行政办工作手册old.docVIP

第一章 行政办公室工作手册 第一节 概述及组织机构 一、概述 行政办公室（以下简称行政办）是酒店实施行政管理的主要机构，发挥着上传下达、统筹、协调、检查、督促的参谋和助手的作用，行政办日常工作中负责酒店对内对外的各种计划、报告、总结、请求、通知、会议记录等各种文件的起草、审核、打印、收发、存档工作，接待当地政府的各种来访，协调酒店与地方的关系，办理酒店所需经营资格证书年检、更换的工作，负责酒店日常车辆调度工作，酒店商铺出租和管理工作，做好员工饭堂和员工宿舍的服务、管理工作，建立健全和提供完善的后勤保障系统。 二、组织机构 第二节 职位说明及岗位职责 一、主任 岗位名称：行政办主任 直接上司：总经理 管理对象：行政办公室 具体职责： 1.在直接上司领导下，协调各部门工作，协助总经理监督、检查各部门对酒店方针、政策、重要决定、上级批示及各项规章制度的执行情况。 2.按照总经理的意图，组织起草综合性的业务报告和起草、修订酒店工作规划、报告、总结、请示、通知等函件。 3.负责安排酒店行政会议，检查各部门贯彻落实会议精神情况，将有关信息反馈直接上司。 4.收集、整理各部门反映的问题、情况，做好综合分析和统计工作，为总经理的决策提供咨询，当好参谋。 5.负责安排办公室人员做好文件资料归档、收发、打字等办公室工作，负责酒店印章保管和使用工作。 6.负责对管理对象的工作安排及工作监督，考核本部门员工工作绩效。 7.组织召开部门每周、月例会。 8.对酒店车辆进行管理，对酒店物业进行管理。 9.处理直接上司交办的信函，审批未签发的重要文稿，发现重要情况及时报告直接上司。 10.负责接待和安排拜访总经理的客人，接待当地政府的各种来访和上级领导检查工作，协调酒店与地方政府、社区的关系。 11.负责办理酒店经营资格证书，以及证书年检、更换。 12.严格执行保密制度。 13.负责指导员工饭堂和员工宿舍管理、服务工作，提供完善的后勤保障。 14.做好责任区消除、卫生、安全管理。 15.完成直接上司完办的其他工作。 素质要求： 1.基本素质：具有良好的职业道德和敬业精神，有感召力，有信任感，有凝聚力，有责任心，有协调能力。 2.自然条件：年龄26岁以上，身体健康，仪表端庄。 3.文化程度：大专以上学历，有较丰富的社会学、秘书学和管理学知识。 4.语言能力：普通话流利，有较强的文字处理能力和语言表达能力。 5.工作经验：三年以上三星级酒店管理经验，熟悉办公自动化。 二、电脑维护员 岗位名称：电脑维护员 直接上司：行政办主任 具体职责： 1.直接行政办主任负责，全面开展酒店电脑管理工作行政办主任临时交给的其它任务。 2.负责酒店电脑系统，确保系统正常运行。 3.协调好与其他部门之间的工作。 4.负责及时解决电脑系统中出现的故障和问题。 5.负责财务部及其它电脑使用部门相关电脑知识的培训及辅导，使之达到系统管理的要求。 6.检查酒店电脑系统数据备份，确保数据的安全和有效保存。 7.协助行政办主任设立酒店电脑系统的档案，并负责档案的管理。 8.了解和掌握电脑业的发展动态，为酒店电脑系统的管理提出有效的建议。 9.根据各部门实际情况，负责开发办公自动化应用模块，并在应用过程中逐步修改完善。 10.负责酒店电脑方面的保密工作。 素质要求： 基本条件：有管理能力、有较强的责任心。 自然条件：身体健康、五官端正、品德优良； 文化程度：大学专科计算机相关专业，有计算机等级考试证书。 工作经验：具有2年以上电脑维护工作经验,熟悉电脑业务规范. 三、美工 岗位名称：美工 直接上司：行政办主任 管理对象：无 具体职责： 1.负责各种广告、招牌、招贴、装璜、工艺美术品的加工制作及设计； 2.负责酒店内各类告示或标语，横幅的设计和制作； 3.负责各类广告宣传册子或传单的设计并监督印刷质量； 4.在行政办主任的领导下，做好广告及宣传促销活动的相关工作； 5.负责酒店重大活动的摄影摄像； 6.收集中国及有关客源国的旅游景点照片和资料； 7.根据客人的要求，提供摄影服务； 8.负责保养所用各项设备； 9.完成行政办主任交办的其他工作； 10.节约使用美工用品，每月检查美工用品消耗情况，统计每月领用及申购物品情况； 素质要求： 1.基本素质：熟悉工艺美术，装潢设计等专业知识。具有绘画、装潢布置的审美及设计能力，会使用各种型号照相机和摄影机及录像设备，具备一般维修和保养上述设备的知识，美术字写得好。 2.自然条件：25岁以上，男女不限。 3.文化程度：大专以上学历，美术或摄影专业。 4.语言能力：一般英语能力。 5.工作经验：3年以上专业技术经验，在同等酒店中担任过美工3年以上。 第三节 工作程序及标准 一、公文收发程序及标准 1.公文收发由