物品管理作業跨職能整合範例-內部控制專案小組.docVIP

（機關名稱）作業程序說明表 項目編號 ZZ03 項目名稱 物品管理作業 承辦單位 採購單位(XX科)、會計單位(XX科)、物品管理單位(XX科)、物品使用單位(XX科) 作業程序說明 採購單位 一、依機關內部分層授權範圍辦理如下： （ㄧ）按採購計畫，並配合預算，於簽准後辦理採購事宜。 （二）物品之採購，應依政府採購法及其相關規定辦理，並優先適用集中採購之共同供應契約。 二、採購人員應憑物品管理單位或使用單位申請核准之物品請購單或簽文辦理，不得無故稽延，並須注意應與請購所列之種類、規格、數量等條件相符。 三、採購單位辦理驗收時，驗收人與採購承辦人不得為同一人。驗收完畢，應檢送相關驗收證明文件（如消耗用品驗收單等）或非消耗品增加單送物品管理單位為物品增加之登記，並應將支出憑證、驗收證明文件或其他足資證明之相關文件與非消耗品增加單，送會計單位審核後據以辦理經費報支事宜。 會計單位 審核採購計畫應與預算所定用途相符且能容納，並經權責單位核簽（章），以及結報所附憑證無誤後，開立付款憑單，送出納辦理公款核付。 物品管理單位 一、採購作業 彙案辦理各單位業務所需採購之物品，應依計畫及實際需求提出，不得有超額採購及消化預算之情形，並應填具物品請購單，經機關首長或其授權人員核准後，送採購單位辦理採購。 二、收發作業 （一）購進之物品於驗收完竣後，辦理收發之程序如下： 1.消耗用品：依相關驗收證明文件（如消耗用品驗收單等）為物品增加之登記，其核發則根據領用標準辦理，由領用人填報領物單領用，並登錄消耗用品收發分類帳為物品減少之登記。 2.非消耗品：依非消耗品增加單及有關文件為物品增加之登記，並由管理或使用單位於非消耗品增加單簽收後登錄管理。異動時，則依使用人填具之非消耗品移動單，變更列管資料。 （二）如係由其他機關撥交、接管或接受捐贈、廢品加工製成等方式取得物品，應於取得程序完成後，依相關驗收證明文件（如消耗用品驗收單等）或非消耗品增加單及有關文件為物品增加之登記。 三、保管作業 （一）保管之物品應按消耗用品與非消耗品分別分類存儲，按其形態、體積、數量放置整齊，並設分類編號與黏貼標籤，以及依下列方式處理： 1.消耗用品編號標籤，黏貼於分格儲藏櫃、架之橫額上，物品本身不必加蓋編號標誌。 2.非消耗品編號標籤，黏附於物品本身。 （二）保管人對於保管之物品應妥慎管理，物品管理單位主管應定期或不定期監督物品保管情形。 （三）對各單位所保管或使用物品，應適時檢查收發及存管情形。非消耗品每年至少實施盤點一次，盤點完竣後，如有盤盈或盤虧情事，應分別查明原因，並按照規定為物品增減之登記及將盤存情形連同盤點紀錄報請機關首長核閱。 （四）機關首長應指定政風、主（會）計、檢核或稽核單位派員監盤。 （五）經管之物品，如有遺失、毀損、盤虧或其他意外事故而致損失者，應依照審計法第58條及審計法施行細則第41條規定檢同有關證件，報審計機關審核後，辦理物品減損之登記。 （六）損壞之物品未經核准報廢前，應妥予保管。 （七）物品遇有竊盜事件發生，應立即報警，並保持現場原狀，留備偵查，並將損失物品名稱、數量開列清單，備文報案。 四、登記及報核作業 （一）物品登記應設置消耗用品收發分類帳及非消耗品清冊辦理登錄管理，消耗用品之登記，收進時應憑驗收單或相關驗收證明文件，發出時應憑領物單，分別登帳，且各種單證均應編號及整理裝訂成冊，以供查核。 （二）編製之消耗用品收發帳目結存數量應與庫存數量相符，並於每月月終編製下列表件： 1.消耗用品收發月報表，於次月10日以前報請機關首長核閱。 2.將各單位每月領用消耗用品之品名、數量統計列表，於次月10日前送請各單位主管核閱。 （三）設置消耗用品收發分類帳、非消耗品清冊等物品帳簿及表單，採用電腦作業處理者，其電腦貯存體中之紀錄，視為帳簿及表單。 五、報廢作業 （一）非消耗品之使用期限，應比照財物標準分類中相類似財產之使用年限，或予以酌減。 （二）物品報廢應注意下列事項： 1.消耗用品：一經領用，即作消耗登帳，不必再行報廢，惟若因庫存過久，致有變質或失其原有效能等情形，已不能使用者，得予報廢。 2.非消耗品：如逾使用期限，失其原有效能，不能整修再用，或未滿使用期限，因特殊情形而致損壞不能修復利用，得予報廢。 （三）物品報廢手續 1.物品報廢之核定，以報廢物品每件原價，並依照各機關財物報廢分級核定金額表規定，報經主管機關核定或轉送審計機關審核同意後辦理，其屬經管機關權限者，由機關首長核定後辦理。 2.機關經管物品報廢經核定後，無論變賣、利用、轉撥、交換或銷毀，均應辦理物品減少之登記。 （四）物品之報廢，依核准之物品報廢單辦理；又廢品應按其品質分類妥為儲存，倘可再供利用，應分別選出，另行儲存，不得隨意棄置。廢品每年至少清理一次，經整理後，應詳填