[档案管理办法2003.docVIP

江苏邮通建设监理有限公司 档 案 管 理 规 定 档案是公司发展的历史见证，是企业文化的重要组成部分，具有极为重要的保存价值。为了进一步加强公司的档案管理工作，充分发挥档案在公司不断发展壮大中的作用，现根据国家有关法律法规和上级主管部门的要求，并结合公司的实际情况，制定本办法。 一、公司档案的范围 公司档案是公司在生产经营管理活动中所形成的具有利用和保存价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。 二、公司档案管理体系 1．公司档案管理实行统一领导分级分类管理的体系，在公司综合办公室的统一指导下，按照职能业务分工，由各部门（含分公司，下同）分别负责以下的档案管理职责。 1．1综合办公室负责公司行政、企业管理、人力资源、治安保卫、党群组织、后勤服务等方面档案的收集、立卷和归档工作。 1．2财务部负责公司公司财务会计档案的收集、立卷和归档工作。 1．3工程管理部负责公司经营业务、工程技术质量、计量、安全生产等方面档案的收集、立卷和归档工作，并负责管理公司档案室。 1．4各工程业务部门（分公司）负责本部门生产经营管理等方面形成的档案资料的收集、立卷和归档工作。 2．各部门的职能人员及各部门（项目监理部）指定的兼职档案人员，负责本职工作业务范围内或本部门（项目监理部）范围内的各类档案资料的收集、整理、立卷工作，并将保存期为长期的档案，按时上交集中存放在公司档案室。 3．各职能部门负责人对本部门的档案工作的真实性、完整性、系统性、及时性和保存的安全性等全面负责。 4．公司档案室是公司综合办公室、财务部、工程管理部等三个职能部门共同存放档案的场所。档案室为各职能部门设置专门的档案橱柜，并由专人负责管理。 三、公司档案的分类及保存期限 1．公司档案的分类及归档范围详见附件。 2．公司档案的保存期限根据文件的保存价值，分为长期、短期和一般三种。 2．1长期保存的档案主要是指反映公司发展沿革及历史；公司存续期间将产生作用或在可以预见的期限内，对公司的经营管理活动具有查考利用价值的重要文件和资料（此类文件简称长期档案）。长期保存的年限为15年以上。对需要永久追溯的重要文件和资料，存放15年后再另行确定追加年限。 2．2短期保存的档案主要指在短期内有一定作用或作必要追溯的一般性文件资料（此类文件简称短期档案）。短期保存的年限为3-15年。具体保存年限根据文件资料的类别确定。 2．3各部门在年度生产经营管理活动中，形成的一次性文件资料；上级部门安排的一次性任务的文件；其他单位联系工作的一次性函件等（此类文件简称一般文件资料），若对今后的工作没有利用价值或追溯作用的，不必立卷归档，由各部门经办人员在年终收集整理后保存，并在隔年内按程序销毁。 2．5各部门要会同综合办公室对本部门形成的文件资料，作出保存期限的原则分类，并使所属员工熟识运用。 四、公司档案的形成、收集、立卷、归档 1．档案形成要求 1．1生产经营管理活动中的各种长期档案和短期档案，应按照各类档案的规范要求形成，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红色墨水和复写纸等易褪色素墨水、蓝黑墨水材料书写。 1．2公司及各部门往来与上级及其他单位、部门的各种长期档案和短期档案，负责收发的部门应做好登记，相关部门应及时传递、承办和保存。并不得以传真件保存。 1．3生产经营管理活动的一般文件资料，按工作要求形成并保存。 1．4应用计算机形成的电子文档，应定期及时备份，确保文档安全。 1．5除纸质文字和电子文档外的其他载体档案资料，应妥善分类保管。 1．6员工应对本岗位形成的档案资料的真实性、完整性、系统性负责。 2．档案收集立卷要求。 2．1 各部门要指定熟悉档案工作知识，工作认真仔细的人员兼职部门档案员，负责指导和督促本部门人员按要求做好档案的收集、整理和移交工作。 2．2 相关人员平时应按照各类文件资料的形成规律和特点，及时处理、收集，分类整理，妥善保管，确保文件资料的齐全完整。 2．3每年的2-3月，相关人员应将上年形成的各类文件资料，按照各类档案立卷的要求，进行立卷并移交归档。对于重要的文件资料和工程监理资料，应在办结后及时归档。 2．4公司文件档案立卷方法一般按档案形成（管理）的部门、形成年份、档案类别和保管期限分别组卷成册。组卷成册的档案要有统一封面，并注明案卷题名、编制部门、编制人、编制时间及档案类别和保管期限；卷内要设文件目录，并编注页码。 2．5财务会计档案和建设工程项目监理资料按国家相关规定立卷。 2．6 照片及声像档案采用适宜的方法立卷。 3．档案保管 公司档案实行集中存放，分类保管。 3．1公司设档案室，设置供各部门使用的独立档案柜，集中保管公司的各类档案。档案室对各部门档案的集中保存负安全责任。 3．2综合办公室、财务部和工程管理部分别负责管理集中保存在