[金算盘软件操作手册第九章数据的审核.docVIP

数据的审核 报表系统普遍存在的两大难题是如何保证报表的安全性和灵活性。东软金算盘电子表格中所提供的数据审核功能便是基于报表的安全性和灵活性而设计的。 阅读本章后，你将…… 知道如何对单元格数据进行审核； 了解如何对表内表间的勾稽关系进行审核。 第一节 单元格数据的审核 给复杂的报表纠错是一件很繁重的工作。例如在一张复杂的工作表中，常存在多级从属——引用关系，使得您很难弄清各单元数据的来龙去脉，但运用系统中的单元格审核功能，便可通过追踪从属和引用单元格，追踪出各链接单元格中的源数据。 操作提示： 1、打开工作簿，选择某一单元格或单元格区域； 2、选择“工具”菜单下的“审核”命令； 3、选择任一追踪功能来实现追踪； 或点击“审核栏”上的相应工具按钮，即可。 在对报表单元格进行审核前，我们首先需要了解引用单元格和从属单元格的概念。 什么是引用单格和从属单元格？ 定义：下面我们以一个例子来说明什么是引用单元格和从属单元格。 假设单元格B1的公式为“=A1+C1”，那么：·A1和C1是B1的引用单元格，它们被引用到B1单元格中；·B1是A1和C1的从属单元格，A1和C1从属于于B1单元格。 系统中，单元格的审核功能提供了从属与引用关系图形化的表示方法，使您可以非常清楚直观地了解各单元格的数据来源及其从属引用关系。 若现在存在A4=B2+B3的关系，我们以此为例，具体操作如下： 选择需要对其数据进行审核的单元格或区域，如例中的B2和B3； 打开“工具”菜单，点击选取“审核”子菜单项，系统弹出另一个子菜单如下图： 据实际情况选择任一追踪功能来实现追踪，其中： 追踪引用单元：点击它，即可用单箭头指向当前单元格数据的来源单元格； 追踪从属单元：点击它，即可用单箭头指向当前单元格数据被引用到的相关单元格； 追 踪 错 误：点击它，即可用单箭头指向单元格数据错误的来源单元格； 取消所有追踪箭头：点击它，即可取消所有标记了的引用或从属追踪箭头； 显示审核工具栏： 点击它，为其作上选标记如上图，您便可以在工具栏中看见审核工具栏如下图，否则系统便会隐藏审核工具栏。 其中工具按钮的功能如下： ：点击它，追踪选取单元格的引用单元格； ：点击它，取消选取单元格的追踪引用箭头； ：点击它，追踪选取单元格的从属单元格； ；点击它，取消选取单元格的追踪从属箭头； ：点击它，取消所有引用或从属的追踪箭头； ：点击它，追踪选取错误单元格出错的来源单元格； ：点击它，可调出“附注”对话框，为选取单元格添加附注，并在被添加附注的单元格右上方作上标记，如单元格：（相关“附注”的操作请参阅第六章 第一节 第6点）； 选择“追踪引用单元”或点击“”，将出现追踪引用标记，如下图： 点击取消追踪引用单元箭头按钮“”，则上图中的引用标记将取消； 若选取单元格A4，选择“追踪从属单元格”或点击“”， 将出现追踪从属标记，如下图： 点击取消追踪从属单元箭头按钮“”，则上图中的从属标记将取消； 您知道了如何追踪引用从属单元格，那么如何追踪错误单元格呢？例如现在B1=100，B2为空白单元格，我们在B3单元格中录入公式“=B1/B2”，您一定知道除数是不能为0的，所以在单元格中将得出一个出错的信息，如下图： 现在，您再在A1单元格中录入公式“=B1+B3”，敲回车，系统仍显示出错信息，如下图： 或许有许多时候当出错的单元格较多时，您便不知道该单格的出错是由哪一个单元格所引起的，此时请点击“”按钮，系统便会用红色箭头指出出错的单元格，如下图： 选择“取消所有追踪箭头”或点击“”按钮，则将取消所有的引用、从属、错误追踪箭头。 点击“”，系统弹出“附注”窗口，如下图： 相关的录入单元格附注操作请参阅第六章 第一节 第6点中的相关内容。 第二节 勾稽关系的审核 在上一节中您了解了对单个单元格的审核，但为了保证表格中数据的的正确性，这还不够，您还必须对整张报表中的逻辑关系进行审核，这种逻辑关系我们称之为勾稽公式。 操作提示： 1、打开工作簿； 2、选择“工具”菜单下的“勾稽公式”命令； 3、在弹出的“审核公式”窗口中设置勾稽公式； 4、点击“审核”按钮，即可进行审核。 勾稽公式主要应用于财务报表中存在一定勾稽关系的数据间的审核，它将有助于减少会计工作量，保证报表数据的准确性。 什么是勾稽公式？ 定义：勾稽公式是指表格中任意数据间的逻辑关系，系统中它可以是代数关系也可是相应的函数关系。