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水泥厂文件控制程序 1 目的 对与公司质量、环境、职业健康安全一体化管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所及时得到并使用文件的适用版本。 2 范围 适用于质量、环境、职业健康安全一体化管理体系有关的文件控制。 3 职责 3.1 总经理负责批准发布手册和程序文件。 3.2 管理者代表负责审核手册和程序文件。 3.3 行政人事处负责组织编制手册、程序文件，编制公司《受控文件清单》；负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。 3.4化验室负责编制工艺、技术文件。 3.5 各部门负责控制本部门适用的有关文件。 4 工作程序 4.1文件分类 4.1.1第一层次：一体化管理手册。 4.1.2第二层次：质量、环境、职业健康安全程序。公司程序分成五种不同的类型，三体系共用的程序-T、环境职业健康安全共用的程序-ES、质量专用程序-Q、环境专用程序-E、职业健康安全专用程序-S。 4.1.3第三层次：管理制度（行政管理类制度沿用公文管理流程，不再另编号）；岗位工作标准；工艺、技术、检验、设备等文件如操作规程/作业指导书；外来文件和资料如国家法律法规、标准、行业标准。 4.1.4第四层次：各类记录。 4.2 文件的编制与批准 文件应按其使用范围和性质，编制部门编制后，由其相应管理者审批后生效。审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价。文件审批时若文件本身无审批栏时，填写《文件审批单》，以会签方式予以沟通，确保文件的使用者都能理解和得到相应的文件。 4.2.1文件审批和发布权限 文 件 类 别 编制 部门 审核 批准 发放范围 发放 部门 手册 行政人事处 管理者代表 总经理 公司各部门负责人及相关使用人员 行政人事处 程序文件及相关表式 主管部门 管理者代表 总经理 相关使用部门或人员 行政人事处 工艺、技术、检验、设备等管理制度、作业指导书以及相关表式 主管部门 主管部门负责人 管理者代表 相关使用部门或人员 行政人事处 4.3 文件编号 4.3.1 一体化手册 HKNF/TM –□ 4.3.2程序文件 HK-P –□ – □ 4.3.3第三层次文件 HK-W –□ – □ 4.3.4记录 R - □-□ 程序、第三层次及记录格式除编号外，还应有版本和修改次数，版本以A、B、C…渐进，修改次数以0、1、2…渐进直至9，如A1表示A版第一次修改，B0表示B版无修改，A0版记录省略标注版次。每一版本中经过多次调整或重大调整应换版，其相对应的记录格式应换版。 4.4文件的发放和领用 4.4.1文件发放前，由行政人事处确定发放范围，视发放对象和目的，分受控文件和非受控文件。文件应标明受控状态，并注明分发号后发放。文件领用人应在《受控文件发放与回收登记表》上签收。受控文件和非受控文件的规定： a）加盖受控印章仅在公司内部使用或提供认证机构的文件为受控文件。更改、换版或作废时受控文件随同更改、换版和收回。 b）加盖非受控印章经总经理批准可提供给顾客和供方的文件为非受控文件，非受控文件作废时不再回收。 4.4.2各部门应宣传、贯彻受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。 4.4.3文件因破损严重影响使用时，使用者应向行政人事处办理更换手续，交出破损文件，换发新的文件，换发的文件允许使用原发放号。 4.4.4受控文件不得随意自行复印。文件因丢失或其它原因而需申请领用时，由申请人写《文件领用清单》，管代核准后发放，焕发按新的分发号；提供给顾客的文件，为“非受控”文件，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。 4.4.5受控文件的使用人工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理： 在本公司调动其性质相同的岗位，保留原使用文件； b）调出本公司或调到与原岗位无关，原使用文件由行政人事处收回或作出相应的调整。 4.5文件的使用及管理 4.5.1所有有关场所使用的文件应是有效的版本。任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 4.5.2 行政人事处编制公司《受控文件清单》，其余部门文件管理员保管本部门文件。 4.5.3所有文件使用人应经常查阅《受控文件清单》，了解文件的现行修订状态。 4.5.4与质量、环境、职业健康安全相关的文件都必须分类存放在干燥、安全的地方。 4.6文件的评审、更改 4.6.1当组织机构、职责和权限调整时，或采用新方法、新材料等导致文件不适用时，文件编制部门应组织对文件进行评审、修订，文件修订应重新履行审批。 4.6.2文件更改时，由更改申请者填写《文件更改申请单》，按原审批程序批准后进行更改，并将更改后的正稿及相应的《文件更改申请单》交至行政人事处，由行政人事处按原发放单位进行发放，同时