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xx有限公司公文管理制度 第一节 总 则 一、为做好公司及公司各部门的公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，依据本公司实际情况，特制定本制度。 二、公司公文是传达贯彻上级指示精神，向上级请示和答复问题，指导公司工作开展的重要工具。 三、本制度归口管理部门为公司综合办公室（以下简称综合办），由其负责制度的实施、维护和完善工作。 第二节 公文种类 一、公文主要种类有：命令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 二、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要通过专门渠道。绝密文件只能打印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档；秘密文件由阅文人妥善保管。 三、文件密级由发文部门的主管领导根据文件内容确定。 第三节 公文格式 一、公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、印章、发文时间、主送(报)机关、抄送(报)机关、附件等部分组成。如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。注：请示一般只写一个主报机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。 二、公司的红头文件等正式公文格式规范如下： 1、公文使用纸张 (1)使用的标准纸张一般为A4型，幅面尺寸为： 210mm×297mm (2)公文用纸天头（上白边）为：37＋1mm (3)公文用纸订口（左白边）为：28＋1mm (4)版心尺寸为：156mm×225mm 2、排板规格与印制装订要求 (1)排版规格：正文为四号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 (2)印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。 (3)装订要求：公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间的误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。 3、公文中的各要素标识规则 公文分为眉首、主体和版记三个部分。 对公司及公司各部门的公文使用规定如下： (1)眉首 发文机关标识：以机关简称+字+〔年号〕+文号构成，字体为楷体三号字。 “签发人”用三号仿宋体字，“签发人”后面标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人的姓名。 (2)主体 公文标题：用小二号黑体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引用书名号或专业术语要加引号外，一般不用标注标点符号。 主送机关：主送机关名称要标全称或规范化简称，标识在标题下空一行位置，左侧顶格用四号宋体字标识，后标全角冒号。 公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空二个字，回行顶格；正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位采用公制计量单位；数字、年份不能回行。 附件：公文如有附件，在正文下空一行左空二个字用四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。 成文时间：用汉字将年、月、日标全；零写为“O”。 单一发文印章：单一机关制发的公文在落款时不署发文机关名称，只标识成文时间；成文时间右空四个字；加盖印章应上距正文2-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当联合行文需加盖两个印章时，要将成文时间拉开，左右各空七个字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。 附注：公文如有附注，用四号宋体字，加圆括号；标于正文成文时间下一行左侧距版线空二个字的位置。 (3)版记 主题词：用四号黑体字，居左侧顶格标识，后标全角冒号，冒号后标主题词词组。主题词词目用四号宋体字，词目之间空一个字。 主送机关在主题词下一行，标识时左、右各空一个字，标“主送”，主送后加冒号。主送机关名称要标全称或规范化简称。主送机关之间分隔要用逗号分割。　　抄送机关 标“抄送” 标在主送下一行位置，其标识方法与“主送”相同。mm×297mm；发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20 mm处一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm；每行居中排28个字；发文机关名称及双线均印红色；主体参见红头文件规范执行。 2、函、会议纪要等公文中的各要素标识规则：参见红头文件规范执行。 3、有关函、会议纪要发文机关标识的规定： 以机关简称+函（纪要）+[年号]+文号构成，字体为楷体三号字。为了便于检索，建议文号由年、月号组成，用阿拉伯数字表示，月、日号不足两位的添零补齐，同一天下发两个以上的函、会议纪要再加流水号。 第四节 公文的收发、上报、批转 一、各部门都要建立收发文登记制度，所有文件收发，要有登记、签收手续。 二、对公司外部收文，如无明确目标单位，则统一由综合办负责处理。综合办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，根据文件性质由综合办收回归档。有明确目标单位的可由收发