办公室事务和管理..ppt

秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。 秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有理清楚，更无暇顾及他处。 分析：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围； 2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐； 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前又呈现一个清洁整齐的环境。 （二）公用资源摆放有序，用后归位 1、文件柜里的公用文件夹应该整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便于他 人再用； 2、公用办公用品的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的，小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位； 3、一些常用的公用物品如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便。 4、接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。 2、华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选票用碎纸机处理掉，在她操作的过程中，戴在胸前的丝巾卷入碎纸机，虽然她立即关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守设备安全操作规程操作的后果是极危险的。 当晚下班前，行政经理以此事为例向所有员工再次强调一定要遵守设备安全操作规程。他说，如果今天卷进去的不是丝巾而是披散的长发，那真是让人后怕呀！ 第三节 办公用品的发放和管理 ◆办公室常用设备的使用 ◆办公用品的发放程序 技能要求：通过本节的学习，能够 ★操作和一般维护常用办公设备 ★发放办公用品的方法和程序 知识要求：通过本节的学习，掌握 ★办公室常用设备的功能和特点 ★办公用品易耗品的范围、分类和管理方法 ★节约办公用品的措施 ◆办公室常用设备的使用 大多数办公室中的办公品是： A4和B5或A3和B4文件纸——用于打印机或各类文件。 备忘录或便条——内部交流时使用，可用于计算机或打字机。 标 签——用于打印姓名和地址，并粘贴在信封、文件、索引卡片等上面。 留言便笺——打印的留言便笺用在多数办公室中，作为工作人员获取留言的正式途径。 打孔机——在整理文件之前给单独几页或多页文档打孔。 日期戳——在收件上加盖日期戳。 橡皮圈——捆扎保护纸页、文件等在一起。 磁盘和磁盘盒——必须一直在办公室中供应磁盘以存储新的信息和备份文件。 另外常见的办公用品还有： 信封、复写纸、装订机和订书机、修正液、纸带和纸、打印机墨盒、各类文件夹和 塑料袋、铅笔和圆珠笔、胶带、细绳和牛皮纸、剪刀、曲别针、大头针、小夹子、笔记 本、速记本 相关知识 办公用品及易耗品的范围包括： 1、纸 簿 类：A4等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条 纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；横格笔记本；专用本册； 2、笔 尺 类：钢笔、圆珠笔、各种尺子、修正液、彩色笔、橡皮、…… 3、小装订类：大头针、剪刀、打孔机、订书针、橡皮筋、胶带…… 4、归档用品：各种文件、档案袋、收件日期戳。 5、办公设备专用易耗品：打字机用色带、修正液；复印机用墨盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。 ◆办公用品的发放程序 一、发放物品的手续 1、指定人员发放。 2、按单位的有关制度规定发放时间 3、紧急需要物品时必须有相应的程序处理。 4、必须填写物品申请表，并由授权人签字批准。 5、物品申请表包括下列细节：申请表编号