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石油化工工程质量监督资料档案管理办法 总则 为进一步加强石油化工工程质量监督机构的资料、档案管理工作，确保石油化工工程质量监督档案的完整、准确、系统和安全，更好地促进工程质量监督工作，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、建设部《建设工程质量监督机构和人员考核管理办法》（建质[2007]184号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》（DA/T28-2002）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和《中国石油化工集团公司档案管理办法（试行）》（中国石化厅[2001]54号）的有关规定，结合《石油化工工程质量监督工作程序》（2008版）的有关要求制定本管理办法。 本办法所称的监督资料是指石油化工工程质量监督总站（以下简称总站）及其分站、监督组（以下统称“监督机构”）对项目建设过程实施监督所形成的工作资料。包括： 开展工程质量监督工作的启动文件、策划文件及相关资料； 实施监督过程中形成的指令性文件、证据性记录和资料； 相关责任主体在建设过程中报送的需要监督机构留存审查和核验的资料； 其他相关的文件、资料、记录、图片、实物等。 本办法所称的工程质量监督档案（以下简称监督档案）是指由总站及其分站建立并进行保存管理的在建设项目实施监督过程中所形成的需要纳入档案管理的监督资料。 监督档案具体内容见附件一。 凡由石油化工工程质量监督机构实施监督的石化工程，适用本办法。国家或地方有关部门另有要求的，可根据要求进行相应的补充或调整。 监督资料、监督档案形成过程的管理 2.1 档案/资料的信息载体形式包括： （1） 纸件：以纸质材料作为记录工程质量信息的载体。通常有印刷件、手写件、印刷与手写结合件等。 电子版件：以不同格式的电子文档记录、储存工程质量信息的载体。通常有Word、Excel、Powerpoint、pdf等格式。 声像资料：以磁带、磁盘等作为记录、储存工程质量信息录音、录像资料的载体。通常有原始录音、录像和整理编辑后的录音、录像等。 图片资料：以照相材料作为记录工程质量信息的载体。通常有照片、照相底片等。 实物：以与工程有关的实物及对其包含的相关质量信息进行标识与配套说明的资料作为保存、证明工程质量信息的载体。 2.2 监督资料、监督档案的形成过程及其管理具体是指： （1）产生过程：用适宜的信息载体以文字、图表、声像、电子数据、实物证据等方式如实记录工程质量监督活动或与活动直接有关的事件及收集相关资料的过程； （2）整理过程：在基于保证真实性的前提下，对记录活动或事件的各类载体进行合理剪辑，对记录的活动或事件及收集的相关资料从资料管理和档案保存要求的角度进行筛选、归类、排序、编目的过程； （3）审查确认过程：对整理完毕的各类监督档案进行审查、确认的过程；对未纳入档案管理的监督资料按资料管理要求进行审查确认的过程。 2.3 监督资料、监督档案的形成过程实行监督组长负责制： （1）工程建设项目监督组组长是监督资料、监督档案形成过程的第一责任人。 （2）受理后的监督申报资料及“监督申报表”在项目建设期间由监督申报受理部门保管，并适时告知监督组长；监督组长根据需要进行调阅或复印；在项目完成中交后，由监督申报受理部门向监督组长移交，监督组长负责整理归档。 （3）监督组应设专职或兼职档案、资料管理员，负责监督资料、监督档案形成过程的具体管理工作。 2.4 监督组应根据本办法结合监督项目的监督资料、监督档案管理的需要，制定所监项目监督资料、档案形成过程的管理制度或计划： （1）、明确监督组成员在监督资料、监督档案产生过程、整理过程、审查确认过程中各自的工作责任和工作成果要求； （2）、明确监督资料、监督档案形成过程的运作程序和成果流转传递的控制要求； （3）、建立项目监督资料、监督档案分类编号体系。 2.5 根据监督资料、监督档案分类编号体系要求，将不同类别的资料、档案按项目、专业（大的项目可以按单项工程、专业）的先后顺序进行分类管理，做好标识，并应及时建立相应监督资料、监督档案的管理目录、台帐。 2.6 凡需要归档的文件资料，都应做到字迹工整、图样清晰，纸质文件的签字盖章手续完备。 为有利于长久保存，手写内容须使用蓝黑、碳素墨水或墨汁等耐久性好的书写材料，纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张（一般用纸规格为A4，有特殊用途或要求的除外）。其内容必须真实、准确，与实际相符合。 2.7 归档的文件资料必须经过分类整理，并根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中“5.3 案卷编目”中的相关要求，进行卷内目录、卷内备考表及案卷封面的编制，组成案卷。 监督档案的总封面及目录样式见附件二。 监督档案案卷封面及卷内目录样式见附件三。 2.8 各类监督资料、