公司接待管理规定.doc

文 件 名 称 文 件 编 号 hajy-xz -05 生 效 日 期 15年 06月 01日 公司接待管理规定 版 次/页 次 第1版/共4页 受 控 状 态 受 控 1．0 目 的 为加强公司对外交流和开展业务合作，及时为来访者提供优质服务，充分展示公司良好的精神面貌，按照热情，节俭、对等的接待原则，规范公司对外接待工作，特制定本制度。 2 .0 适用范围 适用于来公司参观、访问、考察的客商和所有来宾。 3.0 管理职责 公司董事长、总经理、副总经理认为亲自接待的来宾以外，其余由办公室负责接待工作。 4.0 定 义 普通客人——与公司发生业务关系的一般人员(含应聘人员)。 重要客人——政府部门高级领导、重要客户、公司协作单位领导、外宾等为重要客人。 5.0 工作程序及接待层次 指引：客人来访时，办公室接待人员应引导客人到指定位置，及时奉上茶水。 要求：负责接待人员应主动、热情、大方、微笑接待客人； 通知：通知被访者，告知客人姓名、单位。如被访者不在，请示相关领导是否安排相关人员接待。 用餐：如来访客人需用餐，则由接待部门通知办公室安排用餐，具体标准参见用餐相关规定。 确认：客人离开，由接待部门在《来访信息记录表》上确认。 接待层次： A： 原则上招商类接待，县区级及以下，由分公司安排自行接待；市省级招商由分公司一名领导陪同，总公司领导亲自接待。 B：事关公司形象及重要外联活动，由总公司领导或安排人员接待。 6.0接待流程 6.1 提前预约好的客人，办公室确定客人的详细资料（如来访的目的、来访客人单位、姓名、人数等），提醒相关部门及人员做好接待准备工作。 6.2, 临时来访客人，公司前台先通知办公室主任，由办公室主任引见相关接待人员。 6.3 重要客人来访接待流程 6.3.1公司内部做好接待事前安排，根据接待方案，责任到人与各时间点。 6.3.2办公室根据客人人数，提前安排人或车辆到指定地点迎接。 6.3.3.做好宾客迎接牌。会议室安排茶点、水果、咖啡、毛巾、笔、纸、席卡（确定双方出席人员）、公司介绍资料以及灯光、空调的开启等设施、物品。 6.3.4开启公司大厅灯光、样品展览室、显示屏幕等接待设施。 6.3.5安排摄影人员。办公室指定摄影人员对整个访问过程实施摄影。 6.3.6如有需要，可以安排重要客人与公司领导留影、留念、题字（题字薄）。 6.3.7根据需要，宴请或带领来宾观光，公司相关领导陪同并派专车接送。 6.3.8客人离开公司，由相关领导或部门人员送行。 6.4 客人到访接待工作与事宜安排 6.4.1根据客人身份等级（如重要客户、政府重要官员及社会名流），公司领导及有关部门领导应主动在门口迎接并引进会议室。 6.4.2根据主宾位置安排入坐，接待人员倒茶添水。 6.4.3公司主持人致欢迎词后，幻灯片或DVD介绍公司情况；中、英文人员专场解释。 6.4.4请来访者提问，公司专人负责回答问题，专业人员提供相关资料。 6.4.5引领客人参观考察，专业人员陪同解释。 6.4.6参观结束。客人用餐、住宿、赠送礼品等行为按照相关标准执行。 6.5 用餐标准 6.5.1客人的用餐标准，餐费标准在60—80元/人，不含酒水。重要客人餐费标准在120—150元/人，不含酒水。特殊重要客人，视情况而定。 6.5.2陪同人员应引领客人到指定酒店就餐，具体费用报销时需二人以上人员签字认可，任何人陪同客人用餐需要有办公室及公司领导批准的接待申请单，否则视同无效。 6.6住宿标准 一般来访人员可以不用安排住宿，若安排，标准则为公司协议价标准间。重要客人住宿标准为三星级标准。特殊的高级别客人，住宿要求请示总经理后另行安排。 6.7纪念品标准 一般客人若要发放纪念品，金额控制在200-500元/人。重要客人，视情况而定。 6.8记录表单: 《接待申请单》 《来访信息登记表》 核 准 审 核 编 制 修订次数 01 02 修订日期 接 待 申 请 单 填单时间： 申请人 申请部门 陪同人员 接待地点 起止时间 年 月 日至 年 月 日 接待事由 简 述 就餐人数 人 就餐标准 元/人 住宿标准 高标间 标间 普标 礼品/礼金 经 办 人 部 门 经 理 分 管 副 总 总 经 理 ---------------------------------------------------------------------------------