[WI-FD-01V1.0费用报销单填写要求和规范.doc

序号 版本 修订内容 生效日期 备注 1 1.0 完善财务部工作流程，文件首次发行 2012.11.27 批 准 审 核 制 定 汪竹玲 日 期 日 期 日 期 2012.11.27 一、总则1、目的：为规范公司费用管理、使之流程规范化，控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。 范围：本制度适用于司全体人员本制度自总经理签批之日起实施。1、财务部：负责制订费用报销与付款的相应流程、制度、表格等并向员工；严格按照本制度的流程进行办理，对各部门不符合报销与付款申请不予受理。 负责公司所有费用及其必要附件的审核，对其真实性与合理性是否符合费用报销标准负责。对费用发生单据及附件存档，进行必要的标注，以便保持其持续性和可追溯性。各部门负责人：负责本部门员工费用报销的审核，审核内容包括：报销额度是否符合公司规定，报销是否报销范围，报销票据是否真实，报销行为是否属实等。负责本部门付款申请的审核，审核内容包括：付款原因的核实、付款数额的真实性、付款对象的真实与合理性、付款方式的合理性、付款的书面依据（如合同等）是否与《付款申请》一致。 全体员工：依照本制度进行费用报销和付款申请，可向公司提出合理化建议。总经理：负责公司所有费用发生的最终审批（总经理不在，可由其指定代理人审批，事后再由总经理补签）。：填写报销凭证字迹工整、金额不得涂改，相关内容填写完整。所附发票真实、合法，抬头正确。票据粘贴平整，票据分类粘贴并方向朝上。4、按费用所属各期间填写费用报销凭证，按不同项目填写差旅报销单。报销市内交通费需在车票背面写清时间、起止点、事宜。招待费报销需在报销凭证的备注栏写清时间、会餐人员、事宜，最好有会餐人员的签字。在超市购买物品，除提供正式发票外，还需附电脑小票，报销发票必须注明付款单位、品名、单价、数量，并且所采购物品应属于财务报销范围及预算内的物品。8、财务工作人员有权不真实、不合法的报销凭证不予受理，对记载不正确、不完整的报销凭证，予以退回，要求更正、补充。1、费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。 报销的原始发票必须是税务部门统一印制的正式发票并盖有税务机关发票监制章或财政部门印制的收据，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；发票或收据记载的各项内容均不得涂改。确实无法取得，可以附录说明，但需写明原因，且金额不得超过100元。发票级次：增值税发票普通发票-正式收据。 3、发票内容应齐全：单位名称、经济业务内容、日期、品名（必须填写物品及办公用品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符，不得涂改、挖补，收款人应签字。4、对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门负责人签字确认,无委托部门负责人签字的,费用记入经办部门账。1、 日常费用类：支付各种费用：填写《费用报销单》，附正式发票；支付办公室租金：填写《付款通知单》，附〈物业管理缴费通知单〉和发票；支付差旅费：填写《差旅费报销单》，附车船票、机票、住宿清单及发票等讲师费用类：支付经费：填写《付款单》，附《合同》支付讲师差旅费：填《差旅费报销单》，附机票、车费等；支付讲师接待费：填《费用报销单》，附餐费清单、住宿清单、水果食品、汽车费用等票据，并且在票据的背面详细注明招待人数、时间等实际情况。体活动经费类：填《费用报销单》，附《旅游活动计划书》、车船票、住宿发票餐票、门票和其他发票；以上所有成本费用支出财务在审核时原则上要求一律提供发票，并要求报销人与经办人在填写相关费用及付款申请时在备注栏注明费用类别。如特殊情况提供不了发票，只能用收据或白条代替时需有情况说明，经相关领导批准后方可报销，费用需另行填报： 审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹。审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符。 审核各项费用发生是否合理，有无虚报、多报。审核签批手续是否齐全。 若有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求其重新填写。 管理体系文件 费用报销操作规范 文件编号 WI-FD-01 页 次 第 4 页 共 5 页 文件版本 1.0 受控状态