2013年档案管理办法.docVIP

泰安市泰山阳光电器有限公司文件 泰安电器字[2013]9号 泰安市泰山阳光电器有限公司 档案管理办法 为全面规范泰安市泰山阳光电器有限公司的档案管理工作，提升档案管理的系统化、规范化、制度化水准，增强档案的实用性和有效性，使之更好的为集团公司的发展服务，促进集团公司及下属各单位生产经营工作的健康发展。根据《山东泰山阳光集团有限公司档案管理办法》，结合本公司实际，制定本办法。 一 、归档管理 （一）档案管理由办公室负责，严格按照程序归档、借档、销档；办公室负责管理本单位内的档案管理工作。归档的范围是指单位在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料：本单位内部形成的文件材料和本单位执行、办理的外来文件材料。 （二）归档时间。 1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。 2、工业企业产品、非工业企业业务项目、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。 3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 4、员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。 5、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 （三）下列文件材料应随时归档。 1、变更、修改、补充的文件材料。 2、单位内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。 3、其他临时活动中形成的文件材料。 （四）每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种；介于两种保管期限的，保管期限从长。 （五）对已失效的档案，由部门负责人认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。 销毁时要有档案管理人员人员、部门负责人，共同在销毁清册上签字。 二、保密和安全 （一）档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及集团公司各项保密制度，认真做好保密工作。 档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。 （二）借出的档案材料务必定期归还。档案材料借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。 （三）任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《中华人民共和国档案法》的规定严肃处理。 （四）档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出具假证；涉及企业机密的档案材料，必须经公司总经理同意后再作决定，严防泄密。 三、档案利用 （一）凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。 （二）案卷一般仅供档案室内查阅，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。 （三）查阅档案，分别由主管部门负责人签批；抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室；如需复印档案资料，应由主管部门批准并在查阅单中注明复印内容。 （四）本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经公司总经理批准。 （五）借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 （六）借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 （七）档案管理人员对查阅、借阅及归还档案均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。 四、分类管理 （一）法律事务档案 1、公司日常形成的法律事务档案、合同应每季度整理一次归档；案件材料要在案件完结后及时归档；工商登记材料等法律事务档案要根据实际情况及时归档。 2、交接法律档案时,公司档案部门应按照档案移交清册所列内容逐项核对，并由部门负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在法律档案移交清册上签名或者盖章。 3、公司的绝密材料是指公司的股权材料，绝密材料只有公司总经理或经总经理授权者方有权查阅。公司的机密材料是指公司决策性会议纪要、公司重大合同，一般仅公司总经理有权查阅，总经理查阅须填写查阅登记表，其他人员因工作需要确需查阅时，应填写查阅登记表并注明查阅理由，经总经理签字同意后方可查阅，不得带出。公司的秘密材料是指公司的工商登记材料、土地材料、案件材料，公司总经理查阅须填写查阅登