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工程项目档案 归档流程简介 2013年12月  项目档案整理 1.1、文件资料的检查及交接 1.1.1 文件资料的检查 是指加工方负责人配合用户方指定的负责人对施工单位提交的文件资料进行检查（包括：施工文件、监理文件、竣工文件的签字盖章；文件的完整性等），对检查发现的问题进行汇总，交由相关单位进行整改，整改完成后用户方与我方负责人进行交接工作。 1.1.2 文件资料的交接 交接过程中，由加工方提交《档案提档交接清单》，在交接提取档案时对交接内容、数量，双方确认无误后签字确认；此清单一试两份，分别由用户方负责人和加工方负责人保存。 1.2、档案整理 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。其中包括档案分类整理（组卷、编目、拟写案卷题名）、档案的期限鉴定、档案编页、编制说明及工程概况、档案索引著录、著录信息校对、打印案卷封面及卷内目录、备考表、档案排列、档案装订、档案装盒（粘贴盒脊背）、档案上架。 1.2.1档案分类整理 整理人员根据接收的文件资料的来源、形成时间、内容、形式等特征根据相关行业标准进行分类整理，保持项目档案的成套与系统以及档案的形成规律和有机联系。（例如：电力行业的6-9大类，6.电力生产类；7.科学技术研究类;8.建设项目类;9.设备仪器类），分类时将重复性的文件剔除，补充缺页，保证每卷内容的完整性。 1.2.1.1档案分类 分类时将根据分类标准的分级目录制订分类号,例如:分类号为600;将代表为 6:电力生产 60:综合 600:企业技术及管理文件 1.2.1.2组卷 分类完成后整理人员将根据各类文件数量及厚度，进行装盒工作，每盒档案资料不宜装满，以方便相关人员利用。遇到文字资料数量较多时，可组成多个案卷。 1.2.1.4编目 依据项目基本情况,严格按照相关规定编制档号，案卷号为一卷一号，不可重号。如：制订项目代号+分类号+案卷号,进行档号编目.例如:SG0000-601-001; SG0000代表项目代号;600代表分类号;001为案卷流水号。 1.2.1.3拟写案卷题名 对编目完成的每卷档案进行拟写案卷题名，综合卷内文件类型及文件所反应的相关问题进行汇总拟写案卷题名，使其完整、全面的说明卷内文件。 1.2.2保管期限鉴定 根据档案对文件形成单位的查考与凭证价值确定其保管期限。保管期限分为永久和定期两种，定期又分为30年和10年两种，鉴定细则根据行业相关标准。 对能证明项目建设合法性、反映工程质量和竣工验收的依据性文件及对单位有长远利用价值的文件，列为永久保存。 对反映项目建设活动在一定期间内可对单位提供参考价值的文件，可列为定期保存，根据文件的参考价值对文件的年限进行划分30年或10年。 1.2.3编写编制说明及工程概况 整理人员针对本项目情况将工程的基本情况将项目的总投资和概算、项目的筹建情况、开工及竣工时间、项目的建设、设计、施工和监理单位名称；以及工程范围和主要工程量拟写工程概况；整理人员根据档案的分类原则和分类包括的相关内容；项目的总卷数及项目档案档号的组成和代字代号的说明；档案编制人员名单等拟写编制说明。 在档案整理装盒完成后，将工程概况和编制说明打印输出与每卷档案资料进行归档。 1.2.3档案编页 整理人员将分类整理好的档案将用铅笔在每一页的右下角进行手写编页，保证档案的正确阅读顺序，确保编写的页码字迹工整、正确无误，确保页码的唯一性，预防档案掉页遗失，为档案的后期保管做好扎实的基础。编制说明及工程概况在编页范围内。 1.2.4档案索引著录 著录人员按照《档案著录规则》（DA/T18）标准，对整理好的档案进行索引信息著录，著录时确保数据信息的准确性，将档案中可体现出的信息做为著录项进行著录，以确保数据信息的完整性，为日后档案检索及查询利用做好基础。 1.2.5著录信息校对 校对人员将按照严格按照《档案著录规则》（DA/T18）标准，对形成的索引信息进行逐条检查，进一步确保数据信息的准确性，完整性。提高日后档案检索及查询利用效率。 1.2.6打印案卷封面及卷内目录、备考表 校对人员将检查过的著录信息进行打印输出。 案卷封面：体现项目名称及案卷题名、档号、归档日期等；将由档案保管单位加盖单位印章。 卷内目录：体现卷中每份文件的主要信息，如题名、文件编号（图号）、责任者、文件日期、页数等； 备 考 表：体现每卷档案资料立卷人、立卷日期、检查人、检查日期及其它情况；如件数、页数、纸张幅面及其它特殊情况。备考表将由档案保管单位负责人签字。 1.2.7档案排列 将分类整理好的准备装盒的档案进行排序，使归档后的档案组成内容有序化，符合标准化。 案卷内容排序