[ch8-1Excel数据库与数据库函数.docVIP

8.1 Excel数据库简介 8.1.1 Excel数据库概述 Excel提供了一种极其简易的数据库管理功能，运用它可以进行简单的数据的组织管理工作，如在工作表中输入一个单位的财务数据或人事档案，并对这些数据进行排序、筛选、分类、汇总、查询等操作。 但是，Excel并不能取代真正意义上的数据库系统，也不能用于建立较为复杂的数据库信息系统。在数据量很大，数据的种类较多，数据的关系比较复杂时，用户用它来建立数据库管理信息系统时，很难处理好数据之间的各种关系。 但这并不表示不能用Excel进行企业的数据管理，毕竟，复杂的大型数据库信息系统是较少数的。在数据量不大（一个工作表最多65 536行），数据种类不多，企业规模不大时，用Excel进行数据的组织和管理工作会给我们的工作带来许多方便，简化我们的工作，提高工作效率。 同专业数据库系统相比较，Excel操作简单，数据的表示非常直观，与我们平常工作中所见的表格没有什么两样，任何人只需通过简单的学习就会使用，不像数据库系统要经过专业的学习才会运用。而且，Excel具有相当强大的数据计算功能，提供了许多有用的函数和数据分析工具，如财务函数、统计函数、图表分析等，这些功能恰好是某些专业数据库系统较弱的地方。用户用它进行小单位的财务管理，财务分析，资产管理等非常方便。例如，人们可以直接调用Excel的财务函数进行投资分析、资产折旧、债券分析、工资计算等。 8.1.2 认识Excel数据库 在Excel中，一个数据库是一张特殊的工作表，这种工作表和数据清单相似，有关数据清单的内容在第5章已有较为详细的讨论，请读者参考。图8.1就是一个Excel数据库，实际它也是一个数据清单。 图8.1 数据库示例 如图8.1所示的Excel数据库具有以下特征： （1）数据库是一个数据区域，该区域的首行是一些描述性的词组，它能够表明相应列的数据性质及数据类型。在数据库中，这一行称为数据库的结构名，每一列的第一行称为属性或列标，也称为字段。 例如，在图8.1中，数据库是从第6行开始的数据区域。第6行中的“姓名”、“公医号”、“类别”、“工龄”、“门自付金额”、“门实报金额”都是字段。 同一字段的取值（即Excel数据库的相同列）类型相同。例如，在“姓名”字段列中的每一个单元格内都应该是字符，而不应是数值型数据。遗憾的是，Excel并不进行数据的强制性检查，就算在“姓名”列的某个单元格中输入数值，它也不会报错，这就只有靠用户的正确输入来保证数据的正确性。这是Excel数据库与其他专业数据库管理系统的一个很大的区别。 （2）数据库中的每一行称为一个记录，一个记录代表一个客观事物的各种数据特征。在如图8.1所示的数据库中，每一行表示同一个职工的各种数据，如第7行就表示了一个职工的各项数据，姓名为彭波、公医号为2153…… （3）在多数情况下，数据库中应该有一个条件区域，条件区域可用作数据库函数的参数。例如，数据的筛选、查询等数据库函数就需要一个条件区域。在图8.1中，A1:F2就是一个条件区域。 在Excel中，用户可以很容易地将数据清单用作数据库。在执行数据库操作时，Excel 会自动将数据清单视作数据库，这时，数据清单中的列是数据库中的字段。数据清单中的列标志是数据库中的字段名称。数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。 同一个正规的数据库系统相比，Excel的数据库具有一些局限性： 一个Excel工作表只有65 536行，256列，对于一般的表格而言，它已经非常大了，但对于一个大型数据库而言，60 000多条记录就太少了。 不具备数据的完整性检查，需要用户自己考虑设置数据的有效性和正确性。 占用的存储空间比真正的数据库管理系统要多。因为Excel的数据库中除了存放数据之外，还要存放工作表的格式，各单元格中的公式，甚至图形等内容。 在建立和使用数据库时，用户还应注意以下问题：① 避免在一个工作表中建立多个数据库。因为在一个工作表中建立多个数据库不便于数据库的各种操作。② 数据库所占的单元格区域与其他数据之间至少要留出一个空行或空列，这样才不会导致数据混淆。③ 不能在数据库的各记录之间或各字段列之间放置空行或空列，因为空行或空列会把一个数据库一分为二。④ 数据库区域中的每个列都应该有一个列标题，这个列标题就是字段名。⑤ 条件区域最好不要放在数据库的数据区域下方。因为用记录单添加数据时，Excel会在原数据库的下边添加数据记录，如果数据库的下边非空，就不能利用记录单添加数据。 8.2 数据库函数 8.2.1 D函数概述 Execl提供了12个工作表函数用于数据清单或数据库中的数据分析，这些函数统称D函数，每个D函数都有3个相同的参数：database，field，criteria。这些参数都与数据库的