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优秀店长 如何写一封出色的邮件 一、序言 二、邮件7大必备内容 三、写邮件10反对10提倡 四、邮件回复技巧 序言 二、邮件7大必备内容 三、邮件10反对 忌不称呼 忌乱称呼 忌回复所有人 忌不重要的内容,把上级的列为收件人之一 忌人名不排序 不分段或字体太小 重点不突出 忌不感谢 忌多重结束语 忌不署名 三、邮件9提倡 参与者：一定想清楚谁是参与人，需要发送给哪些人，抄送给哪些人 主题：一个邮件只能有一主题，要表述简洁，具体到所针对的层面，以方便阅读 附件 正文 签名：应用标准格式，信息简洁完整，树立职业化形象 内容：邮件中的所有内容要保证：没有错字，且标点符号应用得体 紧急事件：紧急事件一定要直接用电话，不能使用邮件，避免延误的风险 转发：转发时应对原邮件的信息进行处理，写明自己的意图，方便对方接受到正确而有效的信息。 失误：发现发送有误时，及时补发一封邮件，说明补发原因，承认自身错误，并请对方“以此为准”（也可以在主题中标明“以此为准”这四个字） 四、回复技巧 课程主要内容 “商务交往中要尊重一个人，首先要懂得替他节省时间”，电子邮件的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 写E-mail能看出其人为人处世的态度，你作为发件人写每封 邮件的时候，要想到收信人会怎样看这封邮件，时刻站在 对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人的回答过度期望， 当然更不应对别人的回答不屑一顾。 关于收件人和抄送人 邮件的主题 正文的开头称呼 邮件正文 结尾部分 邮件的签名要注意加上 附件 多个收件人 邮件针对什么样的群体，可列出他们的名字或者概括性的称呼。 指定收件人 并抄送 需清楚这封邮件要抄送给谁。 抄送顺序，通常按照职务从低到高排列，从分公司到总公司的顺序排列。 1.关于收件人和抄送人 事项注意 一定不要空白标题，这是最失礼的； 标题简短扼要； 标题要能真实反映文章的内容和重要性，不使用含义不清的标题； 一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封邮件内谈及多件事情，以便于日后整理； 可适当使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人注意，但应适度特别是不要随便使用“特急”类似的字眼； 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE:RE:一大串 这是一个很重要的部分,简明扼要的说明正文要表述的内容概要,不要少,也不要多。 2.邮件的主题 3.正文的开头称呼 对方有头衔职务，应按职务尊称对方。如“xx经理”；如不清楚对方职务，则应按通常的“xx先生”，”xx小姐”称呼，但要把性别先区分清楚 恰当的称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向他，要 求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家“ALL”。 意见有反馈 表述需完整 简明扼要表达事情，如具体内容较多，正文应作摘要介绍，后附件进行详细描述。 行文应通顺，多用简单词汇和短语。 条理要分明 如内容较多，用数字列几个段落进行 清晰明确的说明。 对于他人提出的意见，在正文中要 予以反馈和解决。 4.邮件正文 5.正文结尾部分 结尾部分表明你的想法要求,比如什么时间内回复或请XXX处理协调等等。 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。 6.结尾签名 签名信息不宜过多。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。 不要只用一个签名档。对内、对外、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。 签名档文件应于正文正字匹配。简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 1.邮件带有附件，应在正文提示查看 附件 2.正确命名附件名称 3.对多个附件应在正文内做简要说明 4.附件数目较多应打包压缩成一文件 5.附件为特殊格式应在正文内说明打开方式 6.附件容量不宜过大 7.附件 及时性回复 针对性回复 回复不得少于10字 同一问题无需多次回复讨论 区分单独回复跟回复全体 主动控制邮件往来