2014行政部工作手册.docVIP

行政部工作手册（2010年1月6日A来访者到前台时，前台文员必须起身站立接待，微笑示意、语言规范，热情礼貌“您好，有什么可以帮您？” B 来访者要求与本公司员工面谈时，引座至会议室，通知该员工接待。 C 来访者要求与本公司员面谈，该员工不在时，引座至会议室，打电话询问该员工意见，协助该员工对来访者进行接待。 D 来访者要求与本公司领导面谈，须礼貌地了解其身份、工作单位等基本情况，引座至会议室，请其稍等，征求该领导的同意，倒水/茶；若领导不同意受访，应婉言谢绝并起身送客。 3.3 来访者离开后，须立即整理经理室、会议室。 4、 员工考勤 4.1 员工上班时间出门超过30分钟，须问清外出事由，在《员工外出登记表》上进行记录，其外出返回时，须在“返回时间”一栏上进行记录。 4.2 每月协助行政助理做好员工考勤汇总工作。 5、 快递和其他物品的收、发、转 5.1 快递和其他物品的接收、发送和分发必须进行签名登记。 5.2 提供《快递单发出记录表》给因业务需要发送快递的员工，并指导其正确填写和包装，完成后前台将“第一联”妥善保管，并对发生费用进行统计。 5.3 外来快递和其他物品由前台负责接收，填写《快递单接收分发记录表》，登记时分清是已付还是到付，及时通知有关人员到前台领取，领取时须本人签名，对于到付的需收件人确认方可付快递费。 5.4 每月3日将上月《快递费用月报》报电子版至部门主管，每月10日（节假日顺延）报至财务进行报销。（顺丰快递联系电话：4008111111先生） 6、 公司公文的分发 确认公文内容和数量准确后，通知各部门人员到前台领取公文，领取人在《会签单》上签字后方可领走，所有公文须在三日内签收完毕，将会签单和公文原件报公文存档人员处存档。 7、 会议室管理 7.1 对会议室的使用情况负责。当会议时间发生冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门领导进行沟通。 7.2 会议室卫生，对须做到会前检查卫生，会后清理杂物。 8、 公示板管理 8.1 将行政部审核通过的需公示文件在公示板上进行公示，对公示文件进行登记《公示文件台账》。 8.2 每日上午9时对公示板进行检查，将已过公示时间的文件取回并登记、存档。 8.3 负责保持公示板的干净、整齐、美观。 9、 每月统计 9.1 饮用水、纸杯、纸巾、卫生纸、垃圾袋等统计 前台文员须保证上述消耗品时用时有且无大量积压。上述物品由行政助理每月20日统计，28日发放，前台文员须按照办公用品采购流程进行申请和领用，领用后由前台文员保管和及时补充，填写《消耗品使用台帐》，每月3日形成《消耗品月报》报电子版至部门主管。（送水电话 9.2 市内交通费统计 行政部人员产生的市内交通费，发票背后书写报销人姓名及产生原因后给前台，前台负责按财务要求登记《市内交通费报销汇总表》，每月23日粘贴好报销单，附《市内交通费报销汇总表》报部门主管，25日报财务报销，下月3日报电子版至部门主管。 10、预订工作 10.1票务预订。根据总经理、副总经理、部门主管交办的票务进行预订，查询机票票价可参照/，及时反馈，订票后填写《票务月报》每月3日将电子版报至部门主管。 10.2 商务用餐预订。根据总经理、副总经理、部门主管交办的商务用餐进行预订，并将相关信息转告相关人员。 11、 后期追加工作 12、 其他临时交办的工作 13、 月总结及须填写或上报的报表 每月4日做好上月工作总结上报部门主管，主要月报表包括： 《员工外出登记表》——备查表 《快递单接收分发记录表》——备查表 《快递费用月报》——上报表 《公示文件台账》——备查表 《消耗品使用台帐》——备查表 《消耗品月报》——上报表 《市内交通费报销汇总表》——上报表 《票务月报》——上报表 日常工作——行政助理 行政助理须协助部门主管做好行政部的招聘、入职等人事管理相关工作，主要包括如下工作内容： 1、 招聘 1.1 日常应聘信息的筛选、转发及处理。 1.2 招聘会。当公司不定期安排到人才市场招聘或参与专场招聘时，行政助理须提前做好相关准备工作，包括按相关要求提交各项材料申报招聘展位，按照部门主管要求报送招聘职位报表。招聘前一日须对招聘相关事宜进行安排和确认，主要包括：办理招聘借款，安排次日招聘用车用水，通知次日参加招聘人员进行准备。 1.3 招聘当日根据应聘职位要求认真进行初步简历筛选，在应聘简历上注明应聘职位。 2、 面试 2.1 公司面试一般情况下包括三轮，第一轮由行政部长进行面试，第二轮由用人部门主管进行面试，对于重要的岗位，须提交公司领导进行第三轮面试。 2.2 面试前，就面试时间与主考官进行沟通，约定好时间后通知应聘者面试，行政助理须及时做好面试准备工作，如接待室/会议室的