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总台接待内容概要 转接电话 1．电话铃响时，先拿起话筒按“ANS”键后说：“上海**，您好。” 2．按对方要求拨分机号码 （1）如在显视屏上未出现“BSY”字样，直接按“RLS”键，将电话转过去。 （2）如在显示屏上出现“BSY”字样，按“CANCL”键，取消原先的电话号码，告知对方“电话占线”。视实际情况而定，可以请对方稍后再打来，如果对方愿意等待，按“HOLD”键，过一会儿后，在重复以上步骤，进行电话转接。 3．有时电话转进办公室会出现没有人接听的现象，这时“LOOP” 下面一行的红会不停地闪烁并伴有铃声，这时就按红灯闪烁的键。 （1）告知对方 “电话没有人接听，是否可以过一会儿再打来”，对方认可以后，按“CANCL”键挂掉电话。 （2）如邻近有别的电话，可以将电话转到比较近的地方。 4．拨内线，按“LOOP”下面一行的任一键后，直接拨分机号码，如出现“BSY”，表示电话占线，过一会儿再打。 5．拨外线，按“LOOP”下面一行的任一键后，先拨“9”，听到拨号音再拨电话号码。 6．拨日本专线，按“LOOP”下面一行的任一键后，直接拨专线号码。 7．公司内3至5楼的电话只能打内线，不能打外线。如果这几个楼层的员工因公事而需打外线，可以帮助他们转接，首先听到拨号音后，直接拨电话号码，待接通后，告知对方“我们这里是上海京瓷，电话请不要挂”。显示屏上的电话号码消失，拨公司的分机号码，如未出现“BSY”字样，按“RLS”键，将电话转过去。 8．下班时，要将电话专至门卫，程序如下: （1）按“LOOP1”上面的键。 按“LOOP3”上面的键。 按“ANS”键。 按“RLS”键。 显示屏上出现“ACTIVE/NIGHT”字样，表示电话已处于夜晚状态，已转至门卫。 9．早晨开完晨会，1人做清扫，1人马上将电话从门卫转上来。 （1）按“LOOP1”上面的键。 （2）按“LOOP2”上面的键。 （3）按“ANS”键。 （4）按“RLS”键。 （5）显示屏上的“ACTIVE/NIGHT”字样消失后，表示电话已转上来。 10．有时会接到一些电话找总经理或副总经理，要判断这些电话是否应该转过去。 （1）当对方是“藤田公司”、“三和银行”、 “东京海上火灾保险”等，经常与总经理联系的公司的电话，可以直接转过去。 （2）当对方是“仪电控股”方面的公司，电话可以直接转给吴副总。 （3）对于一些自己不清楚的单位打来的电话，可以转到总经理秘书金文那里去，请她转告。 （4）如金文有事出去的话，可以将对方的公司和姓名记录下来，打电话问一下总经理或副总经理是否接听，如说可以接听就把电话转过去，如说不可以，就以此比较婉转的方式拒绝。 11．如接到一些电话是推销产品或找采购科的,对方又不能说出公司人员的姓名，这类电话一般不直接转进去。 可以请对方将有关产品的介绍和报价以传真或有机的方式给采购科人员，请对方附上联络的方式，如果我们公司需要这方面的产品，会直接与之联系。 （1）如果对方询问采购科的负责人的姓名，不能告知对方。 （2）如对方坚持要将电话转过去，可以记下单位和姓名，打电话告知资财科的人员，问一下是否要接听。如表示可以，就将电话转过去。如果表示不可以，就按上述（1）的方式处理。 12．公司的总机一般用于转接电话，如果客人要打外线，可以请她到会议室或门卫去打，在电话号码前加“9”即可。 (二)接待来访客人 1．当客人来访时，应起立示意。 （1）是中国人的话，就说：“您好，请问找那位？” （2）是日本人的话，就说：“いらっしゃいませい”、“ぉ早ございます”或“今日は”。（视实际情况而定） 2．问清对方的单位和姓名，以及是否预约。 （1）如果与公司人员预约过的，就打电话通知。 （2）如果与公司人员没有预约过的，也打电话问一下，如公司人员表示有空可以出来，就请客人在一旁稍等一下。如公司人员说没空，下次要打电话预约好再来。 3．如已预定了会议室，就直接请客人进入会议室等候，问一下“喝茶还是咖啡”，然后按要求送上茶或咖啡。 4．如未预定会议室，请客人稍等一下，待公司人员出来后再做安排。 5．送茶或咖啡时，应注意进入会议室前，需轻轻地敲2下门后进入，先上客人这一边，依次为中间，里面，靠门这一边，然后再是我们公司这一边。送完茶水后，面对着客人退着走到门口，轻轻地关上门。 6．客人走后，要及时将会议室的杯子收出，并擦干净桌面。 7．总经理的客人如没有特别的要求，一律送茶。 8．当客人离去时，也应起立示意。 (三)邮件收发工作 1．发信 （1）门卫每天把报纸拿来之后，按照邮件收发记录本确认一下，再签字。 （2）按照信件上的内容发送到各个部门 2．寄国内平信、挂号信、EMS、包裹和印刷品。 （1）寄平信，登记在邮费登记表上。 （2）寄国内挂号信，再所寄挂号信的右上方贴挂号号码，然后在