档案工作信息化与文书立卷改革PPT.ppt

档案工作信息化与文书立卷改革 第一章 档案信息化建设的形势与主要任务 一、信息化发展对档案部门的影响 信息化发展对档案部门的影响 —信息爆炸，电子信息成为当今社会信息的主体 信息化发展对档案部门的影响 —信息化发展对档案部门的影响 第一章 档案信息化建设的形势与主要任务 一、信息化发展对档案部门的影响 档案利用信息化建设 —档案利用信息化建设包含的内容 数字档案馆的含义 完整接收应归档的电子文件，将现有的馆藏档案数字化，实现档案信息的接收、传递、利用的网络化，档案信息资源共享程度高。 档案信息化建设的发展局势 ◇从目录管理向全文管理发展 ◇从对档案的管理向综合管理发展 ◇从单机管理向网络管理发展 ◇从定时的静态管理向全天候的动态管理发展 第二章 立卷改革 一、立卷改革的意义： 立卷改革的意义 ◇缓解档案工作压力，节省财力物力，更好地为机关各项工作服务。 ◇便于档案馆控制档案进馆质量，有利于档案馆向社会开放，更好地完成收集、保管、利用职能服务。 ◇促进档案管理的现代化，实现文档管理一体化。 ◇初步实现电子文件向电子档案的的转化。 第二章 立卷改革 一、立卷改革的意义 立卷改革的特点 “简化整理，深化检索”为宗旨，改革传统立卷方法，推行文件级整理。整理 手段简便，档案的管理和利用以计算机为主，兼顾手工方式。 整理方法实现了以下转变： ◇保管单位：案卷→件 ◇分类方法：以问题为主，兼顾其他特点→只分年度、保管期限、（机构或问题） ◇装订：三孔一线法→运用多种材料和方法 ◇编制目录：案卷、卷内两级目录→归档文件目录 ◇编码：顺序号→件号； 页号→页数 ◇保管：卷皮、卷盒→档案盒 ◇封面编目：填写案卷题名、封面→填档案盒脊 第二章 立卷改革 一、立卷改革的意义 什么是归档文件 指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 ▲鉴定工作 1、? 价值鉴定。鉴定原则：“唯我为中心”。 参照《指南》P40《归档和不归档范围》一节和P198《机 关文件材料归档和不归范围》，制定本机关的《归档和 不归档范围》 2、? 保管期限鉴定。鉴定原则：“以用为纲”。 参照《指南》P47《档案保管期限》一节，和P193《文书 档案保管期限表》，制定本机关的《档案保管期限表》 归档文件整理方法 包括：分类、装订、排列、编号、编目、装盒。 1、? 确定“件”为整理单位。 2、? 分类。采用年度——保管期限来分。 3、? 装订。一般用缝纫线装。 4、? 排列。指归档文件的排列；适当顾及“事由原则”。一般 来说，同一事由的相关文件要排列在一起，但要 注意把握好“度”，不要等同于传统方法中的分类 排列法。不同事由的归档文件不必要多考虑，尽 量依靠计算机管理。 归档文件整理方法 5、编目和编号。由档案管理软件进行编制时，其两者包括的 项目，应该在计算机输入时同步完成。 ▲编目：编制“归档文件目录”。一般在计算机上完成。主要包 括：件号(由计算机自动生成)、责任者、文号、题名 日期、页数、备注。 ▲编号：归档章形式，盖在文件上方空白处。包括：全宗号、 年度、保管期限、件号 ? ? 归档文件整理方法 6、? 装盒： ◇把档案实体按不同的年度、保管期限、（机构或问题）装 入档案盒内，排列顺序必须和归档文件的件号一一对应。 ◇填写封面和盒脊（P146-147），注意盒号不填 ◇放置盒内备考表。（P150） 7、归档文件目录单独装订成册。 按年度——保管期限分别装订，一般每年三册。（P134-135） * * —信息技术的进步，使得信息开发水平得到空前提高 —电子政务迅速发展 我国的政府信息化建设思路： 机关内部办公自动化（OA）→管理部门的电子化工程（金字工程）→全面的政府上网工程（1999年起） ◇管理对象数字化 ◇管理方法自动化 ◇管理利用网络化 管理对象的数字化，势必带来管理方法的变革，这就是信息化管理。所谓档案信息化管理，就是在档