《秘书信息工作.pptVIP

第八章 现代秘书信息工作 当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本节着重阐述信息在发展经济管理社会事务过程中的作用、秘书信息的内容、经济信息的搜集方法及处理原则等。 一、秘书信息工作的特点与意义 一、信息的含义 信息是事物运动状态及事物运动状态的陈述。包括大自然中自发产生的自然信息，也包括人类社会有意发送的社会信息。消息、情报、数据、新闻、指令等。 二、信息的特点 1、可加工性 2、可转换性 3、可传递性 4、可利用性 5、有时效性 6、可开发性 （一）信息是企业制定计划与决策的依据 信息、商品生产与商品推销三者构成对外经营的“三要素”。缺一不可。 营销学观念：成交一笔对外贸易，90%是依靠信息，仅10%的靠推销的“自觉努力”。 产品的生产以信息为依据，产品的成功销售是对信息的检验。因此，捕捉信息，掌握国际市场行情，是涉外企业决策者和领导者进行决策和计划的基本条件。 企业决策者和领导者所需要的信息： （二）信息是企业对日常业务活动有效控制的基础 现代管理认为：管理是由计划、执行和控制三个基本环节组成。而每个环节的活动，都有离不开信息。根据信息反馈，及时调整经营管理策略，才能保证企业在变化中求得生存和发展。 （三）信息是企业实现出口商品战略转移的手段 信息是一种潜在的生产力，能转换为现实的生产力。及时对信息进行加工和利用，不仅可节约物资与能源，而且能使企业起死回生，从衰弱转向繁荣。当世界以技术密集型产品为主的生产时代，我国出口仍以劳动密集型为主的产品，其原因有：发达国家劳动密集型产业在衰退；亚洲“四小龙”也向技术密集型产业转换；劳动密集型的初级产品仍有很大市场；土特产及高精尖的工艺品是技术密集型产品所不可替代的 三、秘书信息工作的意义 1、秘书信息工作室辅助领导决策的依据 准备阶段 形成阶段 落实和检验阶段 2、秘书信息工作室做好自身其他工作的重要条件 处理综合事务 办理文书 二、秘书信息工作的类型与基本要求 一、信息的类型 1、按照信息源的性质划分： 自然信息+社会信息 2、按信息的表现形式 语言信息+非语言信息 3、按信息在秘书工作中的作用 预测信息+动态信息+回馈信息 4、按信息源的方向 上级信息+内部信息+下级信息 二、信息工作的特点和基本要求 1、针对性 2、全面性 3、及时性 4、适用性 5、保密性 三、信息工作的程序 三、秘书信息工作的内容 产品的销售与社会文化环境的关系十分密切，不同的风俗习惯、教育水平、语言文字、宗教信仰、价值观念、艺术与美学观念等都会影响商品的销售。 客户方面信息： 客户信息是指熟悉并掌握国外客户的政治和资信的具体情况。它是决定我涉外单位正确选择和使用交易对象，对其采取什么政策和做法的重要依据。客户信息内容有： 1、客户的政治背景：主要指企业的政治背景、与政界的联系、企业负责人参加的党派及对我国的政治态度。 2、客户信用情况的三要素（品格、能力、资本）： ①经营作风（品格）：是指客户的商业道德和经纪人品质是否诚实可靠，合同履约率和信誉； ②经营范围和经营能力：有活动能力（经营业务的种类和成交契约种类），推销能力（经营商品的品种和地区范围），经营性质（实用户或中间商、专业商、兼营商），法律地位（合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司）销售渠道和贸易关系（公司在国内外分支机构、销售地区、商品推销员数、管理体制），与客户的历史、经营、生产、销售、盈亏、财务情况和企业发展计划； ③资本：资产（注册资本、实际资本、公债、其他财产、资产负债表）和食用能力（供贷信用、银行信用、信用担保） 3、客户信用的鉴定和分类： 把通过银行、工商团体、专业咨询机构、驻外机构、报刊资料、公司资产负债表、活动报告、简介、手册或到国外考察和贸易接触等途径搜集到的客户信用资料，进行综合分析、研究，把客户分成四类。 四、外向型经济信息的搜集方法 经济信息收集处理的基本原则 五、简报工作 在实践中，信息交流是非常重要的，组织或系统上下左右的沟通不可能总是靠会议或会面通报，内部的简报就是最得力的信息交流的方法。 （一）简报及简报工作 “简报”是我国党政机关、企事业单位、人民团体等组织内部的一种文书形式，是以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简要报告或报道。简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。 （二）简报的作用 作为一