[资料室管理规定.docVIP

 CHB-I-LSS-0022/CN Page 2/3 1 Process流程 无 2.0Comments注释 Step 1 各部门应该按照资料管理清单上的内容定期收集记录并存档。存档记录需要有卷内目录，否则资料员有权拒收记录存档。 Step 2 存档时需要办理〈文件和资料移交清单〉，要求移交人和接收人核实记录并签字。 Step 3 资料员需要把存档的记录按类别登记在〈档案目录〉上，并在资料上加盖资料室管理印章，填写编号并分类存放，分类按〈记录保存〉程序执行。在档案目录上标明存放位置。 Step 4 公司机密文件借阅执行〈分类和机密性〉文件，资料只有一份时只允许在资料室查阅。借阅人员禁止借阅和本职工作无关的资料。需要借阅时，非公司机密文件经资料员同意即可借阅，填写〈借阅登记簿〉；资料最多借阅期限为一周，借阅人按指定期限归还文件，到期不还的，由资料员追回并需要对借出资料核对 。 Step 5 体系文件更改由文件编写人进行电子文件更改并填写修改记录，在文件中更改部分应用红色字体，第二次更改前把第一次更改的字体变成黑色，新更改的部分应用红色字体，然后将更改后的文件，发给质量体系工程师，质量体系工程师更改网络上的电子文件，由资料管理员负责按原发放路线把旧文件的收回，然后发放新的文件。发放按各部门编写的发放矩阵发放，并填写〈文件发放回收记录〉。如果文件换版，需要收回原作废文件,作废文件统一由资料员处理。 Step 6 受控文件、作废文件、参考文件标识〈按中国区文件控制〉执行。 Step 7 公司资料员负责每年年底组织各部门进行文件有效性评审（包括外来文件），填写《文件有效性评审表》，并公布文件最新更改状态。 Step8 根据文件的编制人的决定资料是否作废，文件的编制人需要通知资料员是否需要参考留用。资料作废后资料员需要填写〈失效文件汇总表〉，资料销毁需要填写〈文件销毁清单〉，资料销毁需要将资料撕毁A4纸不少于三块。 CHB-I-LSS-0022/CN Page3/3 Step9 文件保存期限可根据〈记录保存〉程序执行。 Step10 各部门负责对公司所采用的国际、国家等相关标准信息的查询；HSE协调员负责公司适用的环境、健康与安全相关的法律法规、标准信息查询，保证公司使用的标准是最新状态。 Step11 文件更改部门负责在电子文件上进行更改，并将更改后的电子文件发送给资料员，资料员负责替换网上电子文件，并留存原文件。 Step12 资料员应保证归档资料保存在干爽无潮、防水防火、无尘等适宜环境中，便于检索。确保不损坏、变质和丢失，并便于存取查阅。 3.0Key Performance Indicators(KPIs)主要性能的指标 无 4.0Records/Logs记录和日志 CHN-LS-QUA-P-0001F2文件发放回收记录 CHB-F-LSS-0013/CN档案目录 CHB-F-LSS-0014/CN借阅登记簿 CHB-F-LSS-0017/CN文件有效性评审表 CHN-LS-QUA-P-0001F3失效文件汇总表 CHB-F-LSS-0018/CN文件销毁清单 5.0Key Terms and Definition关键术语和定义 无 REVISE DATE 修改日期 CODE 页码 REVISE CONTENT SUMMARIZE 修改条款/修改内容概述 REVISE RESPONSIBILITY 修改负责人 REMARK 备 注 Leadership 领导力 Strategy and plan战略计划 Policy Deployment 政策部署 Control andFinance 财务及控制 Legal,Tax and Insurance法律，税务及保险 Security and Administration安全管理 Quality andHSE质量/安全/环境/健康 Communication沟通 Leadership 领导力 Strategy and plan战略计划 Policy Deployment 政策部署 Control andFinance 财务及控制 Legal,Tax and Insurance法律，税务及保险 Se