《实用英语.信的格式.ppt

Practical English Writings实用应用文写作 The Structure and Layout of a Letter The Structure of a Letter 英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。除此之外。还有一些需根据实际需要而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，这些部分可能出现在不同类型的信函中。 1）Heading or Letterhead (信头) 信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如此。 一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。 大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printed heading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺， 这样做出于三个目的：美观（appearance）、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。 2）Reference Number (参考编号) 参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。 Your ref. : 345SCB/bxc Our ref. : 532ZXY/mzs 注1. 345 为存档编号， SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。 注2. 532 为存档编号，ZXY 为署名人首写字母，mzs 为打字员姓名首写字母。 3）Date (日期) 每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式时则置于左上方. May 4 (th) , 1998 美国式 4 (th) May, 1998 英国式 写日期时务必注意以下各点： （1）年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。 （2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。May, June, July 不能简写。 （3）日期可用基数词(cardinal numbers)也可用序数词(ordinal numbers)。但最好用基数词 （4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。 May 20, 2003 （5）写信日期（Date）不能全部用数字表示，如 5/4/2003，这样写容易引起误解。 4）Inside Address (封内地址) 封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左书写。封内地址内容及顺序如下： （1）收信人姓名（或商行名）； （2）收信人头衔、职务或职称； （3）公司（或所属单位、组织、学校）名称； （4）邮政地址（mailing/postal address）和街道地址（street address）, 即门牌和路名； （5）城市、邮编、省名或州名、国名。 注意: 国外的邮编一般在州之后, 国内的可以在城市之后也可以在省/州之后. 如: Mr. Floyd Griffith, Director of Customer Relations AC Electric 50,Devonshire Street London WIN IFS England 封内地址可采用齐头式（block style），也可采用缩进式（indented style）,齐头式较为普遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必须都采用缩进式。 缩进式 Mrs. Miriam Schwarts 1280 Coleman Avenue Omaha, Nebraska, 68014 U.S.A. 如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称，后写公司地址，门牌等。如： Messrs. Vernon Gregory Co., Ltd. 72 Flint Street SYDNEY Australia 注：Messrs. 是Mr.的复数，仅用于公司行号，而该公司行号的名称是由人的姓名所组成。如： Messrs. G.P. Glover Co. Messrs. Brown, Clarke Father 但 Messrs.不用于下列情况： 公司行号中