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分析归档文件保管期限的一般方法 陈 壮 确定归档文件保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。古今中外，关于档案价值鉴定的原则与方法有许多，其中，有的不便操作，有的不科学，有的不符合工作实际，且基本上不能适用于计算机辅助划分归档文件的保管期限。确定档案保管期限应依据国家档案局8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及其附件《文书档案保管期限表》，编制本机关档案保管期限表作为确定档案保管期限的依据。然而，再详细的档案保管期限表也不能穷尽所有档案文件材料，其原因是保管期限表是档案文件材料形成之前预计的。无论是编制本机关档案保管期限表，还是确定某份归档文件保管期限，都必须对档案文件材料本身进行价值分析。分析主要应从如下方面进行：分析归档文件的责任者文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的“我”，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等，尤其指本机关主办的会议、文件，其保管期限明显高于其他联合办理单位，其目的是通过相关单位对相同档案划分为不同保管期限，以避免将来档案重复进馆；二是指本系统，指本机关同一系统或同一战线的上级机关，如：在市公安局指省公安厅、市政法委、省政法委等；尤其指具有垂直领导关系的机关，如：在县国税局指国家税务总局及省、市国税局。三是指本级密切相关的机关，如公检法司等同一战线机关，工商、税务、质监、海关等监管机关。归档文件责任者要从如下五方面来分析： 第一，分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。一般来说，外机关形成的非本机关主管业务的文件材料不归档；外机关形成的属本机关主管业务的文件材料，在本机关可归档，但保管期限短。在相同内容、相同文种的情况下，本机关责任者形成的本专业文件材料比外机关责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次。如在某县档案局，同是档案工作的年度工作总结，本机关形成的应划为永久保管，而教育局形成的一般可划为10年保管；教育局形成的综合性年度工作总结，在档案局就不应归档。 第二，分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者。一般来说，外系统形成的非本专业文件材料在本机关不归档；外系统形成的本专业文件材料在本机关可归档，但其文件材料的保管期限较短。在相同内容、相同文种情况下，本系统责任者形成的本专业文件材料比外系统责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次。如国家档案局形成的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》在省档案局应划为永久保管，而国家开发银行形成的《开发银行系统文书档案保管期限表》在省档案局最多保存30年。第三，分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者。发文机关的级别需与机关是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关综合考虑。一般来说，本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。第四，分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。在现实工作中，多个责任者的文件常比单个责任者重要，易执行。划分保管期限时，无论是单个责任者还是多个责任者，只要有本机关责任者其保管期限就相对较长。单个或多个责任者还需与责任者是否本系统、发文机关级别等因素综合考虑。更重要的是，多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办机关则视作本机关责任者来划分保管期限，如本机关是协办机关则比本机关发文的保管期限稍短一点。 第五，分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报、送阅等运转过程中，可能会出现上级机关批复、领导或著名人物签署意见等情况，此时其保管期限应相对较长，如无批复的请示一般仅保存10年，有批复的请示一般保存30年以上；且与批复（或直接在主送、抄报、送阅件上签署的意见）一并划为同一种保管期限。综上所述，分析归档文件责任者时应考虑其是否本机关以及专业系统、级别、主办或协办等情况，同时还要结合文件材料内容的重要性来分析。为方便计算机辅助确定保管期限，责任者的重要程度可用分值来区分。一般来说，本机关为独立发文的责任者或为联合发文的主办机关，其归档文件可得3分；本机关为协办机关可得2分。本系统责任者中，上级的可得2分，下级的可得1分；外系统责任者中，上级的0.3分，本级的0.5分，下级的0.1分。分析归档文件的内容分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件保管期限的划分应以“重要的”为主，即归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。这里的“重要的”主要指三种情况：一是反映本机关的主要职能，其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要；二是反映本机关的基本历史面貌，如年度以上工作总结、综合统计表等；三是反映本机关经济关系，如本机关的房产、物产及其他债权债务文件材料。归档文件内容分析主要体现在如下五方面：第一，分析归档文件是否体现机关主要职能。一是归档文件的内容是否为本机关主