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国际采购部工作流程 一．查货（inquiry） 客服电子版/书面查货单（图片，供应厂商，型号，规格，数量，项目用途）→采购主管在书面查货单上签字→采购员当日做电子版询货单（Inquiry:图片，型号，规格，数量，价格，交货期），Email厂家→ 2日内取得厂商回复（如有现货，需要求厂商保留现货7天）→将厂家回复结果口头并QQ回复客服，等待客服确认（紧追客服确认结果）。 二．订货(purchase order) 客服电子版/书面订货单（图片，供应厂商，型号，规格，数量，项目用途）→ 在书面订货单上签字→当日做电子版采购单（purchase order: 图片，型号，规格，数量，价格，交货期），Email给厂家→打印出厂家形式发票（proforma invoice），核对并请款。 三．付款 1．采购员完整填写请款单各项内容→依次找本部门主管，客服人员，经理签字后交给财务室审核→财务室审核无误后，需杜总签字后交给出纳付款（特殊情况打电话给杜总说明请款内容，同意后，可先付款后杜总补签字）。流程时间约为2天。 *核对厂商的银行信息，如有变更，需更新厂商的相关资料（签名并写上更新日期），并复印一份交出纳留底。 *请款单上，需写上厂商编号（此编号采购部与财务室留底相同） 2．付款后将付款凭证扫描Email给厂家，请厂家安排生产或发货→将贴有请款单和杜总签字的采购单复印两份→ 一份采购部存档 →一份交给客服部 →正本采购单则交还出纳 3．付款后，需要填好书面和电子版的每月付款明细表(全款或尾款需注明) 四．货物跟进：至少2 次与厂商邮件确认货物进度，并及时更新跟进表，并email发至杜总、客服。 1．现货：付款当日需向厂商取得货物包装信息，我司确认运输方式后，通知厂商。2天内取得运单号。 2．有一定交期的货物：随时将货物信息反馈给客服→ 在交货前5天联系厂商，确认正确交期→ 款未付或有尾款需支付时，按付款流程执行→付款后2天内与厂商取得货物包装信息，我司确认运输方式后，通知厂商。2天内取得运单号。 五．运输方式确认： 快递计算体积：长*宽*高(cm)/5000=重量 空运计算体积：长*宽*高(cm)/6000=重量 取最大值为标准计算运费 包装后重量10公斤时，要求厂商更改货值在30EURE以下，从TNT运输。 包装后重量10公斤时，比较JW和DHL价格，确认。 包装后重量20公斤时，比较JW、DHL和香港PETER空运公司价格，确认。 包装后重量40公斤时，比较香港PETER空运公司和北京展茂价格，确认。 *注意需比较全程费用，包括送至北京。运输发票的取得需事先确认，以便与财务核实。原则上所有付款均需有发票。 *运输方式决定发送地点不同，故每次需告知客人发送地点。 *运费需货到付款时，采购员得到运输公司大概金额通知时，务必即时告知财务请款 六．验收。 货到我司后，填写收货登记本（到货时间、发货厂家、产品名称、用途、重量、数量、运输方式和运单号）→采购员验收（货物信息，数量，有无残损）→ 制作电子版验收单（厂家、名称、型号、图片、数量、订单和到货时间、用途）QQ发送给制作部仓管，→ 通知制作部负责人派人取货至展厅。 通知客服人员货已到，正在验收中→ 用黑色记号笔在货物包装外写清楚厂家、名称、数量、用途、什么时间到公司，打印验收单交给制作部取货人员 → 跟进仓管验收（数量、质量）→ 取得最终签名验收结果： 1．验收合格：最终验收单QQ给客服部 2．验收不合格：和厂家联系，并将验收单备案，作为对供应商绩效考核的一部分，一直追踪厂家直到验收问题解决。 国际采购组资料的整理要求： 一，供应商资料的整理 1，合同资料 文件夹：按照产品分类整理：产品→国家 目录索引放在厂商文档第一页，侧边粘贴编号、厂商的名称。 文件资料内容：供应商客户资料档案表；厂商与我司的协议（折扣，独家代理合约期限），银行信，采购单（杜总签名确认）、形式发票、付款单。 2，邮件：每日中英文翻译打印给杜总查阅并且归档，月末做好封面，装订归档。 文件夹：按照产品分类整理：产品→国家 将来往较多的厂商邮件：放置档案盒里单独罗列到档案柜上，上面标注国家和厂商名字以及其经营的产品。 来往较少的厂商邮件：放置文件袋中。 FOXMAIL邮件中每个厂商需独立建文件夹，3天需整理一次，将最新往来邮件放入其中，以备快速查核。 二，物流公司资料整理 1，做好公司索引在档案夹第一页，每个公司编号。第二页为公司详细资料（公司名称，网站，联系人，联系方式，提供服务，费用计算公式，最低起运量，最低费用，运输方式）： 能提供全程进口运输服务的公司：DHL,TNT,中港物流。 只提供从国外到香港运输服务的公司：JW（FEDEX） 只能提供从香港到大陆运输服务的公司：通港，中港