会计档案管理简介.ppt

会计档案管理 会计档案及其特点 会计档案管理制度 会计档案归档 会计档案整理 会计档案排列 会计档案编号 会计档案编目 会计档案销毁 会计档案移交 会计档案及其特点 会计档案是指会计凭 证、会计账簿、财务 报告等会计核算专业 材料，是记录和反映 单位经济业务的重要 史料和证据。上述概 念包含两层含义： 1.会计档案是会计核算的产物。 会计档案主要指会计凭证、会计账簿和财务报告等。财务会计管理活动中形成的会计工作政策法规、预算、计划、总结、 请示批复、制度办 法等不属于会计档 案范畴。 2.会计档案是重要的凭证和史料。 会计档案以丰富的数据信息记载着各单位经济活动，具有很强的凭证性，不仅是各单位经济业务活动的重要依据，而且对保护国家财产，执行国家财经纪律起到监督作用，此外还是研究经济发展史的珍贵史料。 会计档案有以下四个特点: 1.会计档案形成范围的普遍性。 无论国家机关、社会团体、企业事业单位，以及按规定应建立账户的个体工商户和其他组织，凡是 具备单独会计核算 的单位，都会形成 会计档案。 2.会计核算材料之间的连续性。 从会计核算过程看，先有会计凭证；然后依据会计凭证填写会计账簿；最后，根据账簿汇总编制会计报表，进行财务说明与分析，形成财务报告。以上三者各工作环节紧密相连，环环相扣，互相制约。会计核算材料之间的连续性超过了其他种类的档案文件材料之间的联系。 3.会计档案类别的稳定性。 会计工作种类繁多，有单位预算会计、工业会计、农业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计等，虽然遍布于各个领域，但是其基本内容成份主要有三个方面；即会计凭证、会计账簿和财务报告。这种类别的稳定性是会计档案区别于其他档案种类的重要标志之一。 4.会计档案外在形式的多样性。 会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计账簿有订本式、活页式、卡片式三种。财务报告因为有文字、表格、数据等，出现了8开、16开或A4的纸张规格，以及会计电算化打印输出的会计核算材料等。会计凭证在不同行业，其外形更是大小各异，长短参差不齐。 会计档案管理制度 会计档案管理制度由两部分组成：一是《档案法》、《会计法》中的有关会计档案管理的条款；二是国家和省级财政部门与档案行政管理部门联合制定的《会计档案管理办法》等规定、规范、标准： 1.《会计法》 1985年制定，1999年10月修订通过的《会计法》，对建立会计档案工作，制定会计档案管理办法，配备会计档案管理人员，以及违反会计档案管理规定所应承担的法律责任等作了明确的规定。 2.《会计档案管理办法》 财政部、国家档案局1984年6月制定、1998年10月修订的《会计档案管理办法》，对会计档案的归档、保管、利用，鉴定、销毁、移交及会计电算化档案等管理工作做了全面的具体规定。 3.《福建省会计档案基础工作规范》 2000年10月福建省财政厅、省档案局根据《会计档案管理办法》，结合我省会计档案工作实际，制定了《福建省会计档案基础工作规范》，进一步统一了全省会计档案的整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等工作规范和程序。 4.《会计档案案卷格式》 档案行业标准《会计档案案卷格式》 （DA/T 39—2008）规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求，适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。 会计档案归档 会计档案归档是指财会部门将办理完毕且具有保存价值的会计核算材料经系统整理后移交档案室或档案馆保存的过程。为了保证会计档案收集的齐全、完整与准确，必须建立严格的会计档案归档制度。会计档案归档制度包括：归档范围、归档时间、归档要求三个方面的内容。 （一）会计档案归档范围 1.会计凭证。 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据，是会计核算活动中最初形成的、重要的核算材料。会计凭证按填写程序和用途可分为原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 2.会计账簿。 会计账簿是以会计凭证为依据，连续系统地记录和反映各项经济活动过程和结果的簿籍，是编制财务报告的重要依据。会计账簿是会计核算的主要材料，按其用途可分为：总账（也称总分类账）、明细账（如现金出纳账、银行存款账、经费支出明细账等）、固定资产账、辅助账簿（也称备查账簿）、其他会计账簿等。 会计账簿的外形一般有订本式、活页式和卡片式三种。订本式账簿，是指账簿在启用之前，已将账页统一编号装订成册的硬皮本账簿。活页式账簿和卡片式账簿是将账页放置于活页夹中或卡片盒内的账簿，这两种账簿便于记账人员的