信函及公文礼仪解析.ppt

信函及公文礼仪 一、业务书信的组成成分(A) 1.信头：（Letter head） 包括公司名称、象征、案徽、标识语句、电话号码、 电传号码、传真号码及以经营业务范围等。 2.参考编号：（Reference Number）为便于归档， 可按部门、产品或客户加以分类。 3.日期：（Date）“11 June ,2001”或：“June 11,2001”。 4.封内地址：（Inside Address）应同信封的写法完全一样。 5.称呼：（salutation） 常用称呼列表： Dear Sirs（英式） Gentleman（美式） Dear sir or Madam 给公司 Dear sir 给一位不知姓名的男士 Dear Madam 给一位不知姓名的女士 Dear Mr. Smith 给一位男士 Dear Mrs.Smith 给一位女士 Dear Miss Smith 给一位未婚女士 Dear Ms.Smith 给一位不知婚否或要求如此称呼的女士 Dear John 给一位朋友或很熟悉的人 ? 业务书信的组成成分(B) 6.标题（Subject line） 简要说明信的内容，全部大写或起首字母大写，底部划线引起对方注意， 便于业务处理。 7.信的正文：（Body of the leter） ①开头 说明为什么写此信。 ②主要内容。 ③将来的打算和行动。 ④结束语。 8.结尾礼词：（Complementary Close） 9.签名：（Signnature） 10.识别记号：（Identification mark） 执笔人或打字员姓名的第一个字母组成，以示负责或必要时查考， 执笔人写左侧，打字员写右侧，如EK/SM。 11.附件：（Enclosures） 目录册、价格单等。 12.抄送：（Carbon copy 或 ec） 此符号表明要将此信抄送给另外的人，打在附件下方。 13.附笔：（post cript） 业务书信中用于强调。 如：附笔：请立刻寄上报价单。（希望很快再见面） 14.第二页：（continuation Page） 第一页不够，加页。信纸尺寸、颜色与第一页相同，但不带信头。 二、如何折叠、插入信纸 折叠信封这样的小事，有时也会影响一个公司的形象。正确的折叠可以使信纸正好放进信封，收信人可以很方便地取出，而且信纸打开后看上去很整齐，通常折叠的方法有两折法和三折法。 1.两折法： 2.三折法： 3.卡片、便条类： 若是卡片、便条之类形比较方的东西，把信件的正面朝向信封的背面插入，这样一打开信封就能读到内容。 ? 三、书写业务书信的基本原则 1.清楚（dear） ①句子短 ②前后连贯 ③避免商业陈词 2.简洁（concise） 3.完整（complete） 4.礼貌（courteous） 业务书信的礼貌（courteous） 礼貌是一种内心的态度，不仅仅停留在使用礼貌的词句上，它还表现在对收信人的理解、体谅上。这种礼貌的品质能使我们拒绝做某事而仍然与对方保持友谊，不扼杀今后继续做生意的希望。礼貌的体现之一是及时回信，这一点很重要。最好收到信当天就回信，如不能马上作答，也应写信解释原因，这样有助于建立起信任和友谊。礼貌的体现之二是信的调子要正确，像说话的语气语调一样，书信也要有正确的语调，忽视这一点，信就有可能显得粗鲁、笨拙、草率、甚至还会冒犯收信人。 任何语法、标点、拼写的错误都会给人带来坏印象，所以，签暑一封信前，最好认真想一下这封信： ①是否清楚易懂； ②是否自然真诚； ③语调是否正确； ④信息、内容是否完整； ⑤细节是否精确无误； ⑥是否简洁、有礼貌; ⑦是否有语法、标点、拼写错误；