01文件和记录控制程序2014.docVIP

1 目的 加强对文件，防止无效文件被误用，确保文件的有效性—温州盛世机车业有限公司 M--管理手册 C--程序文件 G--管理文件 J—技术文件 T—通知、公告 WG--管理类外来文件 WJ—技术类外来文件 QM—质量记录 5.1.2 文件编号 a、管理手册 SS/M-00－年号（4位） 如：SS/M-00-2014,表示公司2014年发布管理手册，此手册的流水号为00。 b、程序文件 SS/C-文件顺序号（2位）- 年号（4位） 如：SS/C-01-2014,表示公司2014年发布的序号为01的程序文件。 c、管理文件（除管理手册和程序文件） SS/G-文件顺序号(3位) - 年号（4位） 如：SS/G-001-2014，表示公司2014年发布的序号为001的管理制度。 d、技术文件 SS/J+文件编码-产品编码-序号（3位） - 年号（4位） 文件编码表： 企业标准/技术规范 A 产品规格书 B 工程图纸 C 产品零件表（BOM） D 工艺文件/生产作业指导书 E 质量控制计划 F 成品检验标准/规范 G 配件检验标准/规范 H 试验/测试标准 I 设备/仪器操作规程 J 其它技术文件 K 如：：SS/JE-062-001-2014,表示公司2014年发布的编码为062的作业指导书。 注1：若为通用文件，则产品编码为000，并在适当位置注明适用的产品或范围。 注2：“序号”可根据实际情况增删，如同一产品编码下只有一份零件表，则可不需序号，如有多份则需有序号。 注3：产品编码应进行统一编制。 e、通告 SS/T-文件序号（3位）-年号（4位） 如：SS/T-001-2014，表示公司2014年发布的序号为001的通告。 f、外来文件 SS/W-文件序号（3位）-年号（4位） 如：SS/W-001-2014，表示公司2014年接收的第一份管理类外来文件。 g、管理记录 SS/QM-部门编码+序号（3位） V+序号（1位,版本号） 如：SS/QM-E001 V0，表示由品管部编制的《质量记录总览表》首次发布。 部门编码表： 总经办 A 行政人事部 B 营销部 C 技术开发部 D 品管部 E 生产部 F 生管部 G 财务部 H 5.1.3文件格式 a、程序文件、管理文件： 内容项目：1、目的，2、适用范围，3、定义，4、职责，5、程序/规定，6、相关文件，7、相关记录，8、流程图（可选）。 文件字体：标题用小四黑体,正文用小四宋体，采用标准间距，标准位置；行距设置值为20磅，页边距左2mm右1.5cm。 页眉格式：公司名称，文件名称，文件编号，版次；页码为x／n格式。 b、其它文件：见《质量记录总览表》，同质量记录格式的控制方法。 5.1.4版次 由大写字母(A、B、C...)加斜线和数字(0、1、2、3...)构成，大写子母代表版本，数字代表修改次。 如：A/0，表示第一版首次发布，A表示第一版，0代表首次发布未做修改。 5.2文件和记录的编写、审核、批准 5.2.1公司方针和目标由管理者代表组织编制，总经理批准。 5.2.2管理手册由行政人事部组织相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准。 5.2.3程序文件由行政人事部组织编制和审核，管理者代表批准。 5.2.4管理制度类文件由部门编制并向相关部门征求意见，管理者代表审核，必要时由总经理批准。 5.2.5在制订各种管理制度时，视需要附上流程图，流程图统一的标准图例包括但不限于： 5.2.6通用性记录表单由行政人事部编制，随文件产生的记录表单由文件编制部门根据需要编制。 5.3 文件和记录的发布 5.3.1管理文件、行政性文件、外来文件（行政类）、质量记录表单由行政人事部文控室统一发布。 5.3.2技术文件、外来文件（技术类）由技术部统一发布。 5.3.3外来文件，文件管理部门应建立相应外来文件档案，并根据需要发放至相关部门。 5.3.4相应电子档文件以相应的发布部门留存为唯一有效版本。 5.3.5质量记录表单统一由行政人事部文控室发布和管理，可通过电子文档方式发布。 5.4文件和记录发放、接收 5.4.1文件管理部门编制《受控文件清单》，受控文件下发时应加盖“受控”章。 5.4.2文件发放时应填写好《文件收发登记表》，注明日期、文件名称、编号、数量、受控号、发送人、接收部门等内容，并要求接收人签名。 5.4.3领用人在收到文件后，应予以登记，逐份注明其日期、文件名称、编号、数量、发送部门、领用人、受控号，便于追溯其受控状态。 5.4.4文件编制部门应提供《文件发放表》至文控室，以作文控部门的发放依据。 5.5文件和记录更改 5.5