文件和资料控制程序GY-QP-XZ01.docVIP

目的 为了对文件的编制、批准、发放及使用进行控制，确保各部门能及时得到并使用最新版本的有效文件，以防止被误用. 适用范围 适用于原材料采购、制造、检验测试、包装、储存至出货等各阶段作业以及环境、职业健康安全、社会责任、产品环保等相关方面的管理；本公司内部、顾客或其他相关方提供的相关文件与资料的制定均属之。 职责 制订/修订/废止 审核 批准 分发/回收/销毁/存档 综合管理手册 行政部 管理者代表 总经理 文控中心 程序文件 相关部门 相关部门负责人 管理者代表 文控中心 作业指导书 相关部门 相关部门负责人 相关部门主管 文控中心 表格 相关部门 相关部门负责人 相关部门主管 文控中心 外来文件 / 相关部门人 相关部门主管 文控中心 4.0定义 4.1综合管理手册(一级文件):规定公司的综合管理体系的文件; 4.2程序文件(二级文件):根据ISO9001:2008 ISO14001:2004标准要求和职业健康安全及社会责任要求,本公司依据过程识别并制定及维持相关的管理程序,规定了实施管理要求所涉及的活动、生产及服务。明确其实施的目的、范围、职责、定义及作业内容和有关记录，是管理手册内容的扩展和支持性文件； 4.3作业指导书(三级文件): 作业指导书包括工艺文件、作业操作指导书、检验规范、管理规定等，确定了与综合管理体系有关人员的具体工作方法和步骤； 4.4表格/记录(四级文件): 检验、校对、测试、保养、管理方案记录等； 4.5外来文件:各种国际/国家/行业标准及相关法律法规要求、供应商或顾客提供之作业标准、图纸；以及本公司程序文件或作业指导书所依据并引用之标准、条款均属之。 5.0作业流程 　 6.0作业内容 6.1文件的编制 6.1.1根据管理体系要求之规定和各项管理活动的需要,相关责任部门负责组织职责范围内的编写文件; 6.1.2各部门根据实际工作需要修订/废止文件,须填写《文件修订/废止申请单》，经总经理或管理者代表批准后，方可以组织文件的编写工作。 6.2文件审核、批准 6.2.1文件(含附件)审核,包括文件格式审核和文件内容审核两部分; 6.2.2文件编写完成后,由编写人将文件交与规定的权责负责人进行审核和批准。 6.3文件/表单的编号与登记 6.3.1文件/表单的编号 6.3.1.1综合管理手册: GY-M-01 6.3.1.2程序文件:GY-QP-XXXX 6.3.1.3作业指导书(三级文件): GY-WI-XXXX 6.3.1.4表格/记录: GY-FM-XXXXX(表格/记录依《记录控制程序》施行)； 6.3.1.5外来文件:GY-WL-XXXX 6.3.2文件/记录的登记 6.3.2.1文件/记录提交给文控,由文控中心按照部门分别登入《受控文件清单》。 6.3.3文件/记录的部门编码 部门名称 编码 部门名称 编码 部门名称 编码 总经理 ZJ 品质部 PZ 注塑班 ZS 管理者代表 GL 工模部 GM 分检班 FJ 业务部 YW 仓储部 CC 工程部 GC 行政部 XZ 6.4文件的分发 6.4.1 本公司所有文件均通过文控中心发放,文件发放前,首先经文件批准人确定文件发放范围,原件由文控中心保存,再由文控中心按确定的范围加盖兰色“受控文件”(原文件无需盖单)印章.并负责登记入《文件发放/回收登记表》，文件发放时，须由专人领取并签字。 6.4.2文件分发部门代码: 部门名称 编码 部门名称 编码 部门名称 编码 总经理 01 品质部 05 业务部 09 管理者代表 02 工模部 06 分检班 10 厂部 03 仓储部 07 注塑班 11 行政部 04 工程部 08 6.4.3若非首次发放，则应由文控中心将旧版文件收回后以旧换新； 6.4.4禁止私自复印受控文件，不得使用未加盖印章的受控文件. 6.4.5当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，破损文件由文控中心收回. 6.4.6若文件丢失，应向文控中心说明原因，并经权责人批准后再由文控中心确认后可申请补发. 6.4.7提供给认证机构、供方的文件按受控文件处理；提供给顾客的文件，按非受控文件处理. 6.5文件的更改 6.5.1在下列条件下可对文件提出修改： 原文件不符合现行的体系要求，不能正确指导运作