办公室管理制度探索.docVIP

文 件 制 / 修 订 记 录 制/修订日期 版本 页数 修订页次 修 订 记 录 200/08/17 A/0 8 制订部门 制 订 者 审 核 核 准 分 发 部 门 行政部 □董秘办 1 份 □行政中心 3 份 □总经办 1 份 □营销中心 5 份 □财务中心 1 份 □制造中心 8 份 □采控中心 1 份 □研发部 1 份 □广州市场部 1 份 □北京市场部 1 份 □上海市场部 1 份 一、目 的 为进一步规范办公室人员的工作秩序，创造优美的工作环境，提高工作效率促使办公秩序规范化，特制订本制度。 二、范 围 适用于公司全体员工 三、管理细则 3.1办公室礼仪 3.1.1办公室职员仪表应整洁、大方； 3.1.2办公室职员在与公司内外人员交流时，应随时注意微笑、有礼，不可与对方发生言语或肢体冲突； 3.1.3在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长新进人员到职时，向领用办公物品；人员离职时，必须向办理办公物品归还手续，未经认可的，其它部门不得为其办理离职手续各部门电话与传真的使用由该部门或指定人员负责。各部办公电话人拨打国际长途，168等特殊收费电话属违纪行为，不仅电话费由承担，还应视情节严重给当事人。传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发公司传真机应随时处地开机接由状态。 3.6.2.1拟稿：按照各部门谁主管，谁拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办。稿件需填写公司统一的发文稿纸作面页,按规定要求拟稿。 3.6.2.2核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政中心审核，从公文规格、内容上把关。 3.6.2.3签发：以公司名义对外的发文，由公司行政中心相关领导签发。 3.6.2.4编号：由行政中心统一登记、编号、计算份数等。 3.6.2.5打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。 3.6.2.6盖章：由行政中心办公室助理办理有关盖章手续。 3.6.2.7分发：由办公室助理统一分发，原稿与正文1份（原件）存档。 3.6.3收文的处理 3.6.3.1拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的，由行政中心统一拆封，署名有关部门的，由部门拆封，由政府部门所发的文件，由行政中心拆封存档并复印给相关部门。 3.6.3.2登记：凡明确是公司收文的，不论以何种形式收到，都统一由行政中心登记、编号。 各部门收到的由部门登记、编号。 3.6.3.3拟办：行政中心根据公文内容、性质提出拟办意见。 3.6.3.4呈阅、呈批：根据拟办意见，需呈总经理批阅的由行政中心办公室助理呈送领导批示，需呈董事长批阅的由董事办相关人员呈送领导批示。 3.6.3.5交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。 3.6.3.6办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。 3.7档案管理 3.7.1目的：为加强档案资料的管理，充分发挥档案资料在公司业务开展中的作用，保守公司机密，保证各项事务的顺利进行，特制订本规定。 3.7.2文件资料归档范围和分类 3.7.2.1公文类：（行政中心管理） a.国家有关政策法规、上级或有关主管部门、单位的来文。 b.公司各项规章制度、各部门工作职责、岗位责任制。 c.公司及各部门年终工作总结、年度工作计划。 d.公司内部的请示及批复，其它文件资料。 3.7.2.2财务类（财务部管理） 会计档案，如月、年度计划、统计资料、计划报表、会计报表等。 3.7.2.3公司类：（行政中心管理） a.公司营业执照、代码证、资质证书、税务登记证和业务许可证等证件；公司章程、协