《充分利用合同信息资源规范合同管理代.doc

充分利用合同信息资源规范合同管理 空分车间 代春丽 摘要：为避免投机违法分子利用企业管理上的漏洞，以签订合同为幌子进行欺诈，增强企业抗风险能力，避免不必要的经济损失。荆门分公司提出并实施充分利用信息资源规范合同管理。实施后，分公司签订的合同中未引发一起纠纷，避免了分公司经济效益的流失，促进了分公司对外经济交往的健康发展。 关健词：利用 信息资源 规范 合同 管理 前言 荆门分公司是中国石化股份有限公司下属的分公司，位于湖北省中部的荆门市，属国有特大型企业，同时也是湖北省最大的石油化工企业和中南地区最大的润滑油、石蜡生产基地，年原油加工能力500万吨，占地面积14平方公里。公司拥有炼油化工生产装置38套，是全国石油炼制加工手段最齐全的企业之一，能生产燃料油、润滑油、溶剂油、化工原料、石蜡、沥青、聚丙烯、石油焦、液化气等九大类100多个牌号的石油产品，其中有19种产品荣获省部优质产品奖，4种产品荣获国家金、银质奖。石蜡系列产品被评为湖北省名牌产品，远销美欧、日本和东南亚等国家和地区。 在市场经济条件下，企业的绝大多数经营活动是通过签订合同来实现的，合同能否得到切实的履行，不仅关系到市场经济秩序，而且直接影响到企业的经营管理秩序和经济效益。信守合同，讲求信用，是企业完善经营管理的重要环节，也是企业在市场竞争中树立良好形象的重要举措。同时，合同内容所蕴含的大量信息也是企业的宝贵财富。通过对各类合同的统计、分析，企业可以清楚地了解市场需求和供给的变动状况，有利于企业对产品生产和销售、物质采购做出正确的安排，有利于企业充分利用价格杠杆，合理地配置资源获取最大的经济效益。 由于我国目前市场经济的法制环境还不够完善，一些投机违法分子乘改革之机，钻法律的空子，利用企业管理上的漏洞，以签订合同为幌子进行欺诈、违法经营的现象时有发生，而且这种违法活动具有隐蔽性、预谋性、智能性和欺骗性，对企业的正常经营提出了严峻的挑战。因此，如何加强企业合同管理，使企业在激烈的市场竞争中增强抗风险能力，避免不必要的经济损失就显得尤为迫切。 鉴于此，荆门分公司提出并实施了充分利用信息资源规范合同管理, 充分利用信息资源规范合同管理的主要做法 合同信息资源包括两个方面：一是签约方的信息资源；二是合同内容中的市场信息、价格信息等资源。通过对签约方的信息资源进行分析，能够判断签约方的主体资格、承受风险能力等，避免合同欺诈；通过合同内容中的市场信息、价格信息进行统计分析，能够判断市场供需变化，从而作出正确的决策。为了充分利用合同信息资源，企业必须实行规范化、制度化管理，避免和杜绝短期行为。 一、建立合同管理网络，充分发挥企业合同管理部门和业务单位合同管理员的作用 分公司成立合同管理领导小组，并将公司合同管理归口专业部门管理，在此基础上，有对外业务权力的所有二级单位均设立专职合同管理员，形成健全的合同信息资源传递和管理体系。根据公司专业管理和技术经济覆盖面宽，涉及的经济合同种类繁多的特点，公司合同管理领导小组、合同管理归口专业部门、各直属单位按照合同标的及合同的重要性对合同实行分级管理。一般合同授权各单位负责管理，合同管理归口专业部门从业务上给予指导；较为重要的合同由合同管理归口专业部门直接管理，合同管理领导小组把关审查。 二、 充分利用合同信息资源规范合同日常管理 在加强合同日常管理的基础上，我们充分利用合同信息资源，建立了一套完善的合同管理体制，使合同管理实现了规范化和制度化。 (一)、规范合同起草。要求业务单位严格按照《合同法》的有关规定条款执行，主要包括：当事人的名称或者姓名和住所、标的的种类、数量、履行的期限、地点和方式、违约责任解决争议的方法。签订合同的日期、地点及其他内容。 (二)、严格合同审查。主要看合同是否符合国家法律政策的规定，合同条款是否完备、严谨，实行“六个审查”：一是审查签约双方的主体资格和履约能力；二是审查合同项目的真实性；三是审查合同条款是否完备；四是审查合同标的数量、价格、质量、结算方式、违约责任等条款是否违反国家有关法律规定；五是审查合同的文字是否准确；六是审查合同签订的手续是否完备。 (三)、建立委托授权书管理制度。授权委托书由法律事务处办理。授权委托书写明了代理人的姓名、单位、职位、代理权限和有效期限，由分公司负责人签名授权。在日常管理中，我们严格执行委托授权制度，有效地防止了无权代理或越权代理签订合同的现象。 (四)、建立合同专用章的管理制度。建立合同专用章管理制度，对合同专用章的使用进行登记管理；建立相应的合同管理台账及统计报表。首先，规定合同专用章的刻制、管理、启用、报废及销毁等程序，严格按照《荆门分公司合同管理规定》的要求执行。其次，对各业务单位领用的合同专用章，在管理中要求专人负责，在使用时要求专章专用，