[003印鉴与证照管理制度.docVIP

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[003印鉴与证照管理制度

文件编号:KJV-XZ-1409-003 温州科嘉阀门有限公司 审核 批准 页 数: 4 页 印鉴/证照 管理制度 实施日期:2014年9月1日 参与编制: 一、印章使用管理规定 1.1、根据公司不同业务的工作需要,公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害,杜绝失误发生,特规定如下印章使用办法。 1.2、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请,公司领导批准后,由总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续,填写《印章管理登记表》,备案并留好印章样图。 1.3、总经理通过授权赋予一些部门对其部门(专业、印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章,指定专人保管。各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 1.4、印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用,所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。 1.5、公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表: 序号 印章名称 使用范围 保管范围 使用审批人 使用规定 备注 1 公章 公司对外所有正式文件, 对内通知等正式行文 总经办 总经理 或授权人 2 财务 专用章 公司正式财务文件、报告、证明、票据等 财务 会计部 财务会计部经理 财务报表使用时,由财务会计部经理审批,除支票用印按照《财务管理制度》相关规定外,其余均由主管副总经理核准 3 合同 专用章 公司各类合同 总经办 参见合同管理规定 参见《合同管理规定》 财务合同需总经理核准 4 法定代表人印(支票、 支票 财务 会计部 见《财务制度》有关规定 见《财务制度》有关规定 5 法定代表人印(除支票外、 公司正式的合同,财务报表文件、票据 总经办 总经理或授权人 《合同管理规定》 6 办公室章 公司物品进出证明 公司人事证明 员工聘用、解聘等各类通知 工资发放,调整通知 对口单位函件往来 行政 管理部 行政人事部经理 重大事项与外单位人员出具证明,需总经理审批 1.6、当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时,应及时办理交接手续,填写“印章管理登记表”。 1.7印章的使用 1.7.1、每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用审批单》,并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内,审批通过后通知印章保管人员后,方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。 1.7.2、公司印章原则不允许携带外出,如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请,并经总经理批准签字后方可借走,借用时须填写《印章使用审批单》,并必须两人以上一起办理借用手续,在借用登记表上签字。原则上,借出的印章当天归还,不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。 1.7.3、员工如需要公司出具有关证明,本人应先提出书面申请,部门负责人审核,总经办签字后方可盖章。 1.8、责任 1.8.1、印章使用责任人(签字人、对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章,印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章,一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。 1.8.2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失,则追究责任人相应的行政、经济责任,给予严厉的处分,并赔偿所发生的一切费用。 二、证照管理制度 2.1、公司证照由总经办指定专人统一管理。 2.2、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。 如:营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、经营许可证等等。 2.3、证照的使用包括借用、复印等。 2.4、证照使用必须填写《证照使用申请单》。 2.5、证照借用程序: 借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理审核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后,应在时限内归还证照保理人。 2.6、证照复印程序: 借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理核准→办理借用手续→归还 如证照复印件未使用,应立即退还证照保管人。 2.7、如需使用原件,则须总经理核准。 2.8证照复印件必须加盖“再复印无效章”。 2.9、证照保管人必须做出登记,认真填写《证照使用登记表》。 三、证明函管理制度 3.1、证明函的范围包括:介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。 3.2、公司证明函由总经办指定专人统一管理。 3.3、使用证明函必须填写《证明函使用申请单》,经部门经理核准后方可。 3.4、法定代表人证明书、授权委托书须经主管副总经理核准。 3.5、使用证明函必须做好登记,填写《证明函使用登记表》。 3.6、严禁开出空白证明函或外借证明函。 3.7证明函开出后,使用人应妥

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