出差及应酬管理办法.docx

出差及应酬管理办法第一条为加强公司员工出差及应酬费用的管理，特制定本办法。公司管理层有责任让员工了解公司的差旅政策、出差的商业目的，同时就是否需要出差做出良好的判断。他们将审核员工差旅费用的合理性、准确度，并且对那些合理必需的费用及时给予报销批准。员工应了解并遵循公司的差旅政策，以确保差旅及商业应酬费用的报销严格按照此政策进行。员工应尽量控制差旅及商业应酬的费用、准确地填写费用报告并附上相应的发票及时上交部门经理和部门总监批准。第二条员工出差依下列程序办理：出差前应提前5天提出出差申请，并填写“出差申请单”。所有差旅活动都应严格基于商务或工作的需求，并事先得到批准。无论是国内还是国外出差，员工都应事先得到其部门经理及部门总监的书面批准。行政部门只有在看到相关的书面批准后才会购票。公司会尽可能购买低于6折的机票，如因出差申请未按规定时间申请，造成公司购票时间紧迫，无法购得折扣机票，员工应购买火车票、长途汽车票代替，员工出差需自行购买火车票、长途汽车票。出差员工可自行购买折扣飞机票，但须按以下流程操作： 1）须在购票前将相关信息告知行政，行政报管理层审核； 2）自行购买的折扣机票须个人先前垫付，返回后在每月20日前将登机牌及报销申请单据递交行政部走常规报销流程，若无登机牌等凭证则不予报销； 3）特殊情况报高层审批； 出差员工返回后在每月20日前提交报销费用时填写相关的出差旅费报销单，并将“出差申请表”递交给财务部，财务部审核出差旅费报销后，在下月发放工资和报销费用时核付此费用。出差员工若乘坐飞机，则返回后在每月20日前将登机牌递交行政部。第三条费用报表的填写：员工应将填写完毕的报表连同所有证明发票交给部门经理及总监批准。部门经理有责任审核各项报销的原因并监督其是否符合公司差旅、商业应酬、礼品赠予等各项政策。费用申报必须提供相应的证明发票或收据，若乘坐飞机还应递交登机牌。如无法提供证明发票、收据、登机牌，报销人必须书面详尽说明报销的事由，性质。如果理由充足、合理，将给予特殊批准，如果没有充分、合理的事由，公司将不予以报销。经部门经理及总监批准的费用报销表将由财务部根据公司的各项相关政策作审核。若费用报销表符合公司的各项政策并附有相符的各项证明发票、收据，财务部将按时给予报销。如有与政策不符之处,财务部有权要求员工提供附加的凭证文件或对费用报表中不合理的款项做相应的修正。第四条出差的审核决定权限如下：国内出差：由部门经理批准，再到部门总监审核。国外出差：由部门经理批准，再到部门总监审核，最后由总经理核准。特殊情况审批权归由总裁助理；第五条交通工具的选择：本公司员工出差乘坐交通工具，按如下标准据实报销：路程800公里以下一律乘坐火车、长途汽车，若火车只能购买二等座，如需火车上过夜，则可选择硬卧；员工可自行购买各类车票。路程800公里以上方可选择乘坐飞机，应尽早安排，提前5天提出出差申请，统一由公司行政购买打折机票，否则造成购票时间紧迫，无法购得折扣机票，公司将安排员工购买火车票、长途汽车票代替。如上所述情形，遇特殊情况需报总裁助理审批；第六条出差人员的住宿按如下标准执行（必须同时符合以下酒店星级和价格的标准）：一线市场：北京、上海、广州、深圳；（必需由公司行政部预订）职别酒店价格部门经理及以上级别四星800元/间/日以内Team Leader/主管三星600元/间/日以内普通员工经济型酒店400元/间/日以内二线市场：天津、重庆、成都、武汉、南京、杭州、沈阳等直辖市或部分省会城市；职别酒店价格部门经理及以上级别四星550元/间/日以内Team Leader/主管三星450元/间/日以内普通员工经济型酒店280元/间/日以内三线市场：青岛、苏州、无锡、温州、宁波、佛山、大连等部分副省级城市（包括计划单列市）或地级市；职别酒店价格部门经理及以上级别四星400元/间/日以内Team Leader/主管三星300元/间/日以内普通员工经济型酒店250元/间/日以内经理级别以下员工，同性同时同地区出差共住一间标房，住宿标准参照两人中级别较高的员工。由于特殊原因，酒店住宿标准需超出上述所述标准的，须事先征得部门总监及总裁助理的书面同意后方可预订。其余未按公司规定执行的部分则不予报销。员工出差且不能在当天返回出发城市的员工享有在适当的宾馆酒店住宿的权利。除非直接和业务有关，员工应避免选择套房、不必要的大房/豪华房、以及假日酒店/温泉度假村等。当员工离开工作的城市前往邻近城市进行商务活动，但车程在2-3小时之内的，公司将不负责其酒店住宿的费用，除非此项活动为紧急公务且得到公司各部门总监和总裁助理的事先批准。员工应通过其访问所在地的子/分公司或代表处来安排酒店住宿。如果员工所访问之处没有子/分公司或代表处，可自行安排或由公司本部或员工所属的子/分公司或代