16档案管理规定.docVIP

档案管理规定 目 录 一、总则 档案管理机构的职责 档案管理 档案备份 档案保密 档案移交 处罚条例 相关责任 附则 一、总则 为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。 公司档案分为四大类：工程档案、文书档案、声像档案、实物档案。 公司及各部门、员工有保护档案的义务和责任。 档案工作实行统一领导，部门保管、分级查阅的原则，实行网络化管理。 二、 档案管理机构的职责 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即档案管理员）。 档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、建档、查阅、保管等工作，并监督各部门、下属公司、项目公司的档案管理工作。 办公室应逐步完善档案管理各项制度，运用科学手段，逐步实现档案管理现代化，确保档案安全和使用方便。 三、档案管理 （一）归档制度 1、人力资源部负责对文书档案、声像档案、实物档案进行归档、挂签编号，并对归档文件进行签收、监督档案在公司内部流转；工程部负责对工程档案进行归档、挂签编号，并对归档文件进行签收。财务部负责财务档案的工作。 2、归档文件要齐全、完整。按照文件材料形成的规律，进行科学的分类、立卷，保持文件之间的历史联系。卷内文件排列有序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和使用。 3、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要明确，装订要整齐。 4、各部门需要归档的文件、材料应及时移交档案负责部门。人事行政部权责范围内的归档工作应在每年三月底前完成。财务档案按会计年度进行归档。工程档案按照工程进度和节点归档。 （二）保管制度 1、库房内保管的档案资料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，管理有序。 2、要注意控制库房的温湿度，不断改善保管条件。库房内要保持清洁，定期整理，不得存放与档案无关的物品。 3、调阅档案要轻拿轻放，以减少档案的机械磨损。 4、建立和完善全宗卷，并做好档案的登记、入库、检索、利用、维护、统计工作。 （三）监督制度 办公室根据部门上报的档案目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，以此监督各部门档案的管理工作。 （四）销毁制度 对确无保留价值的档案，由档案负责人填制档案销毁清册，须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 （五）借阅制度 1.借阅档案须办理借阅审批和登记手续。借阅重要文件，须经公司主管领导批准后由专人查阅。档案一般不外借。因工作需要外借档案，须经总经理批准，并按借阅期限归还。 2.借阅人员要爱护档案，不得涂改、损坏档案资料，不准私自拆档复印。 四、档案备份 （一）各部门应尽量采用电子设备管理档案，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，需进行移动硬盘备案管理。 （二）备份盘与原盘要分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。 五、档案保密 （一）档案管理人员要树立严格的保密观念，认真执行公司的档案管理规定，保证公司档案的绝对安全。 （二）档案密级分为：“秘密”、“绝密”两个级别，依文件、资料的重要程度进行划分。 六、档案移交 本公司人员调动工作时，必须在办完文件、材料或档案移交手续后方可离开岗位。 七、处罚条例 有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理， 若对公司造成严重后果，公司将保留开除该员工的权力，如构成犯罪，依法追究刑事责任。 1、 毁损、丢失或擅自销毁企业档案。 2、 擅自向外界提供、抄摘企业档案。 3、 涂改、伪造档案。 4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。 5、未履行手续借阅、外带者，或越级查阅者（档案管理者同罚）。 八、相关责任 本规定监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指 定的档案管理员；第二责任人为档案管理员所在部门的部门经理。 九、附则 本规定由人事行政部负责制定、修改、解释、执行。 - 1 -