浅谈酒店采购工作的管理与控制.doc

浅析酒店行业采购工作的管理与控制 【摘要】酒店的过程就是耗费过程控制成本追求收益最大化是酒店管理的重要内容挖掘降的潜力达到以最少的耗费取得最大收益是酒店经营管理的目标本文介绍了成本控制的基本概念分析了当前成本控制中存在的一些问题并针对性的提出了解决方案。 【关键词】酒店? 财务管理 ?成本控制 成本控制是酒店经营管理中要研究的永恒话题。成本控制应从原材料成本这个源头抓起。原材料成本占餐饮成本的比例最高。据统计，我国饭店行业，食品原料成本占食用收入的比例为35%～50%左右，酒水成本占酒水收入的25%～40%左右。由于采购管理是成本控制中难度最大的一环，作为餐饮成本控制的源头——原材料的采购，最容易产生漏洞，它是饭店经理人关注的重点和焦点。如果能从根本上堵住采购环节的漏洞，饭店的成本控制至少已达到了50%的效果。 因此，控制采购成本对一个饭店的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在饭店现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及饭店竞争力的增强。由于材料成本占营业成本的比例很高，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个饭店不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。 一、酒店成本控制的概念 酒店成本控制的意义 酒店的成本指的是过程中所产生的各项费用支出的总和。成本控制就是酒店在经营过程中财务部门对所产生的成本费用进行的管理工作。在酒店经营中,随着超额利润的消失酒店业进入微利时代尤其是在2008年爆发之后从金融界一路波及到实业界酒店业作为与金融实体关系密切的产业,也深受影响。不论是消费旅游还是商旅出行的人们都压紧开支使得在这条产业链条上的酒店业切实感受到了经济的寒冬。因此加强酒店成本控制管理势在必行。 (二)酒店成本控制内容、方法 酒店成本一般包括成本、成本和成本采购作为酒店经营管理的第一环首先要从源头上即采购环节进行控制采购成本控制要做到货比三家使得供货商形成有效的竞争机制这样也可有效降低采购成本和储存成本。降低采购成本环节涉及到采购原料、供货商、采购时间以及采购数量的问题从成本管理角度看关键是采购时间和数量的问题。大批量采购时价格较便宜但库存量加大导致库存成本增大。微量采购虽然可以节约库存成本但又会增大原料购买次数和购买过程中的成本使得采购成本与库存成本负相关此消彼长。因此必须权衡利弊使库存成本与采购成本达到最低。 二、当前酒店成本控制中存在的不足之处 (一)财务管理在成本控制中的地位不突出机构设置不合理当前大多数酒店不设财务总监有的虽然设了财务总监却不属于酒店的领导班子成员只是作为部门经理这样不利于财务总监在成本控制中直接协调各部门的关系无法有效控制各部门支出。另外酒店不专门设采购部或采购部不归财务总监管理财务总监就无法及时了解和掌握市场行情并迅速做出反应这样根本起不到控制和监督的作用。? (二)缺乏完善、严谨的成本控制体系 成本控制从酒店管理部门的部门申请到采购、入库、挂账、付款、部门领料和使用的整个过程来看目前国内很多酒店都缺乏一套严密的成本控制体系而经营的中间环节也往往存在一定的漏洞例如酒店日常对其缺乏监督和控制多少、什么完全员说了算。 (三)没有制定科学、合理、完整、细化的成本预算成本管理粗放很多酒店几乎不制定成本预算指标也不下达消耗定额或者制定的成本预算指标很笼统没有针对具体项目层层细分。 比如没有制定采购成本预算、现金收支预算等更不用说编制现金流量预算表和利润预算表了。? 三、酒店加强成本控制的有效对策? 完善采购制度，做好采购成的基础工作 采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果饭店不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要从以下几个方面做起： 1、建立严格的采购制度 建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮现象，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门审核。 2、建立供应商档案和准入制度 对饭店的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。饭店的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考察。 ?3、建立价格档案和