外贸部工作流程外贸工作流程.doc

交易的磋商：交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。在这四个环节中我们应该做到： 1）做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户基本信息, 处于供应链中的位置, 年采购能力, 销售区域等; 以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够生产)，记录并存档。 2）以统一的格式对外报价（见附件）。所有的报价单由各区业务员整理，经区域及副总经理确认后方可对外统一报价；特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可对外报价。 3）做询盘的回复时，原则上，在24小时内给予客户答复；特殊情况需要商量的，在24小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们会在什么时间内给予回复。 4）在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等。 5）形式发票编号规则： 公司代码（SN）+年份+报检日期+排柜顺序。如：SN1，其中SN为公司简写，2010代表2010年，1010代表上报CIQ报检的日期，01代表当周出港柜子数量。 业务审核： 业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录。 对信息订单记录或评审表上的项目如实填写。 合同审批需附上客人的订单的COPY件及客人对产品的详细要求。 对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装箱尺寸、毛净重、交货期、产品的颜色要求、相关零部件要求、客户的特殊要求及付款方式进行审核。由业务员签字后交由部门负责人审批，并交至财务审批。 如订单金额较大；有佣金或折扣等条款的，要经总经理批准后执行。 明确生产要求：各业务员收按销售订单的要求将生产要求明确，在确定了具体船期并满足下列情况方可下达生产任务通知单。 L/C：通常在交货期之前一个月确认L/C已经收到，收到L/C后应由业务员和单证员分别审核信用证，检查是否存在错误，交货期是否接受，是否存在软条款，是否有特殊要求及其它问题，如有疑问，业务员应立即和客人联络，需要改证的请客人立即改证； 填写信用证审核记录表。 T/T：采用30%预付的客户，必须确认客人的订金已经收到。记录收款金额、时间及责任人。 D/P，D/A或后T/T：采用此种方式的客户，必须由部门负责人或总经理同意并签字确认。 业务员整合订单下达计划部，计划部将按照已评审的合同编制《生产任务通知单》。将编制好的《生产任务通知单》交由相关业务员及部门经理审核及复核。 车间生产： 每月上旬按订单产品类别数量制定下个月生产计划。 同客户确认下月计划产品明细、数量、出港日期等内容； 如不能如期生产，完成客户订单产品在同客户取得协商一致的情况下推迟或取消出港； 计划部应在生产部规定的时间内、调齐配备生产相应原辅材料，保证生产正常进行； 生产过程由品管、现场QC人员按照产品工艺、质量要求对产品生产实行监管监控。发现问题及时解决，确保产品质量、数量。 仓储部和统计部做好产品入库统计工作，将产品分门别类整理放置。 制备基本文件： 出港计划制定后，业务员制定将相关基本单据（包括Pro forma Invoice, Packing List）； 同客户确认，在交单过程中需要何种单据，并根据客户要求制定。 商检： 对于国家法定商检的商品，业务员在产品装车出货前一周将商检单证做好交给办证员，并督促办证员将商检及时办好。 办证员应了解国家政策、法规及与产品相关的进出口规则，定期宣传与讲解。 因公司委托报关行报关，不同的货代有不同的报关行，每个报关行对一些产品的HS编码的认识不尽相同，单证员在做单证时应先咨询相关的报关行，货物的HS编码是否正确。 每票货输入商检之前，办证员必须与相关部门或个人确认产品一致性，有必要的情况下，亲临现场指导。但必须要保证，所报货物与现行的法律法规、出入境检验检疫及产品本身的属性相吻合。 定期辅导与商检工作有关但对商检没有认识的人员。 确保商检操作系统正常运行，定期对商检系统进行维护。 备注： 1）为了准确有效地提供商检换证凭条，公司或外贸公司单证员必须将相应的商检资料于产品包装完成日期之前三至四天提供给办证员，以便办证员方便、快捷、顺利地办理商检； 2）提供后的单据要真实有效，不得随意更改； 3）商检换证凭条将于包装完成之后至少二天时间才能提供，请各业务员在核算交期时务必要考虑进去； 4）商检换证凭条的有效期为二个月，请业务、储运与船务把握有效时间。 租船订仓： 如果跟客人签定的合同是FOB?CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING?ORDER），通常在开船一周前拿到定仓纸如果是由卖方支付运费，应尽早向货运