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档案管理信息系统 技术需求书 目 录 1、 档案系统的现状 2 ２、 档案系统需求概述 2 2.1归档的范围 2 2.2档案系统的用户范围 3 2.3功能需求概述 3 ３、 系统建设目标及预期的效果 8 3.1系统建设目标 8 3.2预期的效果 9 ４、 系统总体规划 9 4.1系统建设原则 9 4.2档案管理系统方案 9 一、需求分析 档案系统的现状 通信行业是现在发展最迅猛，同时也是竞争最激烈的行业，竞争不仅来自市场能力，还有更加重要。随着竞争越来越激烈，对提出了越来越高的要求。）））））） (1)建立省公司本部档案工作管理网络，在档案工作管理网络上形成大规模的、高度有序的数字档案资源库，并通过网络接收和管理公司OA产生的电子文件，向利用者提供高效准确服务，建成“档案数字管理系统”。 根据我公司档案管理的现状，整个系统可按档案管理的三个流程分为收集系统、管理系统和利用系统。收集系统包括“数字档案化”和 “档案数字化”二大模块，前者在办公自动化系统中对电子文件归档后进入收集系统，后者将馆藏档案通过扫描、模拟向数字转换等手段进入收集系统。 管理系统通过安全检查进入利用系统。利用系统可以通过网络为用户提供强大的全文检索功能，用户可依据自身权限在较短时间内实现对档案的全文检索，基本不再打开库房。 (2)对档案馆（室）的原有纸制档案和其他常规载体档案进行数字化处理，利用通信网络建设数字档案馆。 数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施的大规模、分布式数字信息系统。 档案数字化需要对馆藏档案实体信息进行扫描制作及存贮，建立档案内容信息库。对多种媒体形式，包括纸张、照片、胶片、录像带等，进行数字化处理。利用计算机应用软件来管理制作流程，并在制作过程中尽量恢复破损模糊的档案原件。 通过管理平台的数据加工，分别组成档案目录数据库和档案原文数据库。其中，档案目录数据库用于查询系统，共享到数字档案馆中心；原文数据库用于具体检索，保存在档案资源库中，当特定用户通过本地终端查询目录数据后需要检索原文时，平台系统只有在确认了各自的权利和义务以后，才会在受控的条件下将原文数据传送给用户。每一个用户在数字档案馆系统中都具有自身的用户权限，根据不同的权限查阅不同的档案。 (3)建设档案信息门户网站 在档案信息化工程中，档案信息门户网站直接面向用户，向用户提供档案及其编研成果的查询结果。系统以文本、图像、音频、视频等方式展现，其中OA转入的文件以WORD、EXCEL等原始格式显示，扫描文件及文件流转单转换为PDF格式显示，音频、视频文件则实时在线播放。OA用户可以很方便地通过访问档案门户网站实现对公司各类档案资源的利用。 2.3.2功能需求 2.3.2.1功能要求 （1）档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。 （2）档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。 （3）档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。 （4）档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。 （5）档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。 2.3.2.2数据管理功能 （1）数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、储存、修改、删除等内容。 数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够进行灵活的数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。 （2）数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）》的规定。 （3）系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。 具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。 具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面（如A0）与精度（如200dpi）应满足用户的应用要求。 （4）各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用XML文档和PDF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF、格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。 确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。 2.3.2.3整理编目功能 （1）整