《秘书协调工作.pptVIP

第十章 现代秘书协调工作 主 要 内 容 秘书协调工作概述 协调解决冲突 秘书与领导关系的协调 秘书与同事关系的协调 秘书与领导群体关系的协调 秘书与部门、单位关系的协调 一、秘书协调工作概述 1、协调的概念 协调——协商、沟通、调和、调解、调节等。 从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正 确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的— 种管理职能。 秘书协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、 工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共 同目标的过程。 协调者 协调对象 协调意图 协调目标 协调环境 2、秘书协调的作用 协调时领导工作的延伸 是秘书部门的重要职责 是秘书人员的基本素质和能力 是秘书工作的基本职能 是推动秘书工作向深度和广度发展的重要保障 3、 协调的范围 （1）关系协调：是指在处理人与人、人与系统组织、组织与组织的各种矛 盾关系中所进行的协调。 横向关系协调：本系统与外系统之间关系的协调；系统内部关系的协调； 领导关系之间的协调。 纵向关系协调：上下关系的协调；协调与上级领导的关系；协调与下级 组织成员的关系。 横向协调图 纵向协调图 南方冶金设计院张院长与王副院长，长期以来因工作上的矛盾，两人之间隔阂越来越大。院长办公室李秘书看在眼里急在心里，总想方设法在其间进行协调，但收效甚微，分歧与矛盾依然存在，双方都认为，是对方故意给自己过不去。 有一天张院长病了，住进了医院，李秘书长认为调解的机会到来了。当天李秘书就到医院看望张院长，他把带来的礼品放在张院长的床头：“我是代表王副院长来看你的，今天听说你生病了，王副院长就约我和他一齐来看望你，谁知在半路上被科技处的刘处长叫去了，省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目。临别前，王副院长再三叮咛要你好好休息，单位上的事情他会妥善处理，处理不了的他会给你联系，一定请你放心。”张院长听了以后十分感动。过了一段时间，王副院长的爱人病了，李秘书到医院看望，又买了礼品放到床头，而后对王副院的爱人说：“我是受张院长委托来的，张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你，临时人事部门有个急事，硬把他拉走了。张院长要我转达他对你的问候，并祝愿你早日恢复健康！”事后王副院长十分感动，责怪自己过去错怪了张院长。 小组讨论：经过协调，两人关系结果怎样？你认为李秘书的协调能力怎样？ 结果分析： 李秘书协调领导之间的关系，缓和领导之间的矛盾是非常成功的。领导之间在感情上有距离，在工作上有分歧是正常现象。如果领导之间的矛盾和分歧是原则问题，对于秘书来说，只要坚持原则，立场鲜明地站在正确的一方就行了。事实上，领导之间的矛盾，绝大多数是工作中的分歧 ：有的也隐藏着“谁说了算”的意气之争。秘书人员对这种非原则性的问题，就要善于“和稀泥”，避免事态扩大，尽量缓和矛盾，促进矛盾化解，增进团结，而不能搬弄是非，挑拨离间，扩大矛盾。 从李秘书成功协调两位领导的案例可以看出，秘书的协调作用并不亚于领导本身的协调作用。一个称职的领导要尽力促进领导双方的沟通和理解，使之统一认识，消除内耗，团结一致，把精力用到工作上。有时，为了促进领导之间的团结，消除领导之间的误解， 秘书可以说点善意“假话”，“编造”一点理由，这是秘书的协调艺术，而不是品质问题。 （2）工作协调的内容 项目协调：客户，实施组 政策协调:人事政策（生产）等 工作计划协调 会议协调 关于日常事务协调工作 公文协调工作 4、协调的程序 5、协调的原则和方法 （1）协调的原则 从属原则 依法原则 调查研究原则 平等协调原则 分级负责原则 （2）协调的方法 ◇ 行政方法 ◇交谈法 ◇ 经济方法 ◇冷处理法 ◇ 法律方法 ◇求同存异法 ◇ 疏导方法 ◇信息沟通法 6、协调的艺术 1）沟通的艺术 善于观察；巧用幽默；私下交往。 2）应变的艺术 一鼓作气；迂回前进；变通执行。 3) 驾驭的艺术 捕捉时机；把握环境；留有余地。 案例分析： 有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道： “听办公室的同志说，就差你们工会的学习计划没有报上来。刚才打电话找你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会议工会主席也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一改。” 小张心想，工会