科研会议管到理规定.docVIP

科研会议管理规定 为规范科研项目会议的组织，提高公司科研管理的整体水平，特制定本规定。 一、适用范围 适用于本公司科研项目的评审（含阶段评审）、审查、技术鉴定、验收会议，以及专题研讨、技术协调和培训等科研会议。 二、职责 （一）科研技术部为科研会议的归口管理部门。 （二）研究项目组负责会议资料的编写、标准化审查和提交会议申请，并具体承办会议。 （三）质量部负责会议资料的质量会签。 （四）总工程师负责会议资料的审批。 三、工作程序 （一）会议的报批 研究项目组在开会的一周前，上报《科研会议费预算表》（附件1）和有关会议资料。科研项目评审、审查、技术鉴定、验收会议同时提交《科研项目评审申请表》。 科技部计划主管负责承办会议审批手续。 会议资料包括：会议技术文件、会议评审或鉴定意见草稿、会议日程安排等。 （二）会议请示、通知 科技部计划主管承办会议的请示、通知。 受军队机关委托或需其它单位专家代表参加的会议，一般应提前一周，以“函”或“通知”的形式通知有关参会单位和代表。在通知中要说明会议的主要内容，会议召开的时间、地点、联系人及联系电话。 （三）会议的准备 1. 项目组职责 会议经报批后，研究项目组指定人员负责会务工作，领取会议用品、布置会议室、编制会议手册（参照附件2）、安排会议代表的接送站和食宿。 项目组按所需份数准备会议资料。 2. 机构职责 科技部计划主管根据会议情况协调本公司参加会议的领导，并将会议准备情况连同有关会议资料一并报参加会议的领导。 会前科技部计划主管要提前到场检查会议准备情况。 （四）会议的组织 科研会议一般由总工程师和科研技术部领导参加；当有军方机关处长以上领导或知名专家参加会议时，应报请主管副总经理或总经理参加,科技部计划主管无特别情况要参加会议。重点项目的评审，应通知质量部参加会议。 项目组要准备评审或鉴定委员会签字页和评审费发放表，会议日程会前要与主持会议有关部门协商。 （五）会后资料整理 项目组要认真将会议资料整理、归档，并认真处理专家代表提出的问题或建议。项目评审会要认真填写“科研项目评审结论报告”（见“程序文件”之《设计和开发控制程序》），一周内报科研计划部，需上报军方机关时，由科技部计划主管负责。 （六）会议费定额标准及开支范围 定额标准：房租费130元／人·天，伙食费80元／人·天，其它费用20元／人·天，合计230元／人·天（不含用车费、咨询费）。 开支范围：房租费包括住宿费及会议室租用费；伙食费指会议期间统一组织伙食费所控制的费用；其它费用包括印刷会议文件资料、购买会议办公用品和会议保障药品等。 会议费必须严格按照规定范围开支，不得用于购买纪念品以及其它其它与会议无关的物品，不得用于组织游览以及与会议无关的参观。 （七）会议费结算与报销 会议结束后两周内，研究项目组负责办理会议结算手续。会议费凭实际开支单据经科技部计划主管和批准会议的部门及公司主管领导审签（附会议费预算表），咨询费凭会议发放名单（本人签字）经总工程师审批后到财务中心结算报销。 五、注意事项 （一）会议准备期间，科研部计划主管要与研究项目组保持联系，特别是专家和机关参会人员有临时变动时，及时通报并做好接待安排。 （二）涉密科研会议应执行《保密工作规定》有关要求，确保会议保密安全。 （三）会议费审批权限执行《装备财务管理规定》。 六、附件 1. 科研会议费预算表 2. 会议手册（参考） 附件1：科研会议费预算表（A4） 科研会议费预算表 会议名称 召开会议的理由 及主要内容 会议起止时间 会议地点 经费本号 经费余额 规模 总人数 京外代表数 京内代表数 会务人数 会 议 费 预 算 住宿费 天× 人× 元＝ 元 伙食费 天× 人× 元＝ 元 会议室费 天× 元 ＝ 元 会议用品费 人× 元＋ 元＝ 元 其它费用 小计 元 人均天费用 元／人.天 用车费 天× 元 ＝ 元 咨询费 人× 元× ＝ 元 总经费 元 审 批 项目负责人 科研计划主管 科技部领导 总工程师 总(副总)经理 备注： 附件2：会议手册（16开，参考） ××××××评审会 会 议 手 册 会 务 组 二○○×年×月×日  注 意 事 项 欢迎各位领导、专家参加会议，请大家注意以下事项： 1. 进入会场，请关闭手机、呼机，或置于振动位置。 2. 会议室在×××，上午9:00开会，下午2:30开会。 3. 会议资料对号发放，会后收回。 4. 早餐：7：30；午餐：12：00；晚餐