《浅谈EXCEL软件在审计实务中的运用 2.docVIP

EXCEL在审计实务中的运用　　【摘要】 本文以审计实务为背景，通过介绍Excel与Word软件的衔接、共享工作簿、公式函数和随机数发生器的运用，以实现提高审计工作效率、解决实际困难的目的，达到事半功倍的效果，对于目前的审计实务工作具有一定的参考应用价值。 　　【关键词】 Excel软件；审计实务运用；公式函数；随机数发生器 谈到Excel软件，大家可能都十分熟悉，因为它是审计工作的好帮手，其使用频率远远超过了其他办公类软件。随着审计工作电算化程度的不断提高，无纸化的办公模式必将成为未来的发展趋势。但仅就目前而言，我们在日常审计工作中经常使用的Excel软件功能通常还局限在加减乘除的简单运算，常使用的也仅是SUM、AVERAGE、IF等一些较为简单的公式函数。　　一、Excel与Word软件的超衔接 　　在出具审计报告时，若需修改word版财务会计报告附注，每位审计工作者一定十分头疼。手工修改既繁琐又容易出错。不但要花费大量时间，还增加了校对的工作量。那么，是否能够在Excel审定数据确定后，就自动生成Word版的财务会计报告附注呢？笔者认为，通过运用Excel的自动运算功能来避免手工计算的错误，同时，通过Excel与Word软件之间建立数据衔接引用，可大幅度地简化财务会计报告附注的修改过程，提高审计的工作效率。其实，自 Microsoft Office 2002版开始，已增加了Excel与Word软件的数据衔接功能。当在Word报告附注中粘贴Excel数据表格时，其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮，只需选中“保留源格式并衔接到Excel”即可。如图1所示。 　　运用该方法制作的表格，当被选中时，背景色呈灰色。若单击鼠标右键，列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能。通过该“更新衔接”功能，就能实现Excel与Word的数据更新衔接，如图2所示。 　　系统的默认衔接状态是“自动衔接”到Excel，当Word文件中衔接至Excel的表格较多时，通常打开该文件速度会较慢。上市公司的财务会计报告附注表单信息量往往较大，这一点就显得尤为明显。所以，笔者建议使用“手动衔接”设置（单击鼠标右键，弹出如图2的菜单条，选中“衔接的 工作表 对象”→“衔接…”），弹出“衔接”菜单界面，如图3所示。 　　我们在“所选衔接的更新方式”中将默认的“自动更新”变更为“手动更新”方式。这样Word文档与Excel文件并非时刻保持数据更新，不必占用 “宝贵”的内存，可提高文档的操作运行速度。 　　熟练掌握该方法后，除了财务会计报告附注外，尽职调查、资产评估等业务，凡是在Word文档中需要摘抄EXCEL数据的工作都将有其用武之地。目前，实务中出具审计报告的大致工作流程是：编制审计底稿→合并报表→编写审计报告。报告附注中有大量数据，通过采用上述衔接方法后可大幅度地缩短工作时间。同时，Word文档与Excel文件进行衔接的准备工作，可不必安排在审计完成阶段进行，完全可以提前进行准备。通过对现有工作流程的再造，将原先摘抄数据的工作时间前置，不仅提高了审计工作效率，还为紧张的年审工作争取了宝贵的时间。 　　二、共享工作簿 　　对审定单体报表进行合并工作，是每位审计项目负责人都十分熟悉的。当母公司的下属子公司较多时，合并工作往往需要多位审计员一起分工配合完成。实务中，通常按照各人所分配的工作分头进行，当某人需要修改部分内容时，往往需要更新所有人手中的Excel文件。当分工的人员较多时，项目负责人需要对每位审计员手中的文档更新工作进行时刻监控，否则就容易造成不同的更新内容存储在不同的文件中，经多次修改后容易出现混乱的现象，最后甚至项目负责人都难以区分哪份文档系“最终稿”。 　　为防止更新内容混乱，解决上述问题的办法通常是采用串联式的工序分配方法。但是，审计工作通常存在一定的时间限制要求，所以，实务中大家往往只能采用并联式的工序分配方法，即“分头进行、同时开工”。那么，是否有避免并联式作业产生混乱情况的办法？ 　　笔者向大家介绍Excel软件中的“共享工作簿”功能。由于并联式作业系“分头进行、同时开工”，我们可让合并审计组成员连接在一个局域网中（当然，随着电脑配置的不断提高，无限网卡也已成为大多数电脑的基本配置，构建一个无线局域网已不再是难事）。由项目负责人打开一个Excel合并报表附注文件，然后单击菜单栏中的“”→“共享工作簿…”，并在弹出的“共享工作簿…”菜单界面中，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”单选框。这时，局域网内的其他成员就可以同时编辑该合并文件了。由于，所有的更新内容系保存在一个相同的Excel文件中，电脑将累计保存局域网中每位审计员对该文件的信息修改内容，以保证该文件永远是“最终稿”。当不同的审计员对同一单元格内容进行修改时，该单元格右上