费用内控报销指导手册.docVIP

亿榕费用报销指导手册 结合公司《费用内部控制管理办法（修订版）》、《关于再次强调费用内控管理的通知》及《重申费用内控管理制度相关要求的通知》，现整理亿榕费用报销指导，内容如下： 1 单据规范 1.1发票规范 1.1.1外部取得的发票应是真实、合法的，不得采用虚假发票报销，报销人在每 张发票后签字，对发票的真实合法性负全责，所有签名均为本人手签不得他人代签； 1.1.2发票内容必须填写完整，包括付款单位名称、开票时间，开票项目，开票金额，任何内容不得涂改、挖补，发票应写明公司全称“福建亿榕信息技术有限公司”，不得采用简称或个人； 1.1.3每张发票必须加盖收款单位的发票专用章，发票盖章出票人名称，税务登记号等内容清晰可见，不可模糊、重叠； 1.1.4从外部取得的原始凭证（发票）如有遗失，应当取得原开出单位记账联的复印件和盖有公章的证明，由经办人写出说明，经公司有关领导批准后，才能代作原始凭证（对于增值税专用发票的遗失，应按照相关规定处理），如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，同行人员进行证明，经有关领导批准后，代作原始凭证，同时当事人需自行承担50%的遗失金额； 1.1.5发票时间应与费用申请发生时间及费用实际发生的时间一致，如不一致报销时请注明清楚原因，确属实且合理合法方可报销； 1.1.6公司外部取得的机打发票，除发票监制印刷上体现“除客户名称外，非机 器打印无效”字样标示可手写付款单位名称，其他机打发票手写无效； 1.1.7关于查询发票真伪，可到各地区地税或国税网络发票查询功能查询，或拨打当地12366电话咨询，确认购票单位信息与发票上开票单位的信息一致，发现问题及时退还给开票单位并要求重开。 1.1.8招待费用、住宿费用等请提供正规酒店住宿、餐馆餐费发票，如桑拿城、足浴城、俱乐部、健身房、KTV、歌舞厅等娱乐服务场所的发票不可报销。 1.2报销单据内容规范 1.2.1费用报销单或用款通知单上的项目、时间必须与申请单据上的项目、时间一致，如出现不一致的需重新申请，或做相关情况说明，经有相关领导审批，项目类型不一致的情况还需经过项目管理部审批方可； 1.2.2报销单据上“费用类别”必须与“项目经理或业务负责人”审批人职位部门性质相一致，如需由“营销中心”业务负责人审批的费用类型为“业务类”，需由技术部门项目负责人审批的费用，类型则为“技术类”； 1.2.3费用申请有做更改、异动的，报销时必须换上新的单据； 1.2.4所有非OA系统上直接打印的情况说明、数据表格等书面资料都必须有经办人的签字，如交通明细、情况说明，快件明细等； 1.2.5不同类别的费用分开报销，如出差期间的餐费，培训费必须分开报销，不得放入差旅费中报销； 1.2.6报销单据备注中不得出现敏感字眼，如“因……情况，发票不可用，申请使用替票”，“XX总招待XX公司客人用餐”等不合规字眼； 1.2.7报销费用时公司有规定相关模版的，必须使用规定的模版进行申请审批，不使用公司规定模版的不予报销，费用超额请使用公司规定的“超额报销申请报告”模板（见附表一）做说明，不可在销差单或费用申请单等备注上做简要说明； 附表一： 超额报销申请报告 姓 名 部 门 岗 位 超额费用明细（时间、内容、超出金额） 超额原因 部门意见 签字： 日期： 分管领导意见 签字： 日期： 公司领导核准 签字： 日期： 填表日期： 年 月 日 1.3票据粘贴规范 1.3.1发票平铺粘贴于单据粘贴单上，不得直接覆盖粘贴在另一张发票上； 1.3.2票据的粘贴应采用鱼鳞式粘贴方式分类粘贴，胶水抹在发票左侧的背面，在粘贴单上从右向左分层次粘贴； 1.3.3不得把票据颠倒放置、黏贴，不得使用订书机装订票据； 1.3.4不得出现一张发票直接粘贴在另一张发票上票贴票情况； 1.3.5报销单据黏贴顺序规范： 1.3.5.1差旅费：费用报销单-发票-交通明细-超额申请-销差单-其他单据，涉及多个出差地点的，按出差时间顺序和出差地点归集粘贴； 1.3.5.2招待费：费用报销单-餐费发票-菜单-招待申请-其他单据； 1.3.5.3办公用品、低值易耗品：费用报销单-发票-销售清单-入库单-出库单-其他单据； 1.3.5.4会议费：费用报销单-会务费发票-会议申请-正式会议通知-会议签到表-会议预决算表-会议费用原票（原票如被会务公司收走，请务必收齐原票复印件）-其他