时待命，直至会议结束。⑦如遇全天会议，会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。⑧会议结束后，配合安排礼品的派发、相关领导的送行等工作；检查