会议管理制度1会议管理制度1.doc

会议管理制度 拟制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 修订记录 日期 修订版本 修改描述 作者 2011-9-15 V1.0 初版发行  目录 1 目的 2 2 范围 2 3 定义 2 3.1 经理会议 2 3.2 总监会议 2 3.3 董事会会议 2 3.4 部门会议 2 3.5 临时会议 2 4 职责 2 4.1 会议召集人 3 4.2 参会人员 3 4.3 秘书 3 4.4 会议主持人 4 5 会议管理 4 5.1 会前准备 5 5.2 会议召开 5 5.3 会后管理 5 6 会议纪律管理 6 7 会议室管理 6 8 备注 6 9 附件 7 目的 为了规范会议管理，实现公司信息资源在各部门之间有效的传递，确保议定内容和事项得到有效落实，以提高公司的管理水平，特制定本制度。 范围 本制度适用于公司及各子公司的会议管理。 定义 经理会议 指由各部门经理每月召开的会议，主要为总结工作和相互沟通。 总监会议 指各总监每月召开的会议，主要对本月的市场业务情况进行总结并发布下月的工作安排。 董事会会议指董事会在职责范围内研究决策公司重大事项和紧急事项而召开的会议，由董事长主持召开，根据议题可请有关部门及相关人员列席。部门会议指部门内部召开的会议，具体由部门负责人负责召集和安排，主要为发现和解决问题会议的气氛会议主持应当按照会议的性质、传达的内容来定位会议的风格。会议主持需要适时地区分参会者的不同风格，控制会议的气氛。　　 控制会议时间、推动会议的进程有效地控制会议的时间。会议过程中，尽量不要拖延；发现会议或有一些拖延时，会议主持者应立即以最快的速度调整到正常的议程中。　 协调发言协调参会者的发言是会议主持者的另一项非常重要的工作，协调好参会者的发言，将整个会议引向一个良好的进程。包括充分调动参会者的积极性，让其主动、自觉地发言；或参会者积极性太高时，适当地把握会议的进程。 观察参会者的反应并给予及时的反馈　　 观察参会者的反应并给予一些及时的反馈有助于整个会议的顺利进行，同时还能很有成效地和参会者进行有效的沟通，从而高效率的会议　　 做讨论的总结　　 剔除小的、次要的问题，进行讨论的总结是会议主持者的职责保证会议的成果，引导会议的良性进展，而不至于使会议最终没有任何效果，在会议召开之前，必须确定参加会议的人员名单或者人员范围根据会议内容和参加者寄发会议通知会议通知的内容要全，会议结束，组织者可对各单位的出勤情况进行检查或抽查 会议记录人员做好会议记录，会议记录应完整、准确，字迹应清晰可辨。 参会人员在主持人的组织下围绕会议议题展开讨论，避免抛开议题进行无关议题内容的讨论。 会后管理 会议结束后，会议记录人员须在一个工作日内，整理会议记录，完成会议纪要。会议记录应于会议当日，会议纪要不迟于次日呈报会议主持人审核签名。会议纪要经会议召集领导审批后，方能进行公布执行或者发放到相关的部门。 所有的会议追踪事项都需跟进完成，并填写会议事项跟踪表，最后将追踪结果反馈到给相关的领导、部门。 会议纪要应进行编号和规范，按分级管理要求进行分放。对会议纪要进行存档和上报。 会议纪律管理 会议实行签到制度，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，，不请假又不按时到场者，并责令写出检讨。会人员入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置。不准在会场接打手机会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。会议内不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。每次会议之前，管理人员应进行电源检查配备饮用水、水果（必要时）等工作用后应及时清洗水杯和烟灰缸，打扫卫生，检查安全，锁好门、关好窗， 会议召集人： 会议地点： 会议纪录： 会议时间： 参会人员： 会议议题： 1. 2. 3. 会议资料： 注意事项： 会议实行签到制度，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，应及时作出请假说明原因，不请假又不按时到场者，进行通报并责令写出检讨。 参会人员应提前入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。 会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置。 不准在会场接打手机，如有需要可离开会议室接听。 会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。 会议内不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。 参会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。 不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。 附表2会议签到模