档案管理及保密制度案管理及保密制度.doc

档案管理制度 河源市经通测绘有限公司 河源市衢通公路规划设计有限公司 二00八年一月一日 目 录 第一章 总则 第二章 档案管理机构 第三章 档案管理人员 第四章 库房和设备 第五章 档案管理 第六章 安全保密 第七章 档案统计 第八章 档案的利用 第九章 档案人销毁 第十章 附则 总则 为规范测绘、设计成果及资料档案的管理，确保测绘、设计成果、资料档案的安全，促进测绘、设计成果的广泛应用和档案信息化建设，为加强我公司档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》和国家测绘局、广东省国土资源厅、河源市国土资源局、交通局、地方公路总站的要求，特制订本条例。 适用范围：测绘及设计成果资料及公司其它档案的管理。 本制度所指的档案是： 1、我公司从各项工作中直接形成的、反映我公司活动历史的、对我公司和社会有保存价值的各种文件、图表、声像等不同形式的历史记录。 2、各类规章制度、办法、人事资料、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结、业务合同。 3、各类测绘、设计工程图纸及其电子文件。 4、添置工作软件、设备、财产的产权资料及各项说明。 档案工作是办好企业的重要基础工作，要把档案工作纳入公司整体发展规划，加强档案工作的领导和管理。 档案管理机构 我公司档案室由一名副总经理分管，由办公室领导，配备一名专职档案人员。 档案室是我公司档案工作职能管理部门，集中统一管理全公司档案工作。 档案室的基本任务 贯彻执行国家、省、市关于档案工作法规、政策来规划全公司档案工作。 制定本公司关于档案工作的规章制度，并负责指导、监督和检查执行情况。 负责接受、分类、编目、鉴定、统计、保管全公司各类档案和有关资料。 负责协作各归档部门档案工作。 开展档案利用工作。 编辑档案参考资料。 开展档案学术研究和交流活动。 负责全公司的综合统计工作。 办理公司领导交办的有关档案、文史、统计等方面的业务工作。 我公司各设计工作室分别配备一名兼职档案人员具体负责各部 门档案工作，各归档部门的档案工作在公司档案室的指导下进行。 第三章 档案管理人员 我公司档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。 档案工作人员岗位职责 岗位要求：高中以上文化程度，经过上岗资格培训，具备档案专业知识。 加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。 积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质量。 在办公室的领导下，负责对各项测量、设计成果资料的收集、保管工作，按照上级有关主管部门的规定及要求，制定完善的各项档案规章制度，使档案管理工作能达到测量、设计资质等级的要求。 加强档案的管理，做好档案分类、档案著录、档案鉴定、档案统计、库房管理等工作。 对档案管理工作中存在的问题，应及时向上级领导汇报并提出解决问题的方案或改进措施。 负责打字、复印等文秘工作；负责办公用品、办公消耗材料的采购、入库验收。 分管档案工作的主管领导职责 组织本公司人员学习档案法规，执行档案工作规章制度，把档案工作纳入本公司的议事日程，每年度研究一次档案工作。 加强与上级档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档的质量； 做好档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。 第四章 库房和设备 我公司档案工作所需经费，列入公司预算，在行政办公费用中统筹解决。 配备档案专用库房20㎡以上，有足够的档案保管专用柜，加设铁门、铁锁等完善的工作条件。 档案库房管理制度 按公司规定将档案分类排放、排列整齐。 保持库房清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、放火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作，发现问题，及时处理。 库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险产品，经常检查库房消防器材。 非经允许，外人不得随便进入库房。 管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时复制。 熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时复制。 有库房温度记录，掌握湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。 未经批准，任何人不准将档案带出库房，