《Excel2000的数据库管理功能.ppt

5.6 Excel 2000的数据库管理功能 5.6.1 建立数据清单 5.6.2 数据的排序和筛选 5.6.3 数据的分类汇总及透视图 1. 数据库技术 所谓数据库(Data Base)是：与组织的业务活动和结构相对应并以一种合理的方法组织起来的各种相关数据的集合称为数据库。从数据库中数据的组织结构来看，数据库有层次结构、网状结构、关系结构等。现在最典型和常用的是关系型数据库。 关系型数据库的结构：关系型数据库由数据表（Table）构成，表是一个二维表格，描述了一个主体的有关属性；一个数据表中包含有若干个记录(Record)，记录是主体的一个实例；一 个记录中包含有若干个字段（Field)，字段描述的是主体的各个具体属性。通常情况下，字段名称按水平方向布置在表的顶部，一列一个字段。记录是由字段的值构成的，一行一个记录。一个表的列数取决于字段的个数，行数则等于组织中有关主体的所有实例的总数。 2. Excel的数据清单 Excel并不是一个真正的数据库管理系统，但具有某些数据库管理功能，例如对数据的排序、统计、查询、分类汇总等。Excel的数据库管理功能是建立在数据清单的基础上的。在Excel中，一片连续的(不出现空行或空列)数据区域称为一个数据清单，或者说，一个数据清单就是由空行和空列(或边线)包围起来的区域。与数据表相似，数据清单中的一行称为一个记录，每一列相当于一个字段，每列顶端需有一个列名，称为字段名(或称为列标题)。 5.6.1 建立数据清单 1. 建立数据清单的原则 2. 输入和编辑数据清单 1. 建立数据清单的原则 (1) 每个工作表中最好只有一个数据清单； (2) 数据清单中不能含有空行或空列(但可以有空单元格)。 (3) 数据清单的第一行应为字段名(列标题)，这是数据清单与一般工作表的区别之一。 (4) 同一列的数据应具有相同的格式 2. 输入和编辑数据清单 数据清单，又称数据列表，也有称之为工作表数据库。它可像工作表一样进行编辑，又可通过“数据”菜单中的“记录单”命令，对数据清单进行输入、查看、更改、删除等操作。如图5-38和图5-39所示。 5.6.2 数据的排序和筛选 1．数据排序 2. 数据筛选 1．数据排序 排序就是根据数据清单中的一列(或几列)数据的大小重新对各记录排列顺序，以便从不同的角度观察数据。 1) 简单排序 2) 复杂排序 1) 简单排序 所谓简单排序就是根据数据清单中的某一列数据进行排序。只要单击用来排序的字段列中的任一单元格，然后再单击常用工具栏中的“降序”或“升序”按钮，数据清单中的记录就会根据该列数据的大小按降序或升序重新排列。 2) 复杂排序 如果排序的要求比较复杂(比如要先按总分进行排序，总分相同再按中医基础得分进行排序等)，这时排序不再局限于单列，须使用“数据”菜单中的“排序”命令。 进行复杂排序的方法是： ① 单击数据清单的任一单元格 ② 选择“数据”菜单的“排序”命令 ③ 在“排序”对话框中设置排序的关键字以及排序的顺序(若关键字选择为“无”，则表示不参与排序操作)。 ④ 为保证数据库的字段名不参加排序，必须选中“当前数据清单”中的“有标题行”单选按钮，然后再单击“确定”按钮。见图5-40。 如果想按自定义次序排序数据，或排列字母数据时想区分大小写，可在“排序”对话框中单击“选项”按钮，如图5-41所示“排序选项”对话框。 2. 数据筛选 数据筛选功能可以使数据清单只显示符合条件的记录，从而方便对数据的观察。 (1) 自动筛选 (2) 取消自动筛选 (3) 高级筛选 (1)自动筛选 ① 单击数据清单中任一单元格 ② 选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”子命令，每个字段右侧均出现下拉箭头。 ③ 单击某列的下拉箭头，选取筛选条件。如：单击“性别”列的筛选箭头，在选取筛选条件时，若选择“男”，如图 5-42所示，筛选结果只显示男生记录。 (2)取消自动筛选 选择“数据”菜单中“筛选”命令的 “全部显示”子命令，或再次选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”命令以去掉其前面的对号，即可关闭自动筛选，复原数据。 (3)高级筛选 如果需要输入复杂的筛选条件，或者将符合条件的数据输出到工作表的其它单元格中，可以使用高级筛选功能。 高级筛选的操作方法： ①将表格的字段名行复制到一个单独的区域(一般为表格的下方，与表格隔开数行)，称为条件设置区域。 ②在条件设置区域中，在字段名行的下面一行开